교육훈련(Learning & Development)

교육 운영 : 비용의 처리

이전 화에서 교육 비용에 대한 개념을 소개해 드렸습니다. 그렇다면 실무를 수행할 때 구체적으로 어떠한 순서로 진행되어야 하는 지를 간략하게 말씀 드리도록 하겠습니다.

먼저, 비용의 처리는 결제한 수단에 따라 달라지는데 크게 (세금)계산서, 법인카드 사용분, 현금 사용분 3가지로 볼 수 있는데 대부분의 경우에는 전자(세금)계산서 발행을 요청하여 비용을 처리하는 것이 일반적입니다. 그 이유는 사업 거래내역, 세금 신고, 부가 가치세 환급 등의 명확한 근거가 될 수 있는 자료이기 때문이기에 재화나 용역을 공급하는 자와 그것을 공급받는 자(우리 회사) 양쪽 모두에게 유용한 방법입니다. 따라서, 비용을 처리하시게 된다면 대부분 전자(세금)계산서를 통하여 거래를 하게 되신 다는 점을 기억해주시면 좋을 것 같습니다.

비용의 처리는 크게 5단계로 볼 수 있는데 보통 정산 요청 → 청구 내용 확인 → 계산서 발행 요청 → 계산서 수령 → 비용 처리 순으로 진행됩니다. 즉, 공급자(ex. 강사가 소속된 업체, 교육 운영 다과를 제공한 케이터링 업체, 교재 제작을 요청한 제본소 등)에게 발생한 비용에 대한 정산 내역을 요청하여 확인한 후 문제가 없다면 계산서 발행을 요청한 뒤 비용을 처리하는 것인데 아래 상황 예시와 함께 단계별로 자세히 설명 드리도록 하겠습니다.

먼저, 신입사원의 비즈니스 매너 교육 진행을 위해 A업체와 시간당 30만원(부가세 별도) 기준 4시간을 강의하는 것으로 계약을 했습니다. 해당 교육은 별다른 문제없이 성공적으로 마무리가 되었기에 공급가액 120만원과 부가세 12만원(공급가액의 10%)을 포함하여 총 132만원의 비용을 처리하면 됩니다. 이 경우 교육 담당자가 해야할 일은 A업체에게 최종 정산 내역을 요청하는 것입니다. 간혹, 사전에 이미 견적서를 주고 받았기에 번거롭게 정산 내역을 왜 요청하는지 물어볼 수 있으나 처음에는 꼼꼼하게 정석대로 하는 것을 추천 드립니다.

정산을 요청 후 비용 청구에 대한 내용을 받았다면 반드시 사전에 받았던 견적서 내용과 일치하는 지 확인이 필요합니다. 합계 금액은 맞지만 견적서에 없는 내용이 들어가 있는 정산 내역에 들어가 있는지 청구 비용이 견적서보다 초과된 금액인 지를 반드시 확인해야 합니다. 그 이후 문제가 없다면 자신의 회사 사업자등록증과 함께 전자세금계산서 발행을 A업체에게 요청하는 동시에 A업체의 사업자등록증과 통장사본 또한 같이 요청합니다. (만약, 부가가치세가 발생하지 않는 건이라면 전자계산서를 요청하시면 됩니다.) A업체의 사업자등록증과 통장사본을 요청하는 이유는 거래처 등록을 위해서 입니다. 대부분 모든 회사에서는 ERP를 사용하는데 SAP를 사용하는 기업도 더존을 사용하는 기업도 거래처가 등록되어야 자금이 나갈 수 있기 때문입니다.

거래처 등록도 완료되고 계산서 발행도 완료가 되었다면 A업체와 사전 협의한 입금 일자까지 대금이 지급될 수 있게 소속된 회사에서 경비 처리를 하시면 모든 단계가 마무리됩니다. 경비 처리 방법은 각 사의 ERP에 따라서도 절차에 따라서도 다르기 때문에 신규 입사 시 안내받은 절차대로 진행하시면 되겠습니다.