일잘러들의 공통적인 업무습관
당신의 가치를 빛나게 메이킹하라
시간관리의 첫걸음, 일을 구분하라
한 번에 여러 종류의 일이 주어질 경우, 일잘러는 본능적으로 우선순위를 파악하고, 말끔하게 처리한다. 이들은 긴급한 일은 신속히 처리해서 잊고 중요한 일에 집중한다. 반면 늘 일에 쫓기고 시간이 부족한 사람이 있다. 우선순위 없이 일하는 업무 습관 때문이다. 혹시 당신이 평소 급하지 않은 일을 하느라 급한 업무를 놓쳐서 바쁘게 처리하는 타입이라면 바쁜 것이 아니라 우선순위를 모르는 것일 수도 있다. 시간을 통제하며 일하기 위해서는 중요한 일과 급한 일을 구분하고, 이를 바탕으로 우선순위를 정해야 한다. 급하고 중요한 일은 빨리 해버리고, 덜 중요한 일은 미루는 등 효과적인 시간 관리가 필요하다.
1. 중요도와 긴급도 구분하기
모든 업무는 중요도와 긴급도가 다르다. 이를 구분하는 것은 시간 관리와 직결된다.
• 중요한 일: 회사의 주요 목표 달성에 직접적인 영향을 미치며, 장기적인 성과에 기여하는 작업이다. 예를 들면 중요한 프로젝트 계획 수립이나 고객 관리 등이 있다.
• 긴급한 일: 빠른 시간 내에 완료되지 않으면 문제를 초래할 수 있는 작업이다. 예를 들면 오전 중으로 처리해야 할 고객의 요청이나 당장 제출해야 하는 문서 등이 있다.
2. 우선순위 설정하기
업무의 중요도와 긴급도를 파악했다면 이제 우선순위를 정해야 한다. 업무를 분류할 때는 다음 4가지 순으로 분류해서, 가장 긴급하고 중요한 1순위부터 처리한다.
• 1순위. 긴급하고 중요한 일
최우선으로 먼저 처리해야 한다. 이 영역의 일들은 대부분 주요 이해관계자와 관련된 사항일 가능성이 높다. 하루의 에너지와 시간을 집중해서 기한 내에 처리한다. 예를 들면 급한 세무 처리, 중요한 계약서 검토, 상사가 지시한 일 등이 있다.
• 2순위. 긴급하지만 중요도는 떨어지는 일
최대한 빠르게 처리하고, 중요한 업무에 집중한다. 일상적인 행정 업무나 소소한 문제 해결 등 중요도는 낮지만, 업무의 흐름상 신속히 처리하거나 남에게 위임하는 것이 좋다. 예를 들면 일상적인 메일 응답, 간단한 보고서 작성, 교통편 예약, 사무용품 주문 등이 있다.
• 3순위. 중요하지만 급하지 않은 일
당장 성과가 보이진 않지만, 미래에 큰 성과로 이어지는 중요한 일들이다. 시간의 압박은 없지만 계획을 세워서 매일매일 꾸준히 시간을 할애한다. 예를 들면 외국어 공부, 업무 자동화 작업. 프레젠테이션 준비 등이 있다.
• 4순위. 중요하지도 급하지도 않은 일
후순위로 미루거나 하지 않는다. 많은 직장인들이 이 영역에 시간을 허비한다. 그러나 업무 시간에는 가급적이면 이처럼 개인적인 활동은 자제해야 한다. 예를 들면 지인과의 식사, 개인적인 이메일 확인이나 SNS 활동 및 채팅 등이 있다.
