같은 일을 해도 외모가 멋지고 아름다운 사람이 눈에 더 띄는 법이다. 그리고 그것은 보고에 있어서도 마찬가지다. 보고는 내용이 더 중요한 게 아니냐며 형식을 대수롭지 않게 여기는 사람들이 있다. 하지만 이것은 사람을 외모로 평가하지 말고 마음을 봐야 한다는 말과 정확히 같다고생각한다.
사람은 여러 번 보면서 외모가 아닌 그 사람의 진실된 모습을 확인할 수 있는 기회가 있다. 그러나보고는 그렇지 않다. 한 번의 기회로 원하는 바를 달성할 수 있어야 한다. 그리고 그렇게중요한 보고의 순간에 좋은 첫인상을 만드는 것이바로 '형식'이다.
그래서 형식이 제대로 갖춰지지 않은 보고서는 마치 첫인상이 안 좋은 사람과 같다. 첫인상이 안 좋은 상황을 극복하기 위해서는 꽤나 힘겨운 노력이 필요한데, 굳이 보고에서 그런 어려운 싸움을 할 필요가 있겠는가.그렇기에 결국 좋은 보고는 잘 갖춰진 '형식'에서부터 시작된다.
보고서의 형식은 내용의 전달력과 가독성을 높이고 핵심을 강조하는 데 중요한 역할을 한다.
1. 형식을 잘 지킨 보고서는 읽기 편하다.
적절한 소제목이나 단락 구분 등은 보고의 논리적 흐름을 잡아줄 수 있기 때문에,보고를 받는 사람이 읽기에도편하고 정보의 체계적인 전달도 가능해진다. 또한쉽게 내용을이해하는 데에도 도움을 준다.
핵심 내용을 시각적으로 강조하거나 요약하는 데에도 형식이 중요한 역할을 한다.문서의 여백 활용이나 글꼴, 글머리 기호, 박스, 표, 그래프 등과 같은 문서 디자인들을 활용하면 가독성은 더 좋아질 수 있다.
2. 형식을 잘 지킨 보고서는 명확한 내용 전달이 가능하다.
본인이 속한 기업이나 조직에서 주로 쓰는 표준화된 문서 양식이 있을 것이다. 그리고 그 양식은 속한 조직의 의사결정 체계를 간접적으로 대변하는 지표다.
그래서 이 양식으로 보고서를 작성하면, 속한 조직의 특성에 맞도록보고의 일관성이유지되면서도 명확한 내용 전달이 가능해져 보고에 큰 도움이 된다.
3. 형식을 잘 지킨 보고서는 보고의 신뢰도를 높일 수 있다.
형식에 맞춰 작성된 보고서는 보고의 신뢰도와공신력을 높인다. 때로 일부 조직에서는 특정 형식을 요구하므로 이를 지키는 것이 중요한 경우도 있다.
그렇다면, 보고의 형식을 잘 지키려면, 어떻게 해야 할까? 내가 제안하는 3가지 팁은 이것이다.
첫째, 우선적으로 본인이 속한 조직에서 주로 사용하는보고서 양식의기본구조에 익숙해져라. 둘째, 선배들의 잘된 보고서를 벤치마킹하라. 셋째, 보고서의 기본 틀을 유지하면서 나만의 스타일로 변화시켜라.
모든 것이 어느 정도 익숙해진 다음에는 보고서 양식에도 약간의 변화를 주고, 나만의 스타일을 찾아본다. 물론 그전까지는 기본에 충실한 연습이 필요하다.
보고서 형식을 잘 지키는 것은 정보를 명확하고 효과적으로 전달하며, 의사결정을 지원하는 데 매우 중요한 원칙이다. 그리고 형식에 주의를 기울이다 보면, 내용을 포함한 보고서 품질도 덩달아 높아진다.
한편 보고서의 형식 외에 추가로 중요하게 고려해야 할 것은 '보고를 하는 방법'에 대한 것이다. 보고는 흔히 보고서작성이 80%, 보고 방법은 20% 정도라고 생각하기 쉽지만, 그렇게 생각하면 큰 오산이다. 오히려 그 반대다. 보고서 작성은 20%, 내용을 잘 전달하기 위한 효과적인보고방법의비중이 80%다.
심지어 보고의 방법이 완벽하게 준비되었다면, 준비된 보고서가 없어도 구두로 보고를 끝낼 수 있다. 그래서 보고서의 내용과 형식은 기본적으로 신경 써야 하겠지만, 그것에만 집중하여 '어떻게' 보고할 것인지를 신경 쓰지 못하는 것을 가장 경계해야 한다.
어떤 방식으로 보고를할 것인지를 결정하는 것은 보고서의 형식 이상으로 중요하다. 그러므로보고서의형식뿐만 아니라 보고의 방법까지 함께 생각하는 것이 바로 진정한 보고의 '형식'을 지키는 길이다.
