보고는 크게 '설득'이 목적인 보고와 사실 관계에 대한 '설명'이 목적인 보고, 2가지 유형으로 구분할 수 있다.
먼저 설득형 보고는 주어진 업무에 대해 자신의 생각을 논리적으로 전달하는유형의 보고다. 이 보고는 문제를 해결하고 행동을 변화시키는 데에 목적이있으며, 보통은 핵심주장과 세부 근거 제시로 이루어진다.
반면 설명형 보고는 어떤 사안을보고받는 자가쉽게 이해할 수 있도록 객관적으로전달하는 유형의 보고다. 정보의 전달이 주된 목적이며설명하려는내용을 가장 잘 전달할 수 있는 방식으로 구성된다.
하지만 설득형 보고와 설명형 보고 모두 공히 동일한 사실이 하나 있다. 그것은서로 목적은 다르더라도 결국 보고를 받는 대상이 제대로 이해할 수 있도록 쉽고 명확하게 내용을 전달해야 된다는 사실이다.
내 생각은표현하지 않으면 아무도 모른다. 심지어자신의 생각을 상대방에게 잘 전달하려 해도,말과 글 같은 언어적 표현으로는 전체 메시지 중 겨우 7%만전달된다고 알려져있다(메라이언의 법칙).
그렇기 때문에 직장에서의 중요한 커뮤니케이션 방식 중 하나인 '보고'를 성공적으로 이끌기 위해서는 최대한 상대방이 이해하기 쉽게 표현하여 내 생각이충분히 전달될 수 있도록 노력해야 한다.
보고는 내 생각과 상사의 의견을 서로 확인하는 수단이자, 회사의크고 작은의사결정이 이루어지는 중요한 절차다. 그리고 이러한 보고의 과정을 성공적으로 이끄는 회사의 고수들은 모두 하나같이,보고를 받는 사람의 눈높이에 맞춰 '이해하기 쉽게'설명하는 능력이있었다.
상대방이 이해하기 쉽도록 보고하기 위해서는 다음의 몇 가지 원칙을 지키는 것이좋다.
1. 보고서는 체계적이고 논리적으로 구조화하고, 일관성 있게 전개되도록 구성하기
보고서는 여러 번 읽히기 위한 목적으로 쓰이는 것이 아니다. 상사에게 본인이 쓴 보고서를 건네주며 "읽어보세요."라고 하는 것도 당연히 보고는 아니다.
보고자는 작성된 보고서를 기반으로 이런저런 설명을 보태고, 상사는 이를 바탕으로 이해하고 생각하며 질문하는 순서를 거치게 된다. 그렇기 때문에 보고서만큼은 단번에 이해할 수 있도록 체계적이고 논리적으로 구조화되어 있어야 한다. 한 번에이해할 수 없게 쓰인 문서라면 보고서로서의 가치가 없다.
뿐만 아니라, 앞부분에서는 이랬다가 중간이나 끝 부분에 가서는 저랬다고 보고하면, 보고를 받는 사람이 크게 혼란스러울 것이다.그래서 보고하고자 하는 내용이 일관성 있게 전개되고 구성되어야 하는 것은 보고의 기본이다.
따라서 보고서는 최대한 읽기 편하고 간결하면서도 논리 정연하게 구성되어야 한다. 보고서 잘 쓰는 법에 대해 더 알고 싶다면, <로지컬 싱킹>, <로지컬 라이팅> 읽기를 추천한다.
예를 들어, 어떤 업무에 대한 진행경과를 보고하고 그중 일부 업무에 대해서는 중요한 의사결정을 해야 하는 부분이 있다고 가정해 보자.
진행경과라고 하여 무조건 시간 순서대로 나열하게 되면 소요되는 시간만 길고 듣는 사람은 쉽게 지치게 된다. 만약 시간 순이 아니라, 보고받는 사람이 의사결정할 부분을 위주로재구성했다면 상사가 지루한 설명을 듣지 않고도 빠르게 포인트만 확인할 수 있어 효율적으로 보고를 끝마칠 수 있었을 것이다.
보고받는 사람이 핵심적으로 알아야 할 부분이나, 의사결정해야 할 부분을 강조하고 돋보이게 하는 것은 '이해하기 쉽게' 보고하기 위한중요한 팁이다.실행방법이야 다양하다. 보고서의 해당 부분에 별도로 색상 표시를 한다던가, 억양을 다르게 한다던가, 보고의 서두와 말미에 강조할 부분을 반복하여 언급한다던가 하는 식이다.
또한 내용상 가능하다면, 전체 내용을 한눈에 볼 수 있는 도식화된 그림이 있다면 좋다.보고받는 사람 입장에서는 그림 하나로 전체 내용을 확인하게 되면, 텍스트로 길게 설명받는 것보다 더 쉽고 빠르게 이해할 수 있기 때문이다.
복잡하거나 난해한 개념을 전달하고자 할 때에는 구체적인 사례나 예시, 비유 등을 통해 이해도를 높이는 것도 필요하다. 그동안 접하지 않은 낯선 개념이거나 설명하기 복잡한 것들인 경우, 유사한경쟁업체 사례나 해외 사례 소개, 또는 비슷한 것과의 비교나 비유 등의 방식을 활용하여 좀 더 이해하기 쉽게 표현해 볼 수 있다.
3. 업계의 전문용어를 적절히 사용하기
전문 용어를 사용하지 말라는 조언을 하는 사람도 있지만, 내 생각이 다르다. 관련 업계에서 주로 쓰는 전문 용어를 적절하게 사용하면 오히려 의사소통의 정확성이 높아질 수 있다. 물론 상대방이 알지 못하는 전문 용어는 신중하게 사용해야 한다. 또한 과도한 사용도 지양해야 한다.
그러나 보고를 받는 사람이 충분히 알고 있는 업계 전문 용어라면, 해당 내용에 대해 가타부타 설명할 필요가 없어진다. 그렇게 되면, 말과 글의 경제적 사용이 가능해지고 오히려 보고를 받는 사람의 이해도도 더 높아질 수 있다. 또한 그 업계의 경험과 전문성을 차별적으로 드러낼 수 있어 보고의 신뢰도가 높아지는 장점도 있다.
살다 보면 내 맘 같지 않은 순간이 생긴다. 모든 사람이 나의 생각을 100% 파악하고 납득한다면 참 좋으련만 현실은 그렇지가 못하다.
그래서 나의 생각과 의도를 상대방이 이해하기 쉽게 전달한다는 것은 결국은 본인이 원하는 것을 가장 잘 얻어낼 수 있는 방법이기도 하다.
직장생활에서, 그리고 특히 '보고'에서는 왜 이해하기 쉽게 전달해야 하는지 그 이유가 더욱 도드라진다. 상사에게 '이해하기 쉽게' 보고함으로써 나와 상사의 생각의 틈이 조금이라도 줄어든다면, 의사결정에 걸리는 시간이 크게 단축되고, 업무도 좀 더 효율적으로 진행할 수 있게되기 때문이다.
반대로 생각하면 그 의미는 더욱 명확해진다. 모호하거나 이해하기 어려운 보고 때문에, 불필요한 오해나 혼란이 벌어지게 되면, 나와 직장상사와의 신뢰 관계는 약해질 수밖에 없다. 또한 추가 질문이나 재설명이 필요해 시간이 낭비되고, 보고 내용을 토대로 의사결정을 해야 하는 상사도 판단에 어려움이 생긴다.
또한 이해하기 쉬운 보고를 위해서는 무엇보다 자기 자신이 보고할 내용에 대해 먼저 완벽하게 이해하고 있어야 한다. 자기 자신과 상사 모두가 납득할 수 있는 '이해하기 쉬운' 보고라면 당연히 보고의 승률은 높을 수밖에 없을 것이다.
