연애 잘하는 사람이 직장생활도 잘한다는 우스갯소리가 괜히 나오는 것이 아니다. 상대방에 대한 배려와 존중에 기반을둔 의사소통 능력은 비단 연애뿐만 아니라 직장생활에서 중요한 역량이기 때문이다.
의사소통을 잘하는 사람의 대다수는잘 말하기보다 잘 들을 줄 안다는 특징이 있다. 그리고 이것은 보고에서도 동일하게 적용된다.보고할 때는 내가 전달하려는 내용에만 몰두해서는 안된다는 것이다.
듣는 사람의 입장을 먼저 생각해 보고, 내가 말하는 내용이 상대방에게 제대로 전달되고 있는지 세심하게 관찰하고 확인해야 한다.이것은 보고에서의 가장 기본적인 태도라 할 수 있다.
보고에서 '잘 듣는다'는 것은단순히 귀로 소리를 듣는 것만의미하지는 않는다. 내용 전달이 제대로 되지 않았다고 느껴진다면, 다시 한번 좀 더 쉽게설명해야 하고, 중간중간 상대방의 반응을 보며 보고의 방향성을재점검해야 할 필요도 있다.
그래서 보고에서 잘 듣는다는 것의 의미는 바로 이러한 것 모두를 포함한 '관찰하기'에 가깝다.
보고에서의 '관찰하기'는 보고 시점을 기준으로 과거, 현재, 미래로 구분해 볼 필요가 있다.
1. (과거) 보고를 받는 사람의 과거 패턴을 관찰하기
보고의 대상을 식별하여 보고받을 사람의 행동 패턴을 파악하고 연구하는 단계다. 각 보고 대상의 스타일에 맞는 맞춤형 보고가 될 수 있도록, 상사의 배경지식이나 업무경험, 주로 관심을 가지는 부분, 주요 일정 등을 종합적으로 고려하여 보고의 내용과 수준, 분량 등을 결정해야 한다.
보고할 대상이 이미 경험해 보았던 상사라면 과거에 해당 상사로부터 받았던 피드백이나 코멘트들을 곱씹어 생각해 본다. 그리고 그것들에 기반하여, 어떤 유형의 보고 스타일을 선호하는지, 보고서의 포맷이나 형식은 어떤 것을 좋아하는지, 평소 중요하게 여기는 사안은 무엇인지를 고려하여 보고를 준비해야 한다.
또한 처음 대하는 상사라면, 그 상사가 주재하는 회의에 참석하여 다른 사람들이 하는 보고를 자세히 관찰해 보고 그 상사가 집중적으로 질문하는 부분을 잘 기억했다가 보고에 반영하는 것이 좋다. 또는 그 상사에게 보고를 해본 사람들을 찾아가서 상사의 스타일을 문의하고,팁을 구하는 방법도 있을 것이다.
2. (현재) 보고를 받는 사람의 현재 반응을 관찰하기
보고가 진행되는 현재 시점에서의 '관찰하기'도 중요하다. 과거의 패턴을 파악하여 상사의 스타일에 맞춰 철저하게 보고를 준비했다 해도 현재 상황에 맞게 다소 변동을 줄 필요가 있는 것이다.
다시 말해, 이 관찰하기의 단계는 보고하는 도중에 벌어지는 상대방의 여러 가지 반응을 빠르게 관찰하여 유연하게 보고의 과정을 이끌어가는 단계다. 상황 변화에 따른 빠른 태세 전환이 필요하기 때문에 순발력이 필요한 부분이라 할 수 있다.
예를 들어, 중요한 일정이 뒤에 있어 충분히 보고를 들을 여유가 없는 경우라던가, 상황이 급변하여 빠른 의사결정이 필요한 업무로 바뀌었다거나 하는 식이다. 때문에 해당 시점의 상사의 반응을 충분히 고려하여, 보고 스타일을 상황에 맞게 유연하게 조정할 수 있다면 좀 더 효과적인 보고가 가능할 것이다.
3. (미래) 보고 이후의 후속 조치에 대해 관찰하기
마지막 단계는 보고를 마친 후의 대응이다. 보고가 잘 끝났다고 하여 후련한 마음에 마음을 놓고 안심해서는 안된다. 보고를 하고 나면 어떠한 결정이 이루어지고, 그 결정에 따라 실행해야 하는 단계가 남기 때문이다.
그래서 잊어버리기 전에 보고 중에 있었던 상사의 피드백이나 지시사항을 빠짐없이 기록해 두고 후속조치를 준비해야 한다. 또한 중요도나 긴급성 측면에서의 업무 우선순위도 같이 체크해 두어야 한다.
뿐만 아니라, 보고 이후에도 보고했던 내용들이 어떻게 후속 조치가 이루어지고 있는지 상사에게 지속적으로 알리고, 피드백을 반영한 최종 결과물에 대해서는 상사를 포함한 주요 이해관계자들과 내용을 공유하며 다음 업무를 준비해야 한다.
상사에 대한 관찰과 이해는 좋은 보고를 위한 가장 기본적이면서 중요한 태도다. 상사 개개인은 각자 서로 다른 성향을 가지고 있고 의사소통 스타일이나 중요하게 여기는 부분, 배경지식이 모두 다르다. 때문에 이러한 것들을 파악하지 못한다면 상사가 원하는 내용을 제대로 전달하기 어려울 것이다.
상사를 꼼꼼하게 관찰하고 분석하여 그들의 특성을 이해한다면, 그에 맞는 보고 전략을 세울 수 있고, 결과적으로 좋은 보고를 만들어낼 수 있다. 그래서 좋은 보고가 되기위해서는 보고할대상에 대한 '관찰하기'가 반드시 필요하다고 생각한다.
