좋은 보고는 철저한 '준비'로 만들어진다.

좋은 보고 습관 (10)

무엇이든 마찬가지지만, 훌륭한 결과물을 위해서는 철저한 준비가 뒷받침되어야 한다. '보고' 역시 그렇다. 성공적인 보고를 위해서는 철저한 준비가 반드시 필요하다.

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앞서 <좋은 보고 습관> (1)~(9)에서 언급했던 내용들을 중심으로, 보고 시 미리 준비할 것들을 정리해 보면 크게 다음 5가지로 이야기할 수 있다.

1. 보고 목적 점검

보고하기 전, 하려고 하는 보고의 목적이 무엇인지 생각해 보고 그 목적을 명확히 해야 한다. 즉, 보고를 통해 내가 얻고자 하는 것이 무엇인지에 대한 것이다. 

보고의 목적에는 여러 가지가 있을 수 있지만, 주요 목적은 크게 3가지 정도로 구분할 수 있다.

첫째, 정보의 전달이다. 특정 사안이나 문제 상황에 대한 객관적인 정보를 체계적이고 간결하게 전달하는 것이다. 둘째, 개선방안 제시다. 현재 상황의 문제점과 원인을 파악하여 개선방안과 대책을 제시하려는 목적이다. 셋째, 의사결정 지원이다. 주어진 정보나 분석 결과 등을 바탕으로 여러 대안을 마련하고, 각 대안에 대한 장단점과 기대효과를 제시하여 의사결정자로 하여금 여러 대안들 중 하나를 선택할 수 있도록 돕는 것이다.

실무로 들어가면, 정확히 무엇을 설명하려고 하는 것인지, 어떤 부분을 좀 더 설득해야 하는지 등과 같은 구체적인 보고의 목적과 전후 맥락이 있을 것이다. 그리고 그것에 대해 본인 스스로가 납득할 수 있어야 원활한 보고가 이루어질 수 있다.

또한 상사의 의사결정을 돕고 내가 원하는 바를 성취하기 위해서는 보고할 전체 내용 중 어떤 부분을 핵심 포인트로 잡아 강조해야 할지 머릿속에 미리 정리해두어야 한다.

보고를 하려고 하는 목적과 전후 맥락에 대한 철저한 이해와 준비는 보고 준비의 첫걸음이라 할 수 있다.

2. 보고 대상 파악

보고 대상을 미리 파악하는 것은 보고 전 반드시 해야 할 중요한 준비 절차 중 하나다. 내가 보고할 내용의 최종 보고 라인은 어디까지인지, 그래서 어떤 사람에게서 어떤 의사결정을 필요로 하는지에 대해 미리 알아두어 각각의 상황에 맞는 준비가 필요하다.

또한 보고의 대상이 누구인지 모두 식별되었다면, 그들의 관심사와 배경지식의 수준, 업무경험 등을 고려하여 보고 내용과 전달 방식을 조정해야 한다. 상사가 최근 관심을 두는 업무나 개인사가 있다면, 미리 파악해 두었다가 보고 시작 전 스몰토크의 소재로 삼고 부드럽게 대화의 물꼬를 트는 것도 좋다.

앞서 "[좋은 보고 습관 (8)] 좋은 보고를 위해서는 '관찰하기'가 필요하다."에서도 언급했듯이, 보고 전에 보고 받을 사람의 행동 패턴과 성향을 파악하여 맞춤형 보고가 될 수 있도록 준비해 보자. 

3. 보고 자료와 예상 질문 답변 준비

보고서는 미리 작성을 끝마쳤다 하더라도, 보고 시작 전까지 전체 내용을 꼼꼼하게 다듬고 검토해 보는 것이 좋다. 자세히 살피지 않으면, 치명적인 오타나 내용 흐름상 맞지 않는 것들이 들어갈 수도 있기 때문이다. 보고 도중, 그런 것들이 발견되면 보고의 신뢰도가 크게 떨어질 수밖에 없다. 마지막까지 꼼꼼하게 확인하자.

보고서의 구조에서도 전체적으로 다시 읽어보며 재점검해본다. 두괄식으로 작성되었는지, 이해하기 쉬운 형태로 구성되었는지, 보고서의 형식은 잘 갖춰졌는지 등에 대한 것이다. ("[좋은 보고 습관 (4)] 좋은 보고는 무조건 '두괄식'이어야 한다.", "[좋은 보고 습관 (5)] 좋은 보고는 '이해하기 쉬운' 것이어야 한다.", "[좋은 보고 습관 (6)] 좋은 보고는 잘 갖춰진 '형식'에서 비롯된다.")

예상되는 질문에 대해서는 사전에 최대한 답변을 준비하고 마음의 준비를 해준다. 또한 보고 직전에는 보고 자료를 미리 프린트해 놓고, 보고에 필요한 근거 데이터나 각종 세부자료 등도 함께 준비해 놓는 것이 좋다. 특히 수치 자료는 정확성과 최신성이 포인트다.

4. 보고 방식 준비

보고 방식은 보고하는 상황에 맞게 미리 준비해 보는 것이 필요하다. 보고의 목적이나 내용에 따라 명확하고 간결하게 보고해야 하는 것도 있을 것이고, 스토리텔링 형식으로 전후 맥락을 충분히 자세하게 설명해야 하는 경우도 있으므로 상황에 맞는 방식을 준비한다.

또한 보고 받을 상사가 평소 선호하는 보고 방식이 있을 수 있다. 때문에 이를 종합적으로 고려하여 보고 방식을 준비하는 것이 필요하다. 미리 보고할 시간이나 장소에 맞춰 리허설을 해본다면 더욱 좋을 것이다.

가능하다면, 상사의 일정을 확인하여 최적의 보고 타이밍을 정해 보는 것도 중요하다. 앞서 "[좋은 보고 습관 (3)] 좋은 보고는 '적절한 타이밍'이 필수다."에서 언급했듯이, 보고 타이밍은 보고의 내용과 형식만큼이나 중요한 요소이기 때문이다.

5. 보고 태도 준비

마지막 준비 단계는 마음의 준비를 하는 것이다. 보고 전에는 보고 내용을 숙지한 상태에서 자신감을 갖고 보고에 임할 준비를 하고, 상사의 반론이나 날 선 지적에도 당황하지 않을 수 있도록, 평정심을 유지할 수 있는 컨디션으로 관리해 둔다.

"[좋은 보고 습관 (1)] 좋은 보고는 '좋은 말투'에서부터 시작된다."에서도 언급했듯이, 보고에서의 말투는 자신감 있고 당당하면서도 상대방을 존중하는 말투여야 한다. 뿐만 아니라, 상사에게 강하게 대응하고 싶더라도 논쟁하는 것은 피해야 한다. ("[좋은 보고 습관 (7)] 좋은 보고를 위해서는 '논쟁'해서는 안 된다.")

상사의 피드백이나 요구사항을 대비해 어느 수준까지 수용 가능할지 미리 생각해 두는 것이 좋다. 자신만의 기준이 서있어야 상사의 과도한 요구에도 부드러운 대처가 가능하다. 또한 내가 원하는 방식으로 보고의 결과를 이끌어내기 위해서는 핑계나 변명이 통하지 않을 결정적 논리를 준비해 놓는 것도 필요하다.

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철저한 준비는 자신감의 원천이다. 성공적인 보고를 위해서는 충분한 준비 과정이 뒷받침되어야 한다.

학창 시절을 떠올려 보자. 평소에 아무리 열심히 공부한다 한들, 그동안의 힘겹게 노력했던 것들의 결과는 결국 시험성적이 말해준다. 직장생활도 마찬가지다. 평소에 아무리 업무를 잘해놓은들, 직장생활에서의 시험이라 할 수 있는 '보고'에서 나의 노력과 성과를 제대로 선보이지 못한다면 얼마나 억울한가.

그렇기에 보고를 성공으로 이끄는 가장 마지막 'KEY'는 바로 철저한 준비에 있다.

※ 그동안 읽어주셔서 감사드립니다.