[직장생활]업무 실수가 잦다면? 줄이는 법 :복식부기
회계원리를 이용하자!
숫자 오류 등 업무실수를 방지하는 직장생활 스킬
복식부기의 원리를 활용하자
숫자 오류, 왜 발생할까?
직장생활을 하다 보면 숫자를 다룰 일이 많습니다. 보고서를 작성하거나 회계 처리를 하거나, 단순한 비용 정리만 하더라도 숫자가 틀리는 경우가 종종 발생합니다. 바쁘게 입력하다 보면 생기는 입력의 오류나, 원치 않는 뇌의 착각 등 여러 요인으로 발생합니다. 문제는 이렇게 발생한 숫자 오류가 작은 실수처럼 보이지만, 실제로는 신뢰를 무너뜨릴 수도 있고, 심지어 회사의 재무적인 손실로 이어질 수도 있다는 점입니다. 그렇다면, 숫자 오류를 줄일 방법은 없을까요?
단식부기 vs 복식부기
이 문제를 해결하기 위해 우리는 회계의 기본 원리 중 하나인 복식부기(Double-entry bookkeeping)를 활용할 수 있습니다. 먼저, 단식부기와 복식부기의 차이를 쉽게 이해해 보겠습니다. 용어보단 개념의 이해로 보시기 바랍니다.
단식부기(Single-entry bookkeeping)
단식부기는 우리가 일상생활에서 쉽게 접하는 기록 방식입니다. 예를 들어, 하루 동안 지출한 금액을 기록할 때 다음과 같이 적습니다.
점심식사: 10,000원
음료수: 5,000원
저녁모임: 20,000원
이렇게 기록하면 총 35,000원을 사용했다는 것은 알 수 있지만, 소지금이 얼마나 남았는지를 확인하는 과정이 빠져 있습니다. 만약 빠진 지출이 있다면 확인하기 어렵습니다.
복식부기(Double-entry bookkeeping)
복식부기는 단순한 지출 기록이 아니라, 자산(소지금)의 변화를 함께 기록하는 방식입니다. 예를 들어, 내가 처음에 가진 돈이 50,000원이라고 가정해 봅시다.
점심식사 10,000원 지출 → 남은 금액: 40,000원
음료수 5,000원 지출 → 남은 금액: 35,000원
저녁모임 20,000원 지출 → 남은 금액: 15,000원?
그런데 지갑을 열어보니 실제로 남아 있는 돈이 10,000원밖에 없습니다. 여기서 오류가 발생했다는 것을 바로 알아차릴 수 있습니다. 기억을 더듬어 보니, 저녁모임 갈 때 썼던 택시비 5,000원이 떠올랐습니다.
이처럼 복식부기의 원리를 활용하면 오류를 찾아낼 수 있는 구조를 만들 수 있습니다.
직장생활에서 복식부기의 원리를 활용하는 방법
복식부기의 원리는 숫자 오류를 막는 데 매우 효과적입니다. 이를 직장생활에서 어떻게 적용할 수 있을까요?
모든 숫자 입력을 두 번의 확인 과정을 거쳐라
숫자를 단순 입력하는 것이 아니라, 한 번은 직접 입력하고 한 번은 다른 방식으로 검증하는 습관을 들입니다.
(예: 자동 계산된 합계와 수동 계산한 합계를 비교)
잔액 또는 총계를 항상 체크하라
지출과 잔액을 함께 관리하면 누락된 항목을 쉽게 찾을 수 있습니다.
(예: 비용 정산 시, 최초 예산과 최종 사용 금액이 맞아떨어지는지 확인)
문서를 만들 때 검증용 칼럼을 추가하라
엑셀이나 ERP 시스템을 사용할 때, 자동으로 검증할 수 있는 칼럼을 만들어 놓으면 오류를 빠르게 발견할 수 있습니다.
(예: 차변과 대변이 맞는지 체크하는 함수 활용)
업무에서도 복식부기의 개념을 적용하라
숫자뿐만 아니라 업무 전반에서 검증 시스템을 만들어 두면 실수를 줄일 수 있습니다.
(예: 일정 관리 시, 계획한 일정과 실제 수행한 일정 비교)
한번 입력할것을 두번 입력하니깐 일이 늘어나는거 아냐? 라고 생각드신다면,
전혀 걱정하실필요 없습니다. 이 내용은 따로 다루도록 하겠습니다.
복식부기의 원리는 누구나 쉽게 적용할 수 있다
복식부기는 회계 전문가만 사용하는 개념이 아닙니다. 단순히 숫자를 한 번 입력하는 것이 아니라, 그 숫자가 맞는지 확인할 수 있는 다른 기준을 함께 설정하는 것이 핵심입니다. 실수가 발생할 때마다 정신력의 집중으로 찾는 데는 한계가 있고, 스트레스 또한 만만치 않습니다. 그리고 뇌의 착각으로 내가 두 번 세 번 봐도 똑같은 숫자로만 보여서 찾기가 힘들어지는 게 현실입니다.
제 이야기를 좀 해보겠습니다.
전 세무회계 20년 차 넘는 경력을 가지고 있습니다. 그리고 숫자를 많이 다루는 일을 해왔습니다. 사회초년생이나 신입사원들이 저한테 궁금해 하는 것이 있습니다.
"언제가 되면 숫자를 안 틀리게 되냐고?"
제 대답은
"지금도 가끔 틀리는데?"
입니다.
시간이 흐르며 실수는 줄어들수 있어도, 완전히 없어지지 않습니다. 일을 하는 과정에서는 실수가 발생해도 최종적인 보고나 결재를 올리는 단계에서는 사라지면 그만입니다. 그런데 그 과정을 지적하는 부류들이 있어서 실수 자체가 문제처럼 보이게 되는 것입니다.
지금까지 수십 번의 결산을 하면서 하나도 안틀리고 결산을 끝내 본 적이 없습니다. 뭐 제 능력 부족도 있겠죠. 입력할 때는 다 맞다 확신하고 결산에 임하지만, 무수히 많이 틀려 있는 숫자를 보면서 해마다 열심히 고치고 있습니다. 다만, 자신 있게 말할 수 있는 건 '처음에는 틀려있어도 결산 끝날 때는 다 고쳐서 문제없이 마무리한다' 입니다.
마무리 : 실수를 스스로 찾으면 문제 없다!
사회초년생분들께 드리고 싶은 이야기가 있습니다. 실수는 안 하는 게 좋지만, 때론 실수하더라도 심적으로 위축되지 마세요. 과정에서 발생하는 실수는 찾아서 없애면 문제되지 않습니다. 이 원리를 활용하면 실수를 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 업무에 대한 자신감도 높아집니다. 상급자의 지적도 덜 받게 되고, 결국 더 신뢰받는 직장인이 될 수 있을 것입니다.
