보고서 쓰기와 보고하기
'회사편' - 회사(=사업주, 경영자)의 생리와 우리를 바라보는 시각
직장생활에서는 누구나 상사에게 보고를 하게 될 기회나 일이 있습니다. 마치 학창시절에 과제를 작성하여 제출하는 것과 같고, 본인이 주(主)가 되어 보고서를 작성하기도 하고 때로는 보고서의 근거자료를 만드는 보조 역할을 담당- 특히 신입사원 등 초 창기에는 - 하기도 합니다.
대다수 회사에서는 파워포인트, ppt 형식을 많이 사용하고 워드 형식으로 보고서를 작성하기도 합니다. 단, 학창시절에 발표용으로 작성했던 ppt와는 작성 방식과 내용이 상이함에 유의하십시오. 발표용으로 작성한 ppt는 핵심적인 단어나 문구만을 크게 보이도록 기재하고 말로 설명하는 반면, 회사에서의 ppt는 형식만 ppt일 뿐이지 많은 내용을 담는 문서의 성격입니다.
보기 좋은 떡이 먹기도 좋습니다.
보고서의 성격을 막론하고 내용이 가장 중요함은 기본이지만, 피보고자에게 실제 내용을 설명하기 전에 피보고자가 보고 싶은 보고서로 보일 필요가 있습니다. 형식적으로 예쁘게만 만드는데 치중하라는 것이 아니고, 보고 싶은 갈망이 생길 정도는 아니더라도 보기 싫게는 작성하지 마시라는 것입니다.
모든 보고는 처음이 중요합니다. 아무리 내용이 좋아도 전반적인 템플릿이나, 색상, 글자체, 글자크기, 줄간격 등의 조합이 보기 싫다면 읽으려 들지 않을 것입니다. 또한 전체적인 구조는 좋더라도 내용 상 오타가 있거나 띄어쓰기가 잘못되었거나 관련한 수치들이 틀리면 내용에 대한 신뢰도는 보고 도중 급격히 떨어질 것입니다. 이런 부분은 보고서를 직접 작성한 분은 몇 번을 보아도 잘 보이지 않는 경우가 많으니 동료에게 부탁하여 검토를 해보는 것도 좋습니다.
단, 이런 형식적인 부분에 있어 무에서 유를 창조하느라, 너무에 많은 힘을 쏟지 마십시오. 다른 사람이 작성한 보고서를 많이 봐두고 보기 좋은 구조가 있다면 따라 할 수도 있고, 그 반대라면 그렇게 안하도록 신경쓰면 됩니다. 특히 같은 회사의 선배들이 사용한 형식은 그때그때 만들어진 것이 아니라 그 회사의 문화가 반영된 것일 확률이 높기에 큰 도움이 될 수 있습니다. 페이지별로 번호를 매기는 것도 잊지 마십시오. 페이지는 해당 번호만 매길 수도 있고 전체 페이지 중의 몇 번째임을 같이 표시할 수도 있습니다.
순서도를 짜서 스토리라인을 검토하고, 템플릿을 구성해서 필요한 자료를 챙기세요.
컨설팅 보고서는 그 분량이 상당하기 때문에 처음에 그 보고서의 흐름을 전반적으로 볼 수 있도록 순서도를 보여주기도 합니다. 각 페이지의 제목과 주된 사항을 적어 이어가면 전반적인 흐름과 빠진 부분을 확인해 볼 수 있습니다. 보고서는 앞과 뒤가 맞아야 하는데. A에서 B로 그리고 C로 이어져야 하지, A에서 갑자기 C로 가면 이해하거나 받아들이기 매우 힘들 것입니다.
페이지별로는 템플릿을 먼저 구성해서 각 위치에 기재할 내용과 근거자료를 준비하십시오. 머릿속으로만 생각하며 보고서를 작성하게 되면 구멍이 많이 생기게 되고 그것들을 보완하는데 많은 시간이 필요하게 됩니다. 구성된 템플릿에는 작성하고자 하는 내용을 기재하면서 필요한 근거자료를 같이 준비하십시오. 근거자료는 숫자로 표현되는 것이 이해나 신뢰도가 높은 편이고, 외부의 공식적인 발표자료나 회사 내부의 경우라면 CEO 등 경영층의 Comments가 반영되는 것이 효과적입니다.
보고서는 책이 아닙니다. 취미로 독서를 하는 것도 아니고 회사에 필요한 부분을 빠르게 Catch하여 의사결정을 하기 위한 도구이므로, 준비 과정에서 확보한 많은 자료 중에 필요로 하는 부분만을 발췌하여 작성해야 합니다. 본 보고서와 관련한 부가적인 근거자료들은 별도의 참고자료로 준비하면 됩니다.
보고서를 작성하기 전에 순서도나 템플릿을 구성하고, 추진하고 싶은 일들을 먼저 작성하는 것이 답을 정해놓고 시작하는 것은 아닙니다. 작성 도중에 숫자 등의 근거자료를 확인하면서 애초에 생각했던 방향이나 방안과 다를 경우에는 스토리라인이나 템플릿은 수시로 고쳐갈 수 있습니다. 이런 방식은 여러분의 업무 Know-how나 Insight를 기반으로 준비 시점부터 어느 정도 감을 잡을 수 있는 경우나, 특히 경영층이 지시한 방향이 있는 경우에 효과적인 보고서 작성 방법입니다.
보고서의 주요 Contents의 구성
이전까지 회사에 없던 새로운 방안이나 프로그램을 수립하는 것이라면 6하원칙에 따 라, 배경(Why?), 무엇을(What?), 어떻게(How?), 언제(When?), 누가 그리고 누구와(Who?), 어디에서(Where?, 부서나 지역) 하겠다와 필요한 비용과 기대되는 정량, 정성적 효과가 주요 Contents입니다.
새로운 방안의 배경에는 법적 규제나 정책 변화 등의 사회적 Needs와 회사 내외부의 이해관계자들의 Needs 그리고 현재의 회사 현황이 작성되어야 하고, 기존 체계나 Process의 개선을 위한 방안에는 현재 상황(As-is)은 무엇인데 어떤 문제점이 있어 개선이 필요하다는 것이 작성되어야 합니다. 반면 경영실적 보고 등 숫자로만 표현이 가능하고 이해하기에 명확한 주제는 굳이 6하 원칙의 형식을 따르고자 배경부터 누가, 언제, 기대효과 등의 부수적인 것을 작성하고자 힘들이실 필요는 없습니다.
대개 ppt 형식에서는 좌측 부분에 Fact 기반의 내용을 작성하고, 우측 부분에는 Fact에 기반한 시사점이나 전달하고 싶은 내용들을 기재합니다.
워드 형식의 경우에는 편지처럼 길게 나열하여 읽게끔 하면 효과가 없기 때문에 배경, 누가, 언제 등의 부수적인 부분은 더 축약해서 간략화하고 무엇을, 어떻게 하겠다는 본론을 상세하게 작성하시고, 전달, 보고하고 싶은 내용인 결론을 가장 처음 부분에 요약하여 작성하여 보여주는 것도 좋습니다.
최근에는 보고의 간소화를 위해 1페이지 보고서가 유행하고 있습니다. 1페이지 보고서는 워드 형식보다 더한 간략의 간략에 주안점을 두어야 합니다. 분량이 적어 시간과 노력이 덜 들어간다고 생각할 수 있지만 오히려 더 많은 고민과 노력이 필요합니다. 정말 핵심적인 사항만을 작성하여 보고해야 하므로 피보고자가 알고, 듣고 싶어하는 것이 무엇인가를 Catch하는데 시간을 쓰고 작성하는 것이 중요합니다. 보고는 보고자가 하고 싶은 말만을 하는 것이 아니라, 피보고자가 알고 싶어하는 것을 알려주며 의사결정을 받는 도구임을 잊지 마십시오.
가장 잘 작성되고 보고된 보고서는 작성한 사람이나 주변 동료들이 인정한 보고서가 아닙니다. 그런 인정을 못받아도 피보고자가 인정하고 받아들인 보고서가 최상의 보고서입니다.
제대로 보고하기
Off-line 보고를 하기 전에, 메일 등으로 사전 보고를 하신다면 언제, 어디에서 주로 무슨 내용을 보고할 것인가를 작성하시되, 본 보고서의 내용을 전부 알리지는 마십시오. 아무리 간략하게 추린다고 해도 말입니다. 먼저 다 전달하고 나면 실제 Off-line 보고를 할 때에는 할 말이 없어집니다.
만약 보고 건이 프로젝트성으로 장기간 소요가 되어, 중간보고가 필요한 경우 보고 시마다 모든 내용을 작성하여 보고하는 것이 아닙니다. 지금까지 파악한 Fact를 중심으로 보고하면서 추진 과정에서 필요한 의사결정을 얻으면 되고, 그 의사결정에 따라 앞으로의 진행방향을 합의하면 됩니다.
이를 위해 중간보고 시에는 그날의 보고 목적을 가장 먼저 이야기하고 시작하는 것이 좋습니다.
실제 Off-line 보고 시에는 피보고자와 여러분의 생각이 다를지라도 3번까지만 여러 분의 생각을 피력하시기 바랍니다. 보고서를 준비하는 과정에서 관련 자료를 분석하고 방안에 대해 다양한 고민을 한 여러분보다 더 많이 알고 있는 사람은 없을 것입니다. 하지만 상대는 의사결정자입니다. 회사는 여러분의 생각과 논리가 맞다고 해도 결국 의사결정자의 뜻대로 움직이게 되어 있습니다. 비정상적인 상황과 사람이라면 엉뚱한 방향으로 흘러갈 수도 있지만, 한편으로 의사결정자는 여러분과 공유할 수 없는 더 많은 정보들 - 더 윗상사의 지시나 다른 부서의 업무 등 - 이 있고, 회사차원의 방향을 기반으로 여러분과 다른 판단을 내릴 수도 있음을 이해하십시오. 보고서를 수정하고 보완하는데 있어서도 너무 고집을 피우지 마십시오. 여러분은 3번 정도면 제대로 된 정보와 생각을 충분히 전한 것입니다. 만약 지금 피보고자의 윗상사에게 보고를 해야 하는 주제라면 여러분은 피보고자와 생각과 방향을 같이 해야 합니다. 지금은 안되니 다음 보고 시에 다시 여러분의 생각을 피력한다면 오합지졸의 모습이 되어 여러분들을 똑똑한 사람으로 보기는커녕 좋지 않게 각인될 것입니다.
피보고자에 따라 여러가지 대안 중 추천안을 표시하면 통보하는 것이냐고 따지기도 하고, 표시하지 않으면 알아서 결정하고 책임지라는 것이냐고 따지는 경우도 있습니다. 다분히 사람의 성향에 따라 발생하는 것이니 너무 마음에 담아두지 마시기 바랍니다. 비단 보고뿐만이 아니라 직장생활의 모든 것들을 신경쓰고 마음속에 담아두시면 병이 납니다. 흘릴 것은 흘려버리십시오.
피보고자가 중간에 물어볼 수 있는 것들에 대해 철저히 준비하십시오. 정말 궁금해서 물어보기도 하지만 그냥 찔러보는 경우도 있습니다. 대세에 영향이 없는 질문이라면 감으로 대응하시고, 그렇지 않다면 억지로 대답하시기보다는 별도로 확인해서 다시 보고하겠다로 답하시는 것이 바람직합니다.
피보고자의 성향을 파악하여 보고하는 것도 중요합니다. 열심히 준비한 보고서라고 하여 처음부터 하나하나를 읽어나가지만 마시고, 피보고자가 중요한 부분만을 원한다면 페이지별 핵심사항만을 보고하시고, 보고서를 마치 책처럼 읽어나가는 피보고자의 경 우에는 눈이나 펜이 가는 것에 보조를 맞추어 차근차근 보고하시면 됩니다.
시간을 두고 연습하여, 실력을 키우십시오.
많은 시간, 많은 노력을 통해 준비한 보고서의 보고 시간이 너무 짧다고 아쉬워하거나 섭섭해하지 마십시오. 여러분은 여러분에게 주어진 업무에 최선을 다했고 전달해야 할 바를 전달했으며, 피보고자는 원하는 바를 얻고, 이제는 여러분이 수립한 방안의 실행이 중요할 것입니다. 보고 시에 언급된 의사결정자의 Comments와 Feedback을 잘 반영해서 실행하시면 됩니다. 보고서를 위한 근거자료를 파악하고 준비하며 보조 역할을 수행한 분들은 혹 억울한 생각을 갖지 마십시오. 그런 과정을 거쳐 여러분도 조만간 주된 보고자가 될 것이며, 더 잘할 수 있는 경험을 쌓은 것입니다.
직장생활에서의 모든 것이 그렇겠지만 특히 성공적인 보고서 준비와 작성은 본인의 실력없이 운만으로 절대 이루어질 수 없습니다. 머리가 좋아 눈으로만 보고 이해하고 나중에 업무가 주어지면 바로 잘 해낼 수 있는 일이 아닙니다. 처음 보고서 작성에 접 하면 감도 없고 자신도 없어 위축되기 마련이며, 작성한 후에 부족함을 느끼면서도 무 엇을 어떻게 고치고 보안해야 할지 막막할 것입니다. 의기소침해 하지 마시고, 시간적인 여유를 가지고 남의 보고서를 많이 보고 직접 써보면서 역량을 키워 나가십시오.
