나만의 구글 캘린더 시스템 훔쳐보기
동기부여 전문가들은 외적동기와 내적동기, 2가지의 동기부여를 통해 미루는 습관을 이겨낼 수 있다고 한다. 미루지 않는 습관을 가지려면 외적동기를 통해 끊임없이 더 큰 목표를 세우고, 내적 동기를 통해 과정이 즐거운 사람이 되어야 한다는 것이다.
간단하게 설명하자면 도파민이 분비될 정도의 즐거운 과정은 일이 진행될 수록 몰입감이 생긴다.
몰입의 과정이 행복하기 때문에 강력한 내적 동기부여가 일어나는데, 그 과정을 통해 미루는 과정을 거치지 않고 바로 실행할 수 있는 것이다.
예를 들어 한달에 1권 책읽기의 목표를 세웠다고 하자.
손가락 하나만 누르면 자동으로 재생해주는 훌륭한 유튜브 선생과 넷플릭스 낭자가 있는데, 활자로만 채워진 종잇장을 넘기는 일은 누구에게나 쉽지 않다.
하지만 서점에서 괜시리 들쳐 본 소설 책에 푹 빠져 그 자리에 주저앉아 종잇장을 넘기는 경험을 해 본적 있다면 쉽게 공감할 수 있다. 내용이 주는 몰입감에 빠져 읽다보니 앉은 자리에서 한 권의 책을 다 읽게될 수도 있다. 한달의 한 권 책 읽기의 목표를 쉽게 달성 할 수 있던 것이다.
한 달의 한 권 책읽기 목표를 달성하기 위해 베스트 셀러들의 목록을 다운 받거나, 독서 리스트 템플릿을 구하는 행동은 일부 도움을 줄 수는 있지만, ‘여기 까지 찾아보고 주문한 책이 도착하면 읽어보자’ 라고 또 다시 미뤄질 여지가 많다.
아직 나만의 시간관리 시스템을 어떤 도구를 활용해서 사용해야 할 지 고르지 못했다면,
내가 사용하고 있는 구글 캘린더의 세부 기능들을 살펴보고 지금 당장, 시작해 보도록 하자.
내일의 간단한 할일 목록 만으로도 충분히 작성 가능하며, 무료이고, 모바일과 웹 기반으로 활용 가능하다.
당장 미루고 있던 습관 한가지를 떠올려 보자.
그리고 지금 부터 설명하는 캘린더의 세부기능에 적용시켜 보자.
나는 구글 캘린더를 사용해서 월간 계획, 주간 계획, 일정 계획등을 관리한다.
그리고 캘린더의 종류를 개인 일정과 업무 일정으로 나눈다.
개인 일정에는 육아, 집안 행사, 업무와 상관없는 개인 일정들을 적는다.
업무 일정은 말 그대로 사회생활에 필요한 일정들이다. 중복될 수 밖에 없는 일정이 있다면, 개인 일정과 업무 일정에 모두 넣어둔다. 구글 캘린더를 활용하면 한 가지 일정을 다른 캘린더에 복사 붙여넣기 가능하다. 매번 적어줄 필요가 없다.
할일 목록을 통해 그 날 하루의 TO Do list를 체크하고 있다.
업무에 필요한 일정은 공유기능을 통해서 다른 사람의 캘린더에 보내주기 기능을 활용하고, 구글 캘린더를 노션(Notion)으로 볼 수 있도록 해서 프로젝트 단위의 업무 일정을 협업할 때도 사용하는 중이다.
할일을 관리한다는 건 = TO Do List 를 관리한다는 의미다.
구글 테스크 라는 이름의 도구는 구글 캘린더 오른편에서 확인할 수 있다. 구글 테스크에 할일 목록을 종류별로 설정해 둔다. 그리고 간단한 생활메모등을 적어두는 데, 예를 들면 마트에서 사야할 물건들, 친정 집 와이파이 비밀번호 메모, 할로윈파티에 필요한 파티용품등의 내용들이다.
캘린더에는 오늘의 일정 중에서 커다란 항목들만 적어둔다. 그리고 바로 테스크를 열어, 간단한 To do list 를 적을 수 있으니 세부사항을 적어둔다.
예를 들어, 10월 22일 일정을 기록한다고 해보자.
1. 먼저 캘린더에 일정을 등록한다.
백화점에 들려 신발 수선을 맡겨야 하고, 법인 OPT 를 챙겨 매도 잔금을 보내야 한다. 그리고 휴대폰 파손 보험 청구서류를 준비해 신청해야 한다. 이러한 일정에는 정해진 시간이나 마감기간이 없다. 상단에 시간 지정을 해두지 않는다.
2. 시간대가 정해지지 않은 일정과 정해진 일정을 분류하여 기록한다.
3. 알람 설정 및 세부 미팅 장소까지 기록 한다. 첨부 파일이나 공유해야할 상대가 있다면 캘린더 공유를 해준다. 미팅 30분전 알림 설정을 해두고, 미팅 장소까지 기록해 둔다.
4. 해당 일에 필요한 세부사항 들을 구글 테스크 항목에 적어준다.
구글 테스크에는 To do list 형태로 작성 가능하다. 작성 하고 완료할 경우 체크 표시를 해두면 할일 목록에서 자동으로 사라진다. (편집 기능을 사용해 할일 목록에서 남아있도록 설정할 수도 있다)
구글 캘린더와 테스크의 기본적인 기능을 사용하는 것만으로도 할일 목록을 구체화 시켜주고, 데드라인을 설정하게 함으로써 선택의 가지수를 좁혀 준다.
이 과정을 통해 얻을 수 있는 것
1. 구체적인 형태로 손쉽게 기록할 수 있다.
포스트잇에 간단한 할일 목록을 적어 붙여두는 것도 구체적인 형태가 될 수 있다. 우리의 뇌가 집중할 수 있는 시간은 단 6초에 불과하다고 설명한 만큼, 쉽게 업데이트 될 수 있도록 만들 수 있는 어떠한 형태든 좋다. 뇌가 편하게 기억할 수 있도록 만들어서 미루지 않는 완성도를 높이는 것이 중요하다.
2. 강력한 동기부여가 된다.
만약 여유가 있다면 시간을 들여서 일정에 필요한 첨부서류나, 이미지를 넣는 기능을 활용하는 것도 좋다. 모바일로도 편하게 복사 붙여넣기가 가능하다. 그래프나 인용문, 아이디어를 덧붙일 수록 감정적인 영향을 미치기 때문에 일정을 미룰 수 없는 강력한 내적 동기부여가 된다.
3. 구체적인 행동에 초점을 맞출 수 있다.
연초에 올 한 해 달성하고싶은 목표들을 작성한다고 가정해보자.
처음에는 원대한 포부들로 가득한 목표를 적어두게 된다.
그러다가 2주간의 -5kg 다이어트 달성이라는 한 가지 목표를 적어보았다고 하자.
이를 위해 3일간의 공복, 이후에 먹을 단백질 파우더, 인바디를 잴 수 있는 체중계, 물에 타먹는 비타민 등등 준비물들이 필요하다.
목표달성을 위한 계획들을 캘린더에 작성하다 보면 어느새 목표달성이 목적이 아닌 목표 중독에 가까운 세부 일정들을 적어놓게 된다. 이렇게 목표 중독에 빠지지 않으려면 목표를 달성하려는 행동 계획에 초점을 맞추어야 한다. 캘린더를 통해서는 일자형 목록을 줄줄히 적을 수 없다. 하루에 20가지가 넘는 일을 할 수 없는 것이 눈에 보이기 때문이다. 해당 시간 내에 그 일을 해낼 수 있는 건지도 스스로 검열하게 된다. 그러니 자기통제력을 높아 질 수밖에 없다.
4. 일과 쉼의 균형을 맞출 수 있다.
캘린더의 일정관리는 무엇보다 뛰어난 시각화와 공간감이 강점이다.
블록 별로 색깔 지정을 할 수 있어서 어떤 일은 얼만큼의 시간이 필요한지 한눈에 확인할 수 있다.
나는 개인 일정은 노란색, 업무 일정은 파란색으로 지정해 둔다.
어떤 주간에는 일의 양이 많아서 파란색으로 칠해진 날들의 양을 확인하고
"다음주 중 하루는 아이와 좀 더 많은 시간을 보내야 겠어, 연차를 내던지 일의 양을 줄여보자. " 라는 판단을 가능하게 한다.
일정 별 색깔을 달리 한다면, 개인 일정과 업무 일정을 시각적으로 분류함으로써 사생활과 일의 균형을 조절하는데 객관성을 유지한다. 남편의 캘린더도 공유 기능을 통해 가져올 수 있다.
우리 부부는 서로의 업무 일정을 공유하고 있다.
"아 이날은 오후 7시에 강남에서 일정이 있구나, 회식이네"
서로의 업무 스케쥴을 확인함으로써 아이 하원시간에 맞춰 가깝게 일정을 마치는 사람이 픽업을 하기도 한다. 수기 다이어리를 사용했다면 공유기능을 활용할 수 없으니 불가능한 시스템이다. 이렇게 캘린더를 통해 일의 우선순위와 균형을 맞출 수 있다는 것은 나 홀로 다이어리를 쓰면서는 알 수 없었던 장점 중 하나이다.
