교행 꼬꼬마가 출근하자마자 꼭 해야 하는 것 3가지
교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝 #01
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', "교행 꼬꼬마 가이드북"의 저자 연이입니다.
교행 합격하고 학교로 대부분 발령을 받았다면 1일부터 근무를 시작하기 때문에 급여 작업에 온 신경이 그곳으로 몰려 있을 것입니다. 그런데, 급여만 맡는 경우는 거의 없기 때문에 급여 외의 업무들이 교행 꼬꼬마들에게 훅 치고 들어오고 누군가 와서 전임자가 이렇게 해준다고 했다며 서류를 주고 가고 그것을 고스란히 모아두기만 해도 며칠만 지나면 오픈 서류함에 한 가득일 것입니다. 처리되지 못한 일은 알지 못한 일이거니와 마음의 짐처럼 부담감은 백배가 되지요.
시간은 금이다. 알차게 꽉 차게
일하지 않으면 초과근무는 확정
자, 오늘은 그런 교행 꼬꼬마들을 위한 출근 하자마자 꼭 해야 하는 것 3가지에 대해 얘기해볼까 합니다. 오늘도 잘 따라와 주세요.
1. 일의 우선순위 정하기
일의 우선순위 정하기는 정말 교행 공무원을 하는 동안 필수적으로 연마해야 할 스킬 중에 하나입니다.
https://brunch.co.kr/@a04cfbf5a6fc4d0/181
교행일기 82화에서는 나오는 일의 우선순위 정하는 연이가 나옵니다.
일의 개수를 세어보니 한 50개 정도의 일이 연이 앞에 있었다. 재빠르게 일을 분류하기 시작했다. 오늘 할 수 있는 일과 오늘 할 수 없는 일로 분류를 한 후 오늘 할 수 없는 일은 파란색 더블 클립을 집어 눈앞에 보이지 않는 뒷 3단 캐비닛에 넣었다. 그리고는 오늘 할 수 있는 일 중에서 오늘 꼭 해야만 하는 일과 조금은 시간이 있는 일로 다시 분류를 했다. 조금 시간이 있는 일을 추려서 탁탁 치고는 주황색 더블 클립을 집어 책상의 3단 오픈 서류함 맨 위에 품의 칸에 넣었다. 마지막으로 오늘 꼭 해야 하는 일 중 지출결의를 한 후에 최종적으로 업체에 지불할 것과 실장님과 교장선생님의 결재를 맡는 원인행위할 것을 분류를 했다. 최종적으로 업체에 지불할 것은 빨간색 더블 클립에 "꼭"이라는 글자를 네임펜으로 쓰고 집어서 눈앞에 놓고 나머지를 추려서 모니터 받침대 위에 살포시 놨다. 지금 꼭 해야 할 일은 10개도 되지 않았다. 일단 분류가 되고 나니 짬이 잠시 생겼다.
위에 글에서 나온 방법을 정리를 하자면 이렇습니다.
우선순위 정하기 꿀팁
· 준비물: 빨강 더블클립, 주황 더블클립, 파랑 더블클립, 네임펜
· 우선순위 분류작업 하기
오늘 할 수 있는 일
- 촌각을 다투는 정말 시급하고 중요한 일: 빨강 더블클립 ------------> ①
- 조금은 시간이 있지만 오늘 해야 할 일: 주황 더블클립 -------------> ②
오늘 할 수 없는 일(서류 미비된 일 포함): 파랑 더블크립으로 분류---> ③
우선순위를 정하는 일은 그 무엇보다 가장 우선순위에 두어야 합니다. 이렇게 정리하지 않고 ③번의 일을 하다 보면 ①②번의 일을 하지 않으므로 민원인·선생님·교육감소속근로자(공무직)·업체 등에게 쪼임을 당하거나 실장님의 폭풍 질타를 들을 수 있습니다.
위 우선순위 정하기는 하루를 기준으로 한 것이므로 이제 일 단위로 하면 한 달 중 오늘 꼭 해야 할 일이 있을 것입니다. 그런 것들은 달력에 기재하고 꼭 달력을 잘 보이는 곳에 두고 매일 아침 체크하는 것을 생활화해야 합니다.
특히 급여마감일(대부분 인천의 경우 매월 1일부터 평일 근무일 5일~7일간 급여기간)은 꼭 빨간색 네임펜으로 크게 써두고 잊지 말고 써두기를 바랍니다.
매월 10일은 4대 보험 납부일, 소득세·지방소득세 납부일
매월 17일은 급여일이기 때문에 교육감소속 근로자 인건비 지급과 교원연구비 지급
매월 20일 전후 4대 보험 EDI에서 보험료 확인하기
.....
차석 업무를 맡게 되면
매월 1일은 직책급 업무추진경비를 지급
매월 10일까지 학교재정정보공개(학교홈페이지 공개까지), 법인카드모니터링
매월 20일까지 클린재정(보통 초등학교에서는 실장님이 하는데, 클린재정에 걸린 것들의 소명은 담당자가 합니다. 그러니 20일 전에 걸린 것이 없는지 하나하나 들어가 보는 것이 좋겠죠?)
우선순위를 계속 정하다 보면 업무에 대한 부담감을 현저히 낮추고 업무의 집중도도 높일 수 있습니다. 한 번 해보시겠어요? 이것은 교행직뿐만 아니라 공시생, 일반 직장인, 개인사업하는 분들까지 모두 활용할 수 있는 방법입니다.
2. 제출공문 확인하기
제출 공문은 두 가지로 옵니다. 접수공문과 게시공문입니다.
https://brunch.co.kr/@a04cfbf5a6fc4d0/35
K에듀파인으로 통일이 되었으니 게시공문은 '공문게시판'을 봐야 하고 접수공문은 자신에게 업무가 배정이 되면 '결재'문서로 배정이 되고 업무배정은 아니지만 협조를 해줘야 하는 문서는 '문서등록대장'을 확인해야 합니다.(공람을 해주면 공람으로 들어오기도 합니다.) 이는 일의 우선순위를 정할 때도 중요합니다. 언제 어떤 공문이 내려올지를 알려면 한 3년 치 공문을 모두 찾아보면 대충 이맘때는 이런 공문이 나온다는 것을 파악하면 좋으련만 그렇게까지 시간을 할애할 시간이 교행 꼬꼬마에게는 없으니 적어도 매일 10분 정도만 공문게시판과 문서등록대장을 보며 마감일을 놓치지 않기를 바랍니다.
3. 학교 이메일 확인하기
그런데 학교 이메일을 확인하는 이유는 뭘까요? 학교에 발령 난 삼석은 수익자지출을 하기 때문에 학교 이메일에 오는 세금계산서 또는 계산서에 집중을 해야 합니다. 지출은 원인행위 후 지출결의에 들어가는데, 코로나19로 인해 세금계산서나 계산서를 업체가 발행을 하면 3일 이내에 대금을 지급해야 하기 때문에 시간이 많지 않습니다. 우선순위가 격변할 수도 있는 일이기 때문에 틈틈이 들어가서 이것이 왔는지 확인해야 합니다.
가끔 퇴직연금 관련 내용도 오니 참고해야 하고요.
차석 업무를 맡게 되면 '지출'을 주로 하기 때문에 학교 이메일은 거의 매시간 접속해야 하는 곳이기도 합니다. 가끔 자신의 메일인 줄 알고 열었다면 '안읽음'버튼이 있다면 꼭 그것을 눌러 주고 그 버튼이 없다면 출력을 해서 해당 담당자에게 전달하며 서로의 업무를 응원해주는 것은 어떨까요? 읽어버리고 말도 안 해주면 이메일을 일일이 확인하기 정말 어렵거든요.
시간은 없고, 일은 화수분
연가 하루에 일은 기하급수적 증가
교행직은 시간 대비 업무강도가 매우 높습니다. 순간의 판단이 줄줄이 고구마 줄기처럼 후폭풍이 있는 일이 참 많습니다. 그래서 업무의 우선순위를 정하지 않으면 일의 무게에 눌리고 일의 종류에 치이고 일의 양에 숨을 헐떡일 수 있습니다. 교행 꼬꼬마에게는 차석 주무관님, 실장님이 부럽겠지요. 베테랑처럼 백조처럼 우아하게 일을 하고 있으니 말입니다. 그런데 말입니다. 한 가지 알려드리자면, 백조의 수면 밑에 있는 발은 모터 엔진을 단 것처럼 휘젓고 있다는 사실을 아시나요? 차석 주무관은 지출에, 실장님은 계약, 공사에 한숨이 커집니다. 다들 헐떡인다는 사실이 위안이 될까요? 그렇지는 않겠지만, 서로의 입장을 알 수는 있지 않을까 생각합니다.
갑자기 주민등록연계조회로 걸린 선생님 탓에 마감하기 일보 직전인 급여를 풀게 생긴 교행 꼬꼬마 급여담당자 삼석, 업체의 말 바꾸기로 처음과 다르게 행동해서 기분이 상할 때로 상했고 분을 삭이고 있는 지출담당자 차석, 공사계약을 하기 위해 교장선생님과 교감선생님, 각 부 부장 선생님과 조율을 하며 고군분투 중인 계약담당자 실장. 모두가 쉽지 않은 하루를 보내고 있을 전국의 교행 담당자들을 응원합니다.
ABOUT "교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝"
교육행정직 공무원에 합격 후 행정실에서 근무하면서 겪는 또는 겪을 만한 일들로 인해 마음이 다쳐 괴로워합니다. 교행직에 대한 많은 부분이 아직도 베일에 싸여 있어 합격 후 자신만 그러한가 생각하며 방황을 많이 합니다. 교행 꼬꼬마를 위한 멘탈트레이닝은 사례를 통해 대처방법을 제시하여 멘탈 트레이닝 시뮬레이션을 멘탈 강화가 되기를 바랍니다. 교행 신규분들, 교행직을 고민하는 공시생, 그리고 일반인에게 '교육행정직 공무원'에 대해 조금이나마 알아가는 계기가 되었으면 하는 바람입니다.
