Part 4.2 입주자 계약부터 퇴실까지

입주자 모집 A to Z

투어

홍보를 진행하면서 셰어하우스에 입주를 원하는 유학생들의 문의를 SNS를 통해 꾸준히 접수하였습니다. 한국 셰어하우스에 대한 수요가 많은 편이어서 꽤 많은 유학생들의 문의를 접수하였고, 1~2년 후에 유학생활을 할 예정인 유학생도 관심을 가지게 되었다고 문의를 하였습니다.

하지만, 홍보를 통해서 보여지는 이미지와 실제로 생각하는 이미지가 다를 수 있기 때문에 입주를 희망하는 사람들에게 입주 전 투어를 꼭 권하였습니다. 웹상의 이미지를 보고 기대했던 모습이 실제와 다르다면, 숙소를 결정한 상황에서 지내는 시간이 스트레스가 될 수 있기 때문에, 한국의 셰어하우스에 대한 호감있는 이미지를 가지고 있는 그들에게 실망감을 주고 싶지는 않았습니다. 

본의 아니게 일정이 촉박하거나 한국 방문 전 일본 현지에서 집을 구하는 경우 투어가 생략되는 경우도 있었습니다만, 대부분의 입주자들은 숙소 결정 전 한국으로 직접 들어와서 둘러보는 경우가 많았습니다. 다행히 이미지와 실제가 크게 다르지 않아서인지 사전투어를 진행한 대부분의 입주를 희망하는 사람들이 셰어하우스에 입주를 하였습니다. 

간혹, 한국에서 지내면서 숙소를 바꾸는 경우도 있었습니다. 아마도 일본 현지에서 소개 혹은 정보부족으로 한국생활 초창기에 선택한 숙소가 본인과 맞지 않아 어느정도 한국생활을 하면서 숙소를 바꾸고 싶은 마음으로 투어를 신청하는 경우도 많았습니다. 투어는 홍보의 효과도 있고, 잠재적 고객확보 차원에서 입주자가 원하면 약속에 최대한 맞추어 진행하였습니다.

사전투어의 성격은 통상적으로 저희가 집을 구하기 전 공인중개사와 같이 집을 보는 행위와 유사합니다.

셰어하우스 옥상

저희 셰어하우스 같은 경우에는 역에서 도보로 약 5분정도 소요되었기에 역에서 찾아오는 길과 동네도 설명하기 위해 주로 역에서 만났습니다. 역에서 만나 셰어하우스로 가는길에 한국에 온 목적이나 생활 경험, 한국어 능력 등 간단한 정보를 파악할 수 있는 이야기를 하면서 걸어가는 길에 보이는 동네의 인상 및 편의시설 등에 대해서도 설명합니다. 집에 도착하여서는 셰어하우스에 들어가서 각 공간에 대한 소개를 진행하였습니다. 2개의 방과 공용공간에 대한 천천히 둘러볼 수 있게 배려하고, 셰어하우스에서 제공해주는 물품 및 소모품도 알려주고, 집 주변에 대해서도 소개하는 프로세스로 사전투어를 진행하였습니다.

셰어하우스 가는길의 카페

입주 예약 및 계약

사전투어를 진행한 후 입주예약을 신청 받았으며, 때로는 사전투어 없이 예약을 하는 경우도 있었습니다. SNS에 정기적으로 입주가능한 기간을 공지하여 사용자들이 편하게 선택할 수 있도록 배려하였고, 최대한 공실이 발생하지 않게 예약상황을 체크하였습니다.

단기 유학생들의 편의를 고려하여 최소 계약기간은 3개월로 결정하였습니다. 장기로 계약을 하면 운영자입장에서 관리가 용이하고 공실률을 줄일 수 있지만, 단기로 어학연수를 오는 학생들이 대부분이었기 때문에 사용자의 편의를 고려하여 3개월로 결정하였습니다. 그래서 매번 공실과 예약을 체크하는 것이 여간 신경 쓰이는 일이 아닐 수 없었습니다. 다행히 셰어하우스를 만드는 기간부터 SNS를 통해 지속적으로 홍보를 진행하여 운영이 종료될 때까지 공실률을 최소화하여 운영을 마칠 수 있게 되었습니다. 

블로그 홍보 사진

입주는 예약 후 계약을 진행하게 되었습니다. 계약은 1. 입주신청서, 2. 개인정보수집동의서, 3. 생활규칙, 4. 운영규칙, 5. 입주계약서로 이루이진 서류를 동시에 작성하여 계약이 성립되게 하였습니다. 일반적으로 집을 계약할 때는 계약서만으로 상호간의 계약이 충분하지만, 사용자들이 같은 공간을 공유하게 되는 셰어하우스의 특성 상 상호간의 지켜야할 규칙이 필요하였습니다. 

예약시점에 해당 규칙 및 내용들은 사용자에게 공지를 하였으며, 공동생활에서의 규칙이므로 반드시 지켜야 함을 알려주었습니다.  공동생활에서의 기본적이고 상식적인 내용이라도 지켜야할 규칙이라면 예약과 계약 전 사용자에게 사전공지를 통해 동의를 구해야 합니다. 

생활규칙

대부분 공항에서 숙소로 바로 오는 경우가 많았기 때문에, 유학생들을 대상으로 셰어하우스를 운영한다면 공항버스나 지하철 접근성이 좋은 곳에 숙소를 구하는 것을 추천드립니다.

입주날에는 꼭!! 도착하는 시간에 맞춰 마중을 나가곤 하였습니다. 최소 3개월 이상을 한국에서 생활을 계획하는 유학생들인 만큼 가지고 오는 짐 또한 많았으므로 입주자 서비스의 일환으로 마중을 나가서 짐을 같이 들고 셰어하우스 입주를 안내하였습니다. 타국에서 생활하는 처음에 맞이하는 사람이 있다는 것이 그들에게는 큰 안심이 될 부분이라고 생각하였습니다.

일부 인원들은 한국에서 이동을 하는 경우도 있어 그런 경우에는 그 전의 숙소에 대한 계약종료 및 이동을 도와주는 경우도 있었습니다. 한국에서 어학연수를 하는 학생들이긴 하지만, 아무래도 집에 대한 계약종료까지 혼자서 처리하기에는 한국어 실력이 부족한 경우가 많아 한국에서의 보호자처럼 조금 곤란할 수도 있는 상황에 대해서도 도움을 주기 위해 노력하였습니다. 자그마한 호의지만 사용자들의 커뮤니티에서 좋은 부분으로 홍보될 수 있었다고 생각합니다. 기댈 곳 없는 한국에서 자신을 도와주는 사람이 있다면 생활이 조금은 더 안정되고 편해질 것이라 믿습니다.

초기에는 저나 아내가 그때그때 상황에 맞춰 즉흥적으로 입주설명을 진행하였습니다만, 그러다보니 빠뜨리고 전해주지 않았던 내용이나 실수들이 발생하여 아래와 같이 Manual을 작성하여 설명하게 되었습니다. 입주자들이 처음 생활할 때 빠진 부분이 없도록 셰어하우스 운영을 준비한다면 아래와 같이 정형화된 Manual을 작성하시기를 추천 드립니다. 

입주설명 Manual

생활 및 퇴실

입주자들은 셰어하우스에서 생활하는 동안에 별 문제없이 잘 지내고 일본으로 돌아갔습니다. 신촌에 위치해 연대, 이대, 홍대 등 어학원 접근성이 좋았고, 때로는 일본식 주점이나 관광객들을 대상으로 하는 식당에서 수업 후 남는 시간을 활용하여 다양한 경험하며 지냈습니다. 

타국에서 일상적인 생활을 하는 경험은 모두에게 소중한 경험이며, 앞으로 삶을 살아가는데 추억이 될 것으로 생각합니다. 셰어하우스에서 생활하며 때로는 불편하고, 한국의 낯선 모습들에 대해 그들에게 도움을 주고 성장해가는 모습을 보는 것이 저희에게도 큰 행복이며 좋은 경험이었습니다. 생활하는데 있어 불편한 사항이나 요청사항들은 Line을 활용하여 필요한 소통을 하였습니다. 

아내가 많이 도와준 덕문에 직장생활을 하는 와중에 운영을 하였음에도 불구하고, 퇴근시간과 연차를 활용하여 적극적으로 불편한 사항들은 바로바로 해결할 수 있도록 노력하였습니다. 이러한 노력들이 사용자들에게는 그들의 행복한 추억의 한 페이지에 기억된다면 그것만으로도 충분히 만족합니다.

사용자들의 거주기간이 각각 달랐기 때문에 퇴실 또한 입실 못지 않게 바빴습니다. 입실과 퇴실이 동시에 진행되는 경우는 거의 없었으므로, 퇴실 시 공용물품을 확인하고 배웅을 하게 되었으며 퇴실 후 개인공간의 비품을 세탁과 소독을 통해 새로운 입주자를 맞이해야 됩니다. 좋은 사람들이 생활을 해서인지 퇴실 후에도 입주자들끼리 자주 소통하였고, 한국 또는 귀국한 일본에서도 좋은 인연을 이어가고 있는 것으로 알고 있습니다.  그 인연에서 셰어하우스도 좋은 기억으로 남아 있기를 진심으로 바랬습니다.