회의록을 작성하는 두 가지 방법

과정 VS. 결과

회사 일과 중 많은 포션을 차지하는 회의.

다른 기획자들이 그러하듯 나도 회의 소집과 진행, 회의록 작성을 정말 많이 한다.

어떤 날은 하루 종일 회의만 하는 날도 있을 정도…

프로덕트를 구현하는 과정에서 크고 작은 회의가 많은데,

이러한 회의에서 가장 중요한 건, ‘누가, 언제까지, 무엇을 한다’는 결론이다.

명확한 액션 아이템이 나오는 깔끔한 회의.

주로 다음과 같은 형태로 회의록을 작성한다.

• 회의 참석자

• 회의 일시

• 회의 목적(아젠다가 명확해야 액션 아이템도 명확하게 나온다)

• 논의 내용 요약 (적용하지 않기로 한 것도 나중에 적어두면 도움이 되더라)

• 역할(누가), 일정(언제까지), 결정된 사항(무엇을 한다)

지금은 이렇게 ‘결과’가 중요한 회의를 많이 하지만,

기획자가 되기 전 전략, 대외 업무를 담당하던 시절에는 ‘과정’이 중요한 회의가 더 많았다.

당시 조직장은 나에게 ‘현장감이 느껴지는’ 회의록을 써 달라고 요구했다.

현장감이 느껴지는???

도대체 현장감이라는 것은 무엇일까? 애매모호한 느낌이라 처음에는 많이 헤맸다.

알고 보니 ‘현장감’이라는 것은 회의에 참석한 사람들 간의 관계를 의미한 것이었다.

예를 들어 ‘신규 법안 검토를 위해 A부처에서 관련 회사 관계자들을 소집했는데 B회사에서 어떤 발언을 했더니 A부처 담당자의 표정이 좋지 않았다. 아무래도 답이 정해져 있는 회의인 것 같다.’와 같은 것이 ‘현장감’이었다.

숨 쉬는 것부터 표정, 자세, 정확한 발언을 모두 놓치지 않아야 한다는 것이었다.

개인적으로는 명확한 답이 나오는 것을 선호하는데

'현장 분위기를 알 수 있어야 하는' 회의는 대체로 실무 의견 청취, 현황 파악, 조사 등과 같은 결과가 정확히 나지 않고 과정 자체가 중요한 경우가 많기 때문에,

프로덕트를 만드는 부서로 넘어왔을 때 명쾌한 답이 나오는 회의를 했을 때는 정말 기분이 좋았다.

정확하게 해야 할 일이 나눠지고,

각자 돌아가서 할 일을 해오고,

결과물이 나오는 것 경험했을 때의 쾌감!

Action Item 이 주는 짜릿함!

(…이라고 하니 굉장히 광기의 직장인 같은 느낌이지만….)

가끔은 이런 명확함 때문에 기획자 하길 잘했다고 생각하기도 하는 것 같다.

직군에 따라 회의록을 쓰는 방식이 달라진다는 게 재밌다.

어딘가에서는 여전히 '현장감이 느껴지는 회의록'을 작성하며 안갯속에서 답을 찾고 있는 직장인이 있겠지?

그들의 수고도 잊지 않아야겠다.

애매모호함을 누르고 나아가는 것이 얼마나 어려운 과정인지 나는 아니까!

얼른 회의록 쓰고 퇴근하기를….