준비된 리더가 조직을 바꾼다
05. 상호 피드백(Feed-back)이 가능한 소통시스템을 만들어라.
#1. ｢부정적 전제｣를 반드시 의식해라.
리더는 구성원들에게 지금 당장 할 업무내용과 전달사항이 많을 것이다.
때로는 정례적 면담이나 긴급사항에서의 해결해야 과제에 대한 구체적인 내용들이다.
팀의 방향이나 팀 방침, 목표 등 구성원 간에 공유해야 할 것들이다.
제대로 전달이 안 되고 실천되지 않은 것들이 많다고 너무 초조할 필요는 없다.
당장 많은 전달 내용을 구성원 전원이 다 수용하지 못할 수도 있다.
그 이유의 대부분은 구성원이가 갖고 있는 불안, 불만, 의문 등 심리적인 문제로 마음속에 부정적 전제가 있기 때문이다.
특히 신임 리더라면 구성원들이 리더에 대한 불안감에서 발생된 심리적 변화에 대한 자기 방어이기 때문이다. 이제까지 와는 다른 새로운 상황에 적응해야 한다는 불안감의 표현이다.
여기에는 리더의 업무 스타일, 커뮤니케이션 방식, 타 부서와의 소통 등이 해당된다.
먼저 이런 부정적 전제를 제거하는 방법을 생각해야 한다.
비록 달성 목표와 비전을 공유했다고 하더라도 그것 만으로는 부족하다.
구성원의 일부는 아직은 실현 방법에 대한 얼마간에 의문과 개인차의 이해도가 남아 있게 마련이다.
그때, 구성원의 부정적 전제가 무엇인지를 솔직히 털어놓고 이야기할 수 있도록 해야 한다.
그러면 팀 비전을 달성하기 위한 다양한 방법을 공유할 수 있게 된다.
이것이 팀 워크를 만드는 기본 포인트이다.
어떤 조직이든 불평, 불만, 문제가 반드시 존재한다.
다만 이것들을 어떻게 빠른 시간 내에 해결하는 가는 바로 리더의 능력에 달려 있다.
목표를 달성하기 위한 조직 내 과제 해결도 팀워크의 중요한 요소로 작용할 것이다.
과제로서 문제 란, 조직의 목표나 비전이 실현되었을 때의 바람직한 상태(To-be)와 현재의 문제가 되고
있는 현재의 상태(As-is)와의 차이(Gap)이다.
목표로 하는 모습이 높으면 높을수록 현재 상태에서 해결해야 할 과제 역시도 많아진다.
이런 불안 해소와 과제를 해결하지 않으면 언제 인가 반드시 폭발하기 마련이다.
이것을 해결하는 방법은 리더가 폭발을 두려워하지 않는다면 의외로 간단하다.
현재 구성원이가 가지고 있는 팀이나 조직에 대한 불만, 불안이나 과제에 대해 솔직하게 이야기할 수 있는
자리를 만드는 것이다.
아니면 자유롭게 문제와 그 해결책을 문서나 표현할 수 있도록 해야 한다.
그 내용을 카드나 별도의 양식으로 제출하도록 하는 것이다.
그리고 제출된 내용을 구성원 전원이 공유하도록 한다.
이런 별도의 자리를 통해서 구성원의 불만이나 불안 그리고 팀의 문제나 과제를 해소할 수 있도록 하는
것이다. 그렇게 하면 비록 불만이나 과제가 많다고 해서 불안할 필요는 없다.
과제로서의 문제 대부분은 사실 조직 내에서 해결할 수 있고, 현장에 실마리가 있게 마련이다.
#2. 불안 불만의 문제는 열린 소통시스템에서 해결해야 한다.
리더와 구성원과의 오픈 커뮤니케이션(open communication) 상황은 리더로서 많은 정보를 얻을 수 있게 된다.
먼저 팀의 문제나 해결해야 할 과제를 팀 전원이 공유할 수 있게 되어 각 구성원의 부정적 전제의 분출이 가능해진다. 그 결과 구성원은 리더의 목표 달성을 위한 각오와 방법의 실마리와 함께 그 해결책의 방향과 방침을 구체화시킬 수 있는 기회가 된다.
또 구성원들과 거리를 좁히고 상호 신뢰의 이해계가 형성되는 첫걸음이 된다.
일반적으로 구성원들은 불만이나 불평은 자신보다는 타인의 잘못으로 기인되었다고 생각한다.
그래서 대부분 타인에게 책임으로 전가하려고 한다.
잘못된 것은 자신이 아니라 리더나 타 구성원, 그리고 조직이라고 생각한다.
그러나 이런 사실을 순순히 받아들이는 때부터 구성원은 혹시 “그 원인과 책임 역시 나에게도 일부 있지 않는가?”라는 생각을 하게 된다.
구성원의 불평과 불만의 부정적인 전제를 드러나게 하는 순간, 팀은 팀워크에 긍정적인 분위기가 조성되어
팀 빌딩을 위한 기초가 조성되었다고 보아도 좋다.
리더로서 팀워크와 팀 빌딩의 방법으로 한 번쯤 사용해 보길 권한다.
정기적인 면담 시스템의 이점(Merits)
1. 미팅이나 면담 일정에 대응하기 위해서 업무향상이나 과제 해결의 스피드 업이 된다
2. 솔직한 커뮤니케이션 자리로써 상호 신뢰가 향상된다
3. 문제의 초기단계에서 대응할 수 있어서 조기 대응과 해결이 용이하게 된다.
4. 대화의 기회 속에서 구성원의 커리어나 육성이 이루어진다
5. 팀 비전이나 목표 달성을 위한 다양한 아이디어나 제안들이 많아진다
#3. 솔직한 오픈 커뮤니케이션의 시스템을 정례화하라.
리더는 반드시 구성원과 와 정기적인 정례화된 커뮤니케이션의 자리를 만들어야 한다.
구성원의 불평과 불만이 부정적인 전제로 드러나게 되는 좋은 기회이다.
｢일, 주, 월 1회라는 방식｣이다.
1일 1회는 한 구성원과 와 대면이나 전화통화로 업무내용을 이야기하고 보고받는다.
1주 1회의 면담 미팅은 일주일간에 걸친 업무내용을 요약을 보고받고 업무상 문제점이나 개인적인 또는
심리적 상태를 살피면서 구성원의 상황을 점검한다.
이 과정을 통해서 팀이나 구성원과의 관계 형성에 큰 도움이 된다.
월 1회는 팀 구성원 전원이 모여서 월간 성과를 점검하고 문제의 대책이나 다음 달 방침을 전달한다.
이것이 구성원과의 소통과 팀워크나 리더로서 리더십을 키우는 기본적인 커뮤니케이션의 방법이다.
그러나 일반적으로 대부분의 리더들이 이런 정례적인 커뮤니케이션 자리를 지속하지 못하는 경우가 많다.
“이번 주는 너무 바빠서 어쩔 수 없이……”,
혹은 “긴급한 일이 생겨서……” 등의 이유로 미팅을 나중으로 미루는 경우가 많다.
그래서 초기에 막을 수 있는 업무상의 문제나 트러블을 방지하지 못하거나 구성원 개인적인 문제를 발견하지 못하는 일이 발생하게 된다. 그래서 구성원과의 관계 형성에도 거리가 생기게 된다.
정례적인 커뮤니케이션 자리는 유야무야 한 상태로 없어져서 구성원과 와 리더는 각자의 일만을 하는 조직으로 변화해 가는 것이다.
구성원은 일을 통한 성장과 안정을 원한다는 사실을 명심해야 한다.
이것을 연결하는 것이 리더로서 사람과의 관계 형성이고 신뢰감이다.
바로 커뮤니케이션은 그것을 연결하는 통로임을 명심해야 한다.
