계획은 항상 눈에 띄게 두어라
돌파구 노트
계획은 왜 세우는가? 이루고자 하는 목표를 달성하기 위해서 우리는 계획을 세운다. 해마다 신년이 되면 나태해진 정신을 가다듬고 한 해의 새로운 계획을 세운다.
금년의 계획은 마음에 드는가? 아직 작심삼일은 되지 않았는가? 계획 세우기는 초등학교 때부터 시작했지만 대부분은 여전히 계획과 실천이 분리된 삶을 살아가고 있다. 그렇다면 어떻게 하는 것이 계획을 잘 세우고 잘 실천하는 것일까? 아래의 방법을 참고하여 자신만의 방법을 발전시켜 나가길 바란다.
먼저 명확한 목표를 설정한다. 계획을 세우는 이유는 원하는 목표를 기한 내에 효과적으로 달성하기 위해서이다. 그런데, 목표를 명확히 정리하지 않은 상태에서 계획을 세우는 경우를 자주 본다. 명확한 목표 설정이 첫 단계임을 명심하자.
두 번째로 인생 목표와 시나리오를 정리한다. 목표를 설정할 때에는 업무 목표와는 별도로 인생 목표부터 세워보자. 인생 목표가 명확하다면 업무 목표를 달성하기 위한 업무 계획이 자신의 인생에 어떤 의미가 있는지를 생각해볼 수 있게 된다. 똑같은 일을 하더라도 조직뿐만 아니라 자기 자신에게도 큰 도움이 되는 효과를 볼 수 있다. 명확한 인생 목표를 설정했다면 인생 목표를 달성하기 위한 중장기 시나리오를 고민하고 정리해 보자. 어떤 방법 또는 과정으로 인생 목표를 달성할 수 있을 것인지 여러 가지 시나리오를 정리해보고 가능성을 체크해본다. 정답은 없다. 시나리오대로 흘러간다는 보장도 없다. 하지만, 시간이 지나고 보면 시나리오의 영향을 제법 받는다는 것을 확인할 수 있다.
세 번째로 도출한 시나리오들을 현실화시키기 위한 세부 목표들을 도출한다. 바로 태스크(task)들이 쉽게 도출될 수 있도록 세부 목표들은 구체적이고 명확하게 설정한다. 세부 목표들 중에서 회사에서의 업무 목표와 일치하는 목표가 많을수록 회사 생활의 만족도도 높을 것이다. 가능하면 튜닝하여 일치시킬 수 있는 목표는 일치시키자.
그림 1. 인생 목표와 시나리오, 그리고 세부 목표와 업무 목표네 번째로 전체 일정 및 연간 계획을 수립한다. 각 세부 목표 및 업무 목표를 달성하기 위한 전체 일정 계획을 수립한 후, 금년의 연간 계획을 구체적으로 수립한다. 세부 목표 및 업무 목표를 달성하기 위한 태스크들을 시간에 따라 배치한다. 이때 달성 가능한 일정인지 여러 번 확인한다.
다섯 번째로 마일스톤(milestone)을 추가한다. 연간 계획을 아무리 꼼꼼하게 세우더라도 확인 점검이 가능한 중요한 단계를 추가하지 않으면 계획과 실천이 분리되기 십상이다. 의미 있는 중간 결과물이 나오는 중요 단계를 마일스톤으로 정의한다. 즉, 언제까지 어떤 중간 결과물을 만들어낼 것인지를 정리한다.
그림 2. 연간 계획과 마일스톤여섯 번째로 주간 계획표를 적극 활용한다. 마일스톤까지 추가하여 전체 일정을 완성했다면 이제 실행에 옮길 일만 남았다. 계획대로 잘 따라가기 위해서는 주간 계획표를 활용하는 것을 추천한다. 다양한 플래너 및 계획표 양식을 벤치마킹하고 10년 이상을 튜닝하면서 사용했던 주간 계획표 양식을 공유하고자 한다.
그림 3. 주간 계획표 양식그림 3의 주간 계획표 양식이 보기에는 단순해 보이지만 사용해보면 매우 효과적이라는 것을 알 수 있을 것이다. 참고로, 주간 계획표 템플릿은 글의 맨 아래에 첨부하였으니 자유롭게 활용하기 바란다.
그림 4. 주간 계획표 양식의 활용 방법주간 계획표 양식을 활용하는 방법은 다음과 같다.
1) 그림 4의 1번 칸에 연간 계획에서 수립한 세부 목표 항목을 적는다. 세부목표는 수개월 이상 변하지 않으므로 양식에 반영하여 프린트한다.
2) 2번 칸은 해당 월을 적는다.
3) 3번 칸에는 해당 주의 날짜를 적는다.
4) 4번 칸에는 해당 주간에 해야 할 "할 일 리스트"를 작성한다. 바로 전주 주간 계획표의 4번 할 일 리스트와 5번에서 지우지 못하고 남아 있는 할 일 목록을 금주의 "할 일 리스트"에 다시 적는다. 그리고, 금주에 새롭게 해야 할 "할 일 리스트"를 추가한다.
5) 5번 칸에는 목표 별로 해야 할 태스크와 미팅 일정을 작성한다. 또한, 4번의 "할 일 리스트"에 대해서 실행할 해당 날짜에 태스크로 작성한다.
6) 주간에 업무를 진행하면서 완료한 태스크는 줄을 그어 지운다. 취소한 태스크에 대해서는 X 표시로 지운다. 특히, 주간 계획표는 항상 책상 위에 올려두고 수시로 확인하고 업데이트하는 것이 중요하다.
아래 사진은 실제로 템플릿을 사용한 주간 계획표를 예시로 보여준다. 미국에 있을 때여서 양식을 영문으로 작성하였으나 구성 내용은 동일하다.
그림 5. 주간계획표 활용의 실례 태스크 중심 일정 관리 vs 이벤트 중심 일정 관리
그림 5와 같이 아날로그 버전으로 일정 관리를 하는 것과 아웃룩, 구글 캘린더와 같은 디지털 버전으로 관리하는 것 모두 무방하나 장단점이 있다. 그림 3의 양식은 태스크 중심으로 관리하는 방식이고 아웃룩이나 구글 캘린더는 이벤트 중심으로 관리하는 방식이다. 참고로, 아직까지는 그림 3과 같은 태스크 중심으로 관리하는 디지털 버전의 일정 관리 툴은 찾지 못했다.
태스크 중심 일정 관리는 기한 내에서는 언제 일을 수행해도 무방한 업무가 대부분인 사람에게 적합하다. 즉, 주로 실무자나 프로젝트 단위 업무를 수행하는 리더들에게 잘 맞는 일정 관리 방식이다. 반면에 이벤트 중심 일정 관리는 정해진 시간에 반드시 해당 업무를 해야 하는 일이 많은 사람에게 적합하다. 즉, 주로 미팅이나 보고회, 행사 참석 일정 등이 대부분인 관리자나 임원에게 잘 맞는 일정 관리 방식이다.
신입사원이나 연구원, 중소형 규모의 프로젝트 리더나 중간관리자들에게는 그림 3과 같은 태스크 중심 일정 관리 방식을 추천한다. 단, 태스크 중심의 일정관리를 하다 보면 마일스톤을 놓치는 경우가 종종 발생하기 때문에, 항상 마일스톤을 기준으로 역으로 따져서 일정에 대한 리스크를 관리해야 한다. 즉, 태스크별 기한을 설정하고 지키는 일정 관리가 필요하다.
큰 조직을 맡은 관리자나 임원, 비서 및 기타 시간 관리가 중요한 업무를 수행하는 사람들에게는 아웃룩이나 구글 캘린더와 같은 이벤트 중심 일정 관리 방식을 추천한다. 단, 캘린더의 알림에 따라 업무를 수행하기 때문에 수동적인 생활을 하게 된다. 수동적으로 업무를 하다 보면 점차 비평가 모드로 진입하기 십상이다. 이벤트 중심의 일정 관리를 하더라도 틈틈이 여유 시간을 확보하여 목표를 달성하기 위하여 능동적으로 무슨 구상이나 일을 추가로 해야 하는지 항상 고민하고 계획을 세워 실행하려고 노력해야 한다.
계획은 수시로 확인하고 자주 업데이트하라
많은 사람들이 계획을 세우고 난 이후에는 계획을 지키는 것 자체를 목표로 착각하는 경우가 많다. 계획 자체가 완벽하다면 말이 되겠지만 세상에 완벽한 계획은 없다. 환경이나 상황의 변화에 따라 계획도 변경되어야 한다. 심지어 달성하고자 하는 목표가 변경될 경우에는 계획을 처음부터 다시 수립해야 한다. 따라서 계획은 수시로 확인하고 가장 효과적인 방향으로 자주 업데이트하는 것이 중요하다.
나의 변화 속도는 얼마인가?
세계적인 미래학자 앨빈 토플러 박사는 <부의 미래>에서 조직의 변화 속도를 자동차에 비유하여 설명한다. 가장 빠른 자동차인 기업은 시속 100마일, 두 번째인 시민 단체는 시속 90마일, 가족은 시속 60마일, 노동조합은 시속 30마일, 정부 관료 조직은 시속 25마일, 학교는 시속 10마일, 국제기구는 시속 5마일, 정치 조직은 시속 3마일, 그리고 맨 꼴찌인 법은 시속 1마일의 속도를 갖는다.
그림 6. 앨빈 토플러 박사의 <부의 미래>에서 말하는 조직별 변화 속도 (단위: 시속 마일)그렇다면 나의 변화 속도는 얼마인가? 최소한 내가 속한 조직의 속도보다는 빨라야 하지 않겠는가? 기업에서 근무하고 있다면 세상에서 가장 속도가 빠른 자동차에 탑승하고 있는 셈이다. 가장 빠른 속도에 본인 인생의 속도를 맞추어 가고자 한다면 명확한 인생 목표를 세우고 계획에 따라 움직이는 노력이 매우 중요하다. 계획을 제대로 세우고 실천하지 않는다면 자신의 변화 속도는 매우 느려질 것이다. 나의 자동차 속도를 높이고 싶다면 계획은 항상 눈에 띄는 곳에 두고 실천하도록 노력하자.
* 첨부: 주간 계획표 템플릿 한글 파일 및 워드 파일
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