226. 회의문화 좀 바꿉시다

내가 속한 조직은 회의를 많이 하는 편이다. 대부분의 공공기관이 회의를 자주 할 것이다. 회의 자체가 나쁜 것은 아니다. 중요한 것은 회의의 질이다. 회의에는 목적이 있어야 하고 결과가 있어야 한다. 하지만, 이들의 회의는 명확한 목표가 없다. 우리나라 회의문화 풍토가 대부분 그럴 것이다. 회의의 목적이 마치 윗사람들이 자신이 이야기할 장을 만든 것 같은 느낌이다.

잦은 회의는 업무의 효율성을 저하시킨다고 한다. 여러 가지 안건으로 결론도 없이 피로도만 증가하고 눈치보기와 책임감 떠넘기기의 장이 되기도 한다. 이렇다 보니 회의란 그저 시간 때우기 또는 질책하기 등으로 나뉘게 되고 성과를 향상해야 하는데 가장 중요한 '어떻게?'가 빠진 모양새다.

성과회의 때 각 부서에서 성과를 향상할 대책을 발표했다. 그런데 대책이 가관이다. '00을 잘하겠다' '열심히 하겠다' '성과를 올리겠다' '실수를 줄이겠다' 모든 부서의 내용이 대부분 동일하다. 가장 중요한 '무엇을 어떻게 얼마나' 등의 구체적인 내용이 빠져있다. 예를 들어 홍보 성과를 올려야 한다고 하면 가장 먼저 홍보 성과에 필요한 것이 무엇인지가 나와야 하고 그다음 통계나 수치가 나와야 한다. 그 후 그 수치를 올리기 위한 구체적인 전략이 필요하다. 그런데 대부분 회의에 이런 것이 빠져있다.

이것은 회의가 아니다. 문제 발생했을 때 대책회의도 마찬가지다. 대책을 말하라고 하면 모두 꿀 먹은 벙어리가 된다. 결국 결론은 가장 높은 직위의 사람이 내기 때문이다. 자율적으로 말할 수 있는 분위기를 조성해야 하는데 여전히 우리나라 문화는 위계질서가 뚜렷하다. 그러니 다들 입 닫고 '좋은 생각이십니다'라고 말하는 것이 상책이라 생각하는 것이다.

회의문화가 바뀌어야 한다. 누구나 머릿속에 가진 의견을 쉽게 꺼낼 수 있도록 해야 하고 그 의견이 터무니없더라도 경청해야 한다. 또 사전에 명확한 안건과 목표가 제시되어 그 목표에 대한 결론을 도출해야 하고 제한 시간을 설정해서 효율성도 높여야 한다. 그리고 바쁜 사람을 모두 모우는 회의는 지양하고 그때그때 필요한 부서만 회의를 할 수 있게 바뀌어야 한다.

조직의 발전을 위해서는 구성원 모두가 의견을 말할 수 있는 분위기 조성과 효율적인 회의문화를 만들어야 한다.