익숙하지만 파워풀한 - 플로우
협업툴을 선택하는 것보다 어려운 일은 회사에 적용하는 일
페이스북, 인스타그램, 밴드 등 우리는 하루에도 몇번씩 SNS서비스를 사용합니다. 그곳에서 나와 내 주변의 최신 소식을 확인하고 업데이트 소식을 공유하기도 하죠. 덕분에 최신 소식을 포스팅하는 버티컬 타임라인뷰의 형태는 이미 우리에게 익숙함을 너머 중독된 UX로 자리잡았습니다. 오늘 소개해드릴 플로우 역시 우리에게 가장 친숙한 버티컬 타임라인뷰 UX를 기반으로 프로젝트를 관리하는 협업툴 입니다.
악마는 언제나 디테일에
세상은 넓고 협업툴은 많습니다. 그리고 갈수록 정말 다양한 기능들을 가진 협업툴이 쏟아지고 있죠. 협업툴의 춘추전국 시대라 할만합니다. 그래서 이 좋은 협업툴 중 어떤 협업툴을 선택해야 하느냐는 고민을 하곤 하죠. 그러나 악마는 언제나 디테일에 있기 마련입니다. 협업툴을 선택하는 것보다 더 어려운 일은 선택한 협업툴을 팀에 제대로 안착시키는 일이니까요.
회사에 있어서 협업툴은 사실 꼭 필요하다기보다는 있으면 좋은 툴 입니다. 본질은 협업툴을 이용해 회사의 일들이 제대로 잘 돌아가게 만드는 것이죠. 그래서 현재의 프로세스가 비효율적이라 하더라도 몇 년간 그 시스템에 이미 익숙해진 사람이라면 새로운 시스템과 툴을 적용하는 게 더 비효율적이라 느낄 수밖에 없습니다. 그뿐만 아니라 새로운 것을 학습해야 하는 스트레스까지 생기게 되죠. 아무리 툴이 좋다 하더라도 실무자에게는 여간 귀찮은 일이 될 수밖에 없죠.
그래서 아무리 좋은 툴도 많은 회사에서 내부의 조용한 반발로 인해 안착에 실패하고 맙니다. 여기서 말하는 조용한 반발이란 은근히 그 툴을 쓰지 않는 것을 말합니다. 사용성이 점점 떨어질수록 내부에서는 비싼 돈을 주면서 툴을 사용하는 것이 과연 맞는 것인가 하는 고민이 들게 만들죠. 결국 몇 개월도 가지 못해 협업툴 적용을 포기하곤 하게 됩니다. 아무리 좋은 툴이 있더라도 기존 우리의 습관을 바꾸는 게 힘들다는 교훈만 남긴 채 말이죠.
어쩌면 그것이 슬랙이나 잔디와 같은 채팅 형 협업툴이 흥한 이유기도 합니다. 우리는 아주 오래전부터 문자 메시지를 주고받으며 채팅하는 것에 익숙해져 있어 채팅 서비스를 사용하는 거부감이 적기 때문입니다. 이미 익숙한 서비스라면 자연스레 그 저항감도 줄어들게 됩니다. 그래서 사실 플로우의 버티컬 타임라인 뷰는 우리에게 이미 익숙한 SNS 화면과 동일하기 때문에 어려운 지식과 학습이 없이도 팀 내에서 자연스럽게 사용이 가능하다는 장점이 있습니다.
프로젝트 기반의 그룹
그럼 본격적으로 플로우에 대해 알아볼까요? 플로우의 기본 단위는 프로젝트입니다. 새로운 프로젝트를 생성하면 하나의 프로젝트 그룹방이 생성됩니다. 대부분 우리는 크고 작은 프로젝트를 중심으로 산출물들을 만들어가기에 이 프로젝트 그룹은 매우 익숙한 모습입니다. 하나의 프로젝트 그룹을 만들고, 그 안에 프로젝트 관련 업데이트를 마치 SNS에 포스팅하듯이 공유하기만 하면 되는 것이죠.
버티컬 타임라인 뷰는 채팅 형 방식의 협업툴과는 다른 장점이 있습니다. 바로 너무 산만해지지 않는다는 점입니다. 채팅처럼 생각나는 대로 가볍게 메시지를 주고받기보다는 적당히 중요한 업데이트만 포스팅하게 되는 것이죠. 그리고 각각의 포스팅에 댓글을 달아 서로 간의 피드백을 원활하게 주고받을 수 있습니다. 기존 Slack 사용 7가지 팁 이란 글에서 하나의 메시지를 마치 이메일처럼 사용하고 스레드를 사용하면 좋다고 말씀드렸었는데요. 사실 플로우는 그런 규칙을 정하지 않더라도 자연스럽게 이메일과 스레드와 같은 방식으로 커뮤니케이션이 이뤄지게 됩니다.
물론 포스팅 방식의 단점도 있습니다. 예를 들어 프로젝트에 필요한 개별 업무의 경우 업무들만 따로 모아서 보거나 간트차트 또는 캘린더 뷰와 같은 큰 그림을 봐야 하기 때문이죠. 그래서 플로우는 단순한 타임라인 기능을 넘어 기존의 포스팅 된 글 중 업무들은 따로 모아 보여줄 수 있습니다. 이를 갠트차트 또는 캘린더 뷰 형태로도 볼 수 있죠. 필터를 사용하면 내 업무만 보거나 요청한 업무 또는 상태별 업무를 따로 확인할 수도 있고, 전체 프로젝트의 진행 상황도 한눈에 확인할 수 있습니다. (캘린더의 경우 조만간 구글 캘린더 연동도 지원한다고 합니다.)
물론 때에 따라서는 구성원 또는 팀과 빠르게 채팅이 필요한 경우도 있습니다. 다행히 플로우는 자체적으로 채팅 기능도 가지고 있어서 개인별 혹은 그룹별 채팅도 가능합니다. 채팅을 이용해 더욱 빠르게 커뮤니케이션하고 필요에 따라 미리 연동한 Zoom 계정을 통해 화상회의를 진행할 수도 있습니다.
프로젝트 관리를 넘어 목표 관리까지
한가지 희소식이 있는데요. 최근 플로우에서는 OKR 기능이 추가되었습니다. 아직은 Beta 서비스 기간이지만 조만간 정식 오픈 예정이라고 합니다. 실제로 사용해보면서 인상적이었던 점은 단순히 OKR을 세팅하는 것뿐만 아니라 해당 목표를 관련 프로젝트와 연결할 수 있고, 주간 리포트를 통해 매주 목표 달성을 위한 진행 상황을 보고할 수 있다는 점이었습니다. 목표를 적는 것과 그것을 실천하는 것은 또 다른 문제인데, 플로우의 목표관리 기능은 실천할 수 있는 프로세스와 기능을 함께 담고 있어 팀이 목표를 지속해서 관리하고 달성할 수 있도록 도와주는 역할을 해줍니다.
특히 주간리포트 기능이 매우 좋았는데요. 한 주간의 집중했던 업무들을 정리하고, 앞으로 4주간의 업무들을 세팅할 수 있으며, 진행 경과나 기타의견 등을 남길 수 있어 팀 구성원들이 한주 한주 목표 달성을 위한 어떤 업무 성과가 있었는지를 한눈에 확인할 수 있습니다. 정신없이 일하다 보면 일은 열심히 하지만 목표와 성과와는 멀어지는 경우가 자주 있는데요. 주간 리포트를 활용하면 목표 트랙을 유지하는 데 큰 도움이 될 것으로 생각됩니다.
겉으로 보기엔 버티컬 타임라인 뷰라는 간단하고 익숙한 UX에서 출발했지만, 업무관리, 채팅 그리고 목표관리까지 커버하며 발전해가는 플로우. 지금보다 앞으로의 변화가 더 기대되는 협업툴입니다.
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