오늘 목표한 할일을 반드시 끝내도록 돕는 3가지 방법
언제나 오늘의 할일은 오늘 하루의 시간보다 많다
여러분은 평소 얼마나 목표했던 일들을 마칠 수 있었나요? 목표했던 할일들을 모두 체크하고 나면, 하루를 알차게 보냈다는 뿌듯함을 느끼고, 보다 궁극적인 목표달성에 더 가까워지게 됩니다. 그러나 안타깝게도 이러한 만족감을 늘 경험하는 것은 아닙니다. 언제나 우리의 할일이 우리에게 주어진 시간보다 많기 때문입니다.
하루의 시간 <<< 해야할 일
그렇다면 우리의 시간은 왜 항상 모자른 걸까요? 내가 게을러서 였을까요? 우리는 이러한 문제를 쉽게 스스로의 의지력 문제로 탓하곤 합니다. 그래서 스스로가 더 의지력있는 사람이 되기위해 노력하지만 결국 다시 실패하곤 합니다. 왜 그럴까요? 혹시, 내가 게을러서가 아니라 우리의 열정이 너무 커서 늘 너무 많은 목표들을 세우고 있었던 것은 아닐까요? 혹은 우리 스스로의 에너지를 고려하지 않은 무리한 목표들을 잔뜩 세워놓은 것은 아니였을까요? 그래서 지난 글에서 강조했던 것처럼 우리는 우리 스스로의 한계를 먼저 인정하고, 이를 바탕으로 적절한 전략을 세우는 것이 중요합니다.
현실을 깨닫는 가장 손쉬운 방법 = 캘린더에 일정을 올려놓기
우리의 계획이 얼마나 비현실적인지를 깨닫는 가장 쉬운 방법 있습니다. 바로 오늘 하기로 한 일들을 나의 캘린더에 올려놓는 것입니다. 이렇게 올려놓기만 해도, 내가 정한 일정이 현실적이였는지 아닌지를 깨닫도록 도와줍니다. 대부분 많은 사람들은 처음 열정에 가득차 오늘의 목표를 무리하게 설정합니다. 그리고 앞서 말한 것처럼 실패와 스스로의 의지력 탓을 반복하게 됩니다. 할일을 마치지 못하는 것에 내성이 생기다보면, 일을 미루거나 완료하지 못하는것이 습관처럼 되고 맙니다. 그래서 이를 해결하는 몇 가지 할일관리 노하우를 공유드리고자 합니다.
1. 우선순위 원칙을 정하세요.
업무를 우선순위에 맞게 처리하는 것은 정말 중요합니다. 실제로 나에게 중요한 업무 우선순위가 있음에도 불구하고, 우리는 머릿속에 떠오르는 급한 업무들을 먼저 처리하곤 합니다. 인사평가에는 시간적 오류(Recency errors)라는 것이 있는데, 쉽게 기억할 수 있는 최근의 실적이나 능력중심으로 인사평가하는데서 생기는 오류를 말합니다. 이러한 오류는 업무의 우선순위를 평가할 때도 비슷하게 작용됩니다. 즉, 최근에 요청된 업무나, 방금 생각난 일들을 먼저 처리하게 되는 것입니다. 그래서 저는 다음과 같은 기준으로 저만의 우선순위를 정해두고 있습니다.
[!!!] 우선순위 매우높음 - 나의 연 또는 분기 목표와 일치하는 다소 힘든 일
[!!] 우선순위 높음 - 나의 연 또는 분기 목표와 일치하는 다소 쉬운 일
[!] 우선순위 중간 - 목표와 연관성은 없지만 급하고 중요한 일
우선순위 낮음 - 기타 할일
이렇게 나만의 기준을 정해두면, 어떤 업무라도 단 몇 초만에 우선순위를 지정할 수 있게 됩니다. 덤으로 그 때마다 나의 목표를 다시 상기시켜 줍니다.
2. 우선순위 별로 업무를 처리하세요.
우선순위는 일의 중요성을 정하는 것과 동시에, 일을 언제 할 것인가를 정하는 것이기도 합니다. 하루 중 에너지가 가장 높을 때가 언제인가요? 바로 오전 시간입니다. 즉, 우선순위가 높을 수록 오전시간에 업무를 처리하는 것 입니다. 그래야 그 일을 끝마칠 확률은 더더욱 높아지게 됩니다.
저는 매일 저녁 내일을 시뮬레이션하면서 [매우높은 우선순위 항목] 의 리스트 중 내일 오전에 처리할 최대 3가지 할일을 선택합니다. 그리고 어떻게 그 개구리를 먹어치울까를 고민하면서 하루를 마무리 합니다. 그리고 더 중요한 것은 내일이 되면 망설임 없이 개구리를 먹어치우는 것 입니다.
3. 나의 하루를 프로그래밍 하세요.
매일 아침이 되면, 저는 캘린더를 켜고 할일들을 캘린더에 배치합니다. 캘린더에는 이미 반복 루틴 업무들과 미리 정해진 미팅들이 지정되어 있습니다. 그 사이사이 틈새에 우선순위가 높은 업무 순으로 캘린더를 채워 갑니다. 오전에는 가장 높은 우선순위의 업무를 최대 3가지를 채워넣습니다. 오후에는 리스트를 쭉 살피면서, 오늘 하면 좋을 업무들을 적절히 배치 합니다. 오후로 갈 수록 점점 에너지가 떨어진다는 사실을 잊지마세요. 할일과 할일 사이에 적절한 틈을 만들어 휴식시간도 주어야 합니다. 성공적인 하루를 만들기 위해 하루를 미리 프로그래밍 하는 것 처럼 말이죠.
때로는 중간중간 나만의 보상체계를 만드세요. 저는 요즘 Netflix 에서 Breaking Bad 에 푹빠져 있는데요. 업무 종료 후 혹은 쉬는 시간에 영화를 보는 시간을 넣어두어, 동기부여 장치로 활용하곤 합니다.
이러한 작업을 통해 하루가 내가 생각한 것 만큼이나 길지 않다는 것을 금방 깨닫게 됩니다. 그리고 그동안의 내 목표들이 얼마나 비현실적이였는지도 알게 도와줍니다. 처음부터 너무 많은 개구리를 먹어치우려고 하지마세요, 처음에는 한 개 또는 두 개의 개구리만 해치우세요. 한시간이면 끝날 것 같은 일들이 생각보다 오래걸리는 경우가 더 많기 때문입니다. 우리는 이러한 작업들을 반복하면서, 업무 처리에 대한 현실적인 감각을 익히게 됩니다.
TickTick 을 활용하면 이 작업이 보다 손쉬워 집니다.
기존 "여러분은 어떤 할일관리 도구를 사용하시나요?" 를 통해 TickTick 이라는 할일관리 앱을 소개드린 적이 있습니다. 저는 할일들을 캘린더에 배치하는 작업을 위해 TickTick 을 사용합니다. TickTick은 자체적으로 외부 캘린더를 불러와 보여주는 기능을 가지고 있는데요. 캘린더 화면의 우측 상단 더보기 메뉴에서 [Arrange Tasks] 라는 옵션을 클릭하면 일정이 정해지지 않은 할일 리스트가 우측 사이드 메뉴로 나타납니다. 이젠 캘린더에 나의 할일들을 드래그 앤 드롭을 통해 적절히 배치하기만 하면 됩니다. 잊지마세요. 우선순위가 높을 수록 오전에 처리되어야 한다는 것. 그리고 에너지 레벨에 따라 적절하게 배치하셔야 합니다. 한번에 성공하는 것은 아니니, 여러번 시도를 통해 나의 현실감각을 높힐 수 있습니다.
물론 TickTick 외의 다른 애플리케이션도 비슷한 기능들을 지원합니다. Things 의 경우 Task 를 캘린더 앱에 드래그 앤 드롭을 통해 바로 캘린더 일정으로 등록할 수 있습니다. 그밖에도 Any.do, Calendars 와 같은 앱에서 캘린더와 할일 연동을 지원합니다. 중요한 것은 어떤 앱을 쓰느냐가 아닌 어떻게 활용하느냐 이란 것을 항상 잊지 말아야 합니다.
간단하지만 강력한 3가지 작업(우선순위 원칙, 우선순위로 처리, 하루를 프로그래밍)을 통해, 더 알찬 하루를 만들어보세요. 할일에 대한 막연한 스트레스는 줄어들고, 보다 현실적인 목표를 달성하는데 크게 도움이되리라 확신합니다.
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