조직이 바뀌는 구성원을 위한 온보딩
신규 채용이나 다른 조직에서의 인사이동으로 조직 내 구성원의 변동은 늘 발생한다. 신규 채용의 경우 회사와 조직, 사업이나 서비스에 대한 이해를 처음부터 해야 하기 때문에 보통 신규 이동에 대한 온보딩 프로세스가 잘 갖춰져 있는 반면에 기존 구성원의 이동은 일부 면담 외에는 조직 내에서 자체적으로 소화하는 부분만 존재하기 때문에 조직마다 프로세스나 전달하는 내용이 상이한 것이 사실이다.
사실상 공통적인 가이드라인과 기준이 마련되어 있는 조직을 아직까지 나는 경험해보지 못했다. 하지만 기존 구성원의 이동도 새로운 조직과 사업, 서비스에 맞춰 잘 적응할 수 있도록 최소한의 온보딩이 필요하다는 생각이다.
일을 하는 과정에서 지나가는 시간과 비례해서 실무적인 업무 적응은 올라가겠지만, 기존 구성원 대비 조직의 역할과 목표, 추구하는 가치에 대한 이해, 지금까지의 히스토리 등 조직에 대한 이해와 정보의 접근성 측면에서는 뒤처질 수밖에 없기 때문에 빠른 랜딩을 위한 관심과 지원은 조금 다른 준비의 영역이다.
또 인사이동의 경우 조직의 목적과 상황에 따라서 또는 개인의 요청과 상황에 따라서 이루어지는데, 이러한 인사이동이 구성원의 입장에서는 큰 부담일 수밖에 없기 때문에 오히려 신규 입사자보다 더 많은 관심과 배려가 중요하다고 본다.
구성원의 온보딩을 위해 고민하고 실행했던 몇 가지 방법을 기술해 본다. 사실 기존 구성원도 신규 인원도 모두에게 적용 가능한 방법이기도 하다.
1. 조직의 역할과 구성, 목표를 공유하기
회사의 규모가 클수록 회사 내 각 조직이 하고 있는 역할과 사업을 이해하기는 어렵다. 어떠한 배경과 목적으로 조직이 만들어졌는지, 조직 구성은 왜 이렇게 되었는지 전반적인 조직의 히스토리를 공유하는 것만으로 조직에 대한 이해는 높아진다.
또 조직이 수립한 목표와 근거, 회사에서 조직에 추가적으로 기대하는 역할 등 전반적인 정보의 공유를 통해 소속에 대한 명확한 인식과 소속으로서의 사명에 대한 얼라인을 맞추는 스타트를 끊을 수 있기 때문에 조직의 역할과 구성, 목표를 첫 합류와 함께 진행할 필요가 있다.
2. 목표 달성을 위해 실제 시도하고 있는 일의 사례를 공유하기
목표를 수립하는 것과 실행하는 것에 대한 괴리는 늘 구성원에게 존재한다. 왜 이 일을 해야 하는지에 대한 이해와 공감이 부재한 상황에서 일을 추진하는 경우 실망과 상실로 일에 대한 동기가 꺾일 수 있기 때문이다.
실제 우리가 목표 달성을 위해 시도했던 프로젝트를 소개하며 배경과 시도, 성과를 공유함으로써 조직의 일 하는 방식에 대한 이해를 높일 수 있고, 앞으로의 일에 대한 기대를 줄 수 있다.
3. 구성원에 기대하는 역할과 조직에 기대하는 부분을 맞추기
채용이 필요했던 사유에 대해서 그리고 인사이동이라는 절차를 통해서 진행되었는지에 대한 전반적인 맥락을 공유해야 한다. 조직 기대했던 요건이 맞지 않은 것에 대해서 구성원의 걱정이나 우려가 있을 수 있기 때문에 어떤 의사결정에 의해서 합류하게 되었는지 맥락을 공유함으로써 이러한 우려를 해소할 수 있다.
또 포지션에 기대하는 역할과 지금 필요한 업무에 대한 이해를 상호 맞춰야 한다. 인사이동의 경우 빠르게 실무를 수행함으로써 업무 속도를 높이는데 목적을 가지는 경우가 많기 때문에 그만큼 일의 수행이 우선되어야 한다.
반대로 구성원이 조직 기대하는 것도 확인되어야 한다. 구성원의 기대의 충족은 조직과 리더의 역할에 포함되어 있다.
4. 이후 지속적으로 적응하고 있는지 물어보고 지원하기
인사이동이기 때문에 잘 적응할 것이라고 단정 지을 수는 없다. 1주, 2주, 4주, 한 달 등 잘 적응하고 있는지 적응에 어려움은 없는지 꾸준히 살펴봐야 한다. 반드시 1:1 미팅이 아니더라도 업무 중간의 사담 같은 형태로 관심과 지원을 통해 성과를 낼 수 있는 환경을 지원해야 한다.
지속적으로 물어보고 적응하는지 체크하는 것도 기록하는 것이 필요하지만, 특히 1, 2번에 대해서는 구두로 전달하는 것 외에 다시 찾아보고 생각해 볼 수 있도록 문서화가 필요하다. 조직의 역할과 구성, 올해의 목표 등 전반적인 내용을 늘 확인할 수 있도록 스프레드시트, 컨플루언스, 노션 등 조직 내 활용하고 있는 문서에 기록하고 업데이트해야 한다.
비단 신규 구성원이 아니더라도 조직 내 구성원과 늘 동기화되기 위한 공통적인 영역은 문서로서 관리되어야 공유하는 데 있어 '오류'를 최소화할 수 있다.
