10분짜리 일이 100개야
우선순위, 협상 가능의 영역
"너의 상사가 누구야? 영업사원이 너의 상사야?"
이것은 나를 평가하는 상사의 업무를 먼저 했어야 했는데 영업사원의 급한 부탁을 뿌리치지 못하고 대응하다가 정작 중요한 팀장님의 업무를 기한 내에 하지 못해 결국 업무 우선순위 정신교육을 받는 장면이다.
신입사원 시절이 지나고 대리 승진 이후에도 업무 우선순위를 정하는 것은 알듯 말듯한 모호한 수수께끼와 같았다. 회사 워크숍에서 우선순위에 관한 교육을 받은 적이 있다. '전화벨이 울린다, 아기가 운다, 초인종이 울린다' 등 10 가지가 넘는 상황에 대해 해결해야 할 우선순위대로 나열하는 것이 과제였다. 업무는 중요도와 긴급성의 정도에 따라 네 가지로 분류할 수 있으며 각 영역의 우선순위에 따라 일하면 된다. 잘 나누고 따르기만 하면 된다니 이 얼마나 명쾌한가.
하지만 업무 실전에서는 변수가 있음을 깨달았다. 출근을 하면 일주일치 업무를 확인한 후 일별 단위로 스케줄을 배분하여 깔끔하게 일을 시작한다. 계획대로만 된다면 야근도 안 하고 업무 지연도 없겠지만 문제는 새로운 일이 끊임없이 생긴다는 사실이었다. 완벽한 계획을 파고드는 그토록 중요하고 긴급한 일들. 빠르게 우선순위를 재배치하고 업무에 집중해야 하는데 그 부분이 어려웠다. 이런 나에게 우선순위 길라잡이가 될 두 가지 힌트가 되는 일이 생겼다.
입사 동기 중에 일을 잘해서 조기 진급도 하고 모두의 인정을 받는 친구가 있다. 협업할 일이 종종 있었는데 그때마다 나는 항상 급하게 업무 요청을 하지만 그 친구는 여유가 넘치게 대답했다.
"지금 내가 10분짜리 일이 100개가 있어서 당장은 어려울 것 같아"
과장된 농담이긴 했지만 뼈가 있는 말이었다. 업무를 부탁하는 사람은 자신의 입장에서 생각했을 때 10분짜리 일이라며 빠르게 처리해 줄 것을 요청하지만 상대방은 그런 일이 100개가 있을 수 있다. 10분짜리도 100개가 되면 약 17시간의 고된 업무가 되어 버리기에 이를 당장 처리할 수 없음을 완곡하게 설명하고 가능한 마감 기한을 협의하여야 한다.
'그럼 나는 왜 바로 거절을 하지 못했을까?'
나는 나의 업무 상황보다 지금 업무를 해줄 수 없다는 대답을 했을 때 혹여나 상대방이 나를 10분짜리 일도 빠르게 처리 못한다고 생각하지 않을까 걱정했던 것이다. 그런 게 쌓여 결국 우왕좌왕 쫓기며 일하는 모습을 반복했다.
우선순위는 말 그대로 순서를 정하는 것으로 모든 것을 지금 동시에 할 수 없음을 인정하는 것에서 시작한다. 당장 업무를 대응 못한다고 해서 나쁜 동료가 되는 것은 아니기에 이상한 죄책감이나 자괴감으로 업무를 뒤죽박죽 만들 필요가 없다. 동기 덕분에 한결 가벼운 마음으로 동료들과 업무 우선순위인 일을 조율하는 능력을 기르게 되었다.
그리고 다른 에피소드는 여전히 책임감 강한 팀장님과의 일화이다. 팀장님께서 중요한 업무를 지시하시는 중이었는데 아무리 생각해도 현재의 업무 상황에서는 감당할 수 없는 양과 기한을 가지고 있었다. 팀장님에 대한 존경심과 동시에 두려움이 있었기 때문에 솔직하게 얘기하기가 망설여졌다. 하지만 일을 다 못 해냈을 때 후폭풍이 더 클 것을 예감하고 고백을 하였다.
"팀장님 제가 현재 이런 업무들이 있어서, 지시하신 것과 동시 하기가 어려울 것 같습니다."
능력을 보여줘야 한다는 부담감 때문에 업무를 못한다는 이야기를 잘하지 못하는 편이었다. 이 말로 인해 팀장님이 나를 어떻게 보실까 걱정이 됐지만 그때는 생존본능이 나의 오랜 습성을 이긴 것 같다.
"그러네 일이 많네. 내가 일을 조정해 줄게"
혼날 것을 예상했는데, 나를 이해한다는 충격적인 답변을 들었다. 그날 이후로 깨달은 건 생각보다 팀장님이 나의 업무 현황을 세세하게까지는 모르신다는 사실과 인간의 한계를 팀장님도 아신다는 점이었다. 나는 최선의 노력을 다해서 주어진 업무를 해내려고 하겠지만 한계가 있을 때는 팀장님께 도움을 요청해야 한다는 것을 깨달았다.
결론적으로 나의 우선순위는 내가 정하고 감당하는 것이지만 그 과정에서 다른 사람들과 조율뿐만 아니라 도움도 받을 수 있다는 것을 기억해야 한다.
