구성원의 이해도를 높이는 문서 작성법
6 page Narratives | 문서 작성법 | 업무 노하우
최근에 회사에서 대규모 테스크 포스(task force, TF)를 진행하고 있습니다.
TF의 규모가 커지면서, 구성원 모두가 동일한 정도로 이해도를 맞춰가며 커뮤니케이션하는 것에 어려움을 느끼고 있습니다.
오늘은 저와 같은 어려움을 겪는 분들을 위해서 구성원의 이해도를 높이는 문서 작성법에 대해 소개하겠습니다.
6 page Narratives
제가 소개하고자 하는 문서 작성법은 아마존에서 사용되고 있는 6 page Narratives라고 하는 작성법입니다.
이미 이 문서 작성법에 대해 들어본 분들도 많으실 텐데요.
간단히 설명하면 6페이지 내의 서술 형태의 문서입니다.
저는 과거에 업무를 하며 PT 발표가 많았기 때문에, 문서 작성 시 모든 내용을 넣지 말고 요약하거나 키워드만 잡아서 간결하게 쓰라고 배웠습니다.
그런데 이런 PT 식(?) 문서 작성법은 읽는 사람에게 충분한 정보를 제공하지 못한다는 단점이 있습니다.
반면, 6 page Narratives는 PT 문서 작성법과 다르게 서술 형태로 충분한 정보를 제공한다는 점에서 차이가 있습니다.
6 page Narratives 작성하기
- 내러티브 하게 작성하기
'내러티브'란 사실이나 현상 등에 대하여 줄거리 형태로 글을 쓰거나 말을 하는 것을 의미합니다.
앞서 이야기한 것처럼 요약이나 키워드 형태로 쓰는 글은 간결하고 포인트를 강조하기에 좋지만, 배경이나 인과 관계를 이해하기에는 적합하지 않습니다.
때문에 배경과 인과관계를 글을 읽는 사람이나 이야기를 듣는 사람이 충분히 이해할 수 있도록 내러티브 하게 글을 작성하는 것이 가장 중요합니다.
- 필수로 포함할 항목 기억하기
문제는 단순히 '내러티브'하게만 작성한다고 구성원의 이해도가 높아지는 것은 아닙니다.
아래의 항목을 포함하여 '내러티브'하게 작성하는 것이 핵심입니다.
· 현재 상황 또는 과거 상황은 이랬는데…
· 이런 상황 때문에 이런 일이 생겨서…
· 이런 일을 해결하기 위해서 이것을 해야 하고…
· 그렇게 되면 앞으로는 이렇게 될 수 있습니다…
즉, 현재 상황과 그로 인한 문제점과 문제점에 대한 해결 방법, 문제를 해결했을 때 얻을 수 있는 임팩트를 이야기해야 합니다.
- 6 page Narratives 공유하기
6 page Narratives를 모두 작성하였다면 회의 전에 구성원 모두에게 공유하여야 합니다.
그리고 구성원들은 이 문서를 회의 전에 모두 읽고 참석하거나, 회의 시작 후 이 문서를 읽을 시간을 준 뒤에 회의를 시작해야 합니다.
6 page Narratives의 장점
- 이야기보다 글을 읽는 속도가 더 빠르기 때문에, 같은 시간 내에 더 많은 정보를 전달할 수 있습니다.
- 언변이 뛰어나지 않더라도 잘 정리된 '내러티브'를 통해서 더 설득력 있게 의견을 전달할 수 있습니다.
- 요약이나 포인트 강조 형태의 문서에 비하여 훨씬 이해하기 쉽고 기억에 남습니다.
- 6 page Narratives를 구성원 모두가 함께 읽고 시작함으로써 구성원 모두가 회의 내용에 대한 충분한 이해도를 가지고 회의를 진행할 수 있습니다.
- 6 page Narratives는 PPT와 달리 인과관계를 서술하기에 유리하기 때문에, 이해 관계자를 설득하기에 유리합니다.
오늘은 구성원의 이해도를 높일 수 있는 문서 작성법 중 하나인 6 page Narratives에 대해 설명했습니다.
6 page Narratives은 장점이 정말 많은 문서 작성법이지만, 구성원 모두가 해당 문서를 잘 읽지 않으면 효과를 발휘하기 어렵다는 치명적인 단점이 있습니다.
하지만 많은 고민과 오랜 시간을 들여서 설득력 있는 6 page Narratives를 계속해서 제시하면 구성원들을 설득하실 수 있으실 것입니다.
