타부서 업무 협조가 필요하다면?

다양한 업무 상황에서 우리는 타 부서의 업무 협조를 요청해야 하는 경우가 빈번하게 많다.

그러나 타 부서로부터의 업무 협조를 이끌어 내는 것은 생각보다 쉬운 일이 아니다. 서로의 업무 영역과 입장이 다르기 때문에 협조를 요청하는 사람은 자신이 원하는 업무 협조를 얻어내지 못하거나 의도하는 방향과는 다른 업무 결과물을 받게되는 경우도 많다.

그렇다면 어떻게 타 부서로부터 원활한 업무 협조를 받을 수 있을까?

첫 번째는 관계관리이다.

관계관리는 첫 번째이자 무엇보다 가장 중요한 요소라고 강조하고 싶다. 타 부서 담당자의 입장에서 보면 업무 협조 요청을 받는다는 것이 자신의 업무 이외에 업무를 떠안게 되는 부담스러운 상황이라고 생각될 수 있다. 특히 아무런 교류나 친분도 없으면서 업무 협조부터 떡하니 던진다면 환영받기 어려울 것이다.

그럼에도 불구하고 서로가 사전에 좋은 관계를 유지하고 있다면, 업무 협조를 요청받는 입장에서도 협조를 요청하는 사람의 입장을 조금이나마 더 이해해 줄 것이고, 가급적 업무 협조에 성실히 임하려고 할 것이다. 그렇기에 사전에 협조를 받아야 할 부서의 구성원들과 좋은 관계를 유지하는 것은 매우 중요하다고 할 수 있다.

좋은 관계관리를 한다고 해서 술자리나 식사를 한다거나 하는 거창한 이벤트를 열 필요는 없다. 기회를 만들어서 가벼운 티 타임을 하거나 평상시에 마주칠 때 먼저 인사를 건네고, 가벼운 농담 정도를 던지는 것만으로도 업무 협조를 이끌어 내기 위한 긍정적인 관계 형성은 가능할 것이다.

두 번째 '상대방에게 고민거리를 주지말라!'

앞서 언급했듯이 누군가가 자신에게 업무 협조를 요구하는 것은 또 다른 과제를 떠안게 되는 것과 같기 때문에 협조 요청이 반갑거나 즐거운 일은 아니다. 그래서 협조 요청을 받은 사람은 자신에게 주어진 과제를 가급적 빠르고 간단하게 처리하길 바랄 것이다.

그렇기 때문에 업무 협조를 요청하는 사람은 1) 상대방이 협조 요청 내용을 빠르고 쉽게 이해할 수 있는 형태로 업무 협조서를 전달하고, 업무 협조에 대한 대응을 원활하게 하기 위해 2) 작성 양식이나 대응 방법을 가급적 간단하고 쉽게 제공해야 할 것이다. 협조 요청은 상대방이 자신의 업무를 수행하면서도 큰 무리 없이 대응할 수 있는 가장 효율적인 방법으로 제시될 수 있어야 한다.

’협조 요청을 했으니 알아서 결과물을 회신하라!‘

이런 식의 협조 요청은 협조 요청이 아니라 협박에 가까운 선언이다.

엄연히 업무 협조 요청은 요청하는 사람의 입장일 뿐, 협조 요청을 받은 사람에게는 ‘관심 없거나 귀찮은 과제’가 될 수 있기 때문에 업무 요청을 할 때에는 ‘목마른 사람이 우물을 파는 심정’으로 상대방이 큰 고민 없이 손쉽게 대응할 수 있는 최선의 방법을 마련해야 한다.

혼자서 모든 업무를 처리할 수는 없다. 언제든 누구 와든 협조를 요구하거나 요청받을 수 있다. 그렇기 때문에 서로가 원활하게 업무 협조를 받을 수 있는 방법을 찾는 것은 우리의 직장 생활을 보다 매끄럽게 만들어 주는 중요한 요소라고 할 수 있을 것이다.