일본 직장인이 알려주는 비즈니스 일본어 ⑥회의 진행
A부터 Z까지 살펴보는 회의 일본어
회의는 회사 생활에서 빼놓을 수 없는 중요한 부분이다. 이번 글에서는 내가 일본 직장에서 실제로 회의를 진행하며 자주 사용하는 표현들을 소개하려고 한다.
내가 정기적으로 진행하고 있는 회의는 크게 세 가지다. 매주 있는 팀내 주간 회의(週例会)와 한 달에 한 번씩 열리는 기술 검토회(技術検討会), 월차 회의(月次会議)다.
회의의 목적이 각기 다르기 때문에 진행 시 사용되는 일본어 표현도 조금씩 달라지므로, 회의의 성격을 구분해 가며 실제 현장에서 쓰이는 비즈니스 일본어와 운영 팁을 함께 공유한다.
1. 회의 준비 단계
어느 회의든 회의 준비 단계에서 빠질 수 없는 것은 회의 안내 메일 송부, 즉 의제 공유다. 일본에서는 주로 アジェンダ(아젠더)라는 표현을 많이 사용한다. 사전에 보고 순서나 시간을 조정해 차질 없이 회의를 진행할 수 있도록 하고 있다. 또 가능하면 회의 자료를 사전에 관계자들에게 공유하도록 지시하고 있다.
회의 안내를 송부할 때 메일 제목은 최대한 간결하게 정리하고, 회의의 명칭이나 대략적인 내용이 한눈에 전달되도록 한다.
件名：○月度定例ミーティングのご案内(○월도 정례 미팅 안내)
件名：次期予算会議開催のお知らせ(차기 예산 회의 개최 안내)
아래는 회의 안내 메일 작성 시 자주 사용하는 문장을 정리했다.
상황별 예시 문장
○月度の定例ミーティングを以下のとおり開催いたします。
(○월도 정례 미팅을 다음과 같이 개최합니다.)
来週の会議のアジェンダをお送りいたします。ご確認ください。
(다음 주 회의 의제를 보내드립니다. 확인 부탁드립니다.)
会議の詳細が決まりましたので、ご確認よろしくお願いいたします。
(회의 세부사항이 정해졌으니 확인 부탁드립니다.)
追加の議題がございましたら、お知らせいただければ幸いです。
(추가 안건이 있으시면 알려주시면 감사하겠습니다.)
2. 회의 시작 시 표현
회의가 시작되면 먼저 회의의 목적과 흐름을 안내한다. 일본에서는 특히 상대방을 존중하는 공손한 표현을 의식한다.
상황별 예시 문장
本日はお忙しいところ、お集まりいただきありがとうございます。
(오늘 바쁘신 와중에 모여주셔서 감사합니다.)
まずは本日のアジェンダを簡単にご説明いたします。
(먼저 오늘의 의제를 간단히 설명드리겠습니다.)
皆様のご協力をよろしくお願いいたします。
(여러분의 협조 부탁드립니다.)
3. 본격 진행 시 표현
회의가 본격적으로 진행될 때는 안건을 차례대로 다루고, 의견을 수집하며, 논의 내용을 정리하고 확인하는 과정이 중요하다. 회의의 성격을 구분해 실제 현장에서 자주 쓰는 일본어 표현을 정리해 보았다. 모두 사내 회의를 전제로 한다.
✔️ 주간 회의(週例会議)
성격: 매주 진행, 한 주간의 스케줄과 담당 업무 진행 상황 공유
포인트: 시간이 30분으로 짧기 때문에, 진행 멘트는 리듬감 있게 짧게 끊어서 효율적으로 진행한다.
상황별 예시 문장
それでは、今週の進捗についてご報告をお願いします。
(그럼 이번 주 진행 상황 보고 부탁드립니다.)
次に移りたいと思います。
(다음으로 넘어가겠습니다.)
全体をまとめますと、今週はこのような状況です。
(전체적으로 정리하면 이번 주는 이런 상황입니다.)
✔️ 기술 검토회(技術検討会)
성격: 매월 1회 진행, 기술·품질 이슈에 대해 심층 논의
포인트: 전문적 용어 이해, 근거 자료 제시가 주를 이룬다.
상황별 예시 문장
この点について技術的な観点からご意見をいただけますか。
(이 점에 대해 기술적인 관점에서 의견 주실 수 있을까요?)
ご説明ありがとうございます。理解を深めるために一点確認させてください。
(설명 감사합니다. 이해를 더하기 위해 한 가지 확인드리겠습니다.)
✔️ 월차 회의(月次会議)
성격: 매월 1회 진행, 실적·재무 지표를 기반으로 한 경영 보고
포인트: 수치, 자료 기반 보고/상사·경영진 앞이라 표현은 더욱 정중하게 한다.
나는 지금 팀 내 월차 회의의 개최와 진행을 맡고, 이때 보고 내용을 정리해 부내 월차 회의에서 보고를 맡고 있으므로 진행자와 보고자 표현을 나눠서 기재했다.
상황별 예시 문장(진행자)
本日の会議ですが、9時半から12時まで約2時間半を予定しています。また、本日の会議はレコーディングして、後ほど共有させていただきますので、予めご了承ください。
(오늘 회의는 9시 30분부터 12시까지 약 2시간 30분간 진행할 예정입니다. 또한, 오늘 회의는 녹화 후 공유드릴 예정이니 미리 양해 부탁드립니다.)
それでは、早速ですが、○月月次を始めさせていただきたいと思います。
(그러면 바로 ○월 월차 회의를 시작하도록 하겠습니다.)
まず、最初に本社の共有事項について、○○さんお願いします。
(먼저, 본사의 공유 사항에 대해서 ○○님께 부탁드리겠습니다.)
最後に、起業進捗について、○○さんお願いします。
(마지막으로, 기업 진행 상황에 대해 ○○님께 부탁드리겠습니다.)
상황별 예시 문장(보고자)
それでは、1月度の損益実績についてご報告いたします。
(그러면 1월도 손익 실적에 대해 보고 드리겠습니다.)
こちらが今月の実績と予算との差異になります。
(이것이 이번 달 실적과 예산의 차이입니다.)
変動費差異の主な要因は、原料費の変動によるものです。
(변동비 차이의 주요 원인은 원료비 변동 때문입니다.)
今後の改善策については、次のように考えております。
(앞으로의 개선책에 대해서는 다음과 같이 생각하고 있습니다.)
손익 보고의 경우 숫자 하나에도 질문이 이어지기 때문에, 관련 수치에 대한 표현을 미리 정리해 두는 게 중요하다. 또 原因と対策(원인과 대책)을 반드시 짚어줘야 한다는 점이 특징적이다.
4. 회의 종료 표현
회의를 마무리할 때는 오늘의 논의를 정리하고, 참석자에게 감사 인사를 전하며, 다음 회의 일정을 안내하면 깔끔하게 마무리할 수 있다. 어떤 회의든 공통적으로 중요한 것은 상대방의 시간을 존중하는 태도와 명확하고 공손한 표현이다.
상황별 예시 문장
本日は貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
(오늘 귀중한 의견 주셔서 감사합니다.)
アジェンダは以上で全て終了となりますが、ご質問などある方はいらっしゃいますでしょうか。
(의제는 이상으로 모두 끝났는데, 질문 있는 분 계십니까.)
本日の議論を簡単にまとめさせていただきます。
(오늘의 논의를 간단히 정리하겠습니다.)
次回の会議は8月18日に予定しております。
(다음 회의는 8월 18일에 예정되어 있습니다.)
それでは、本日の会議を終了いたします。お疲れ様でした。
(그러면 이것으로 오늘 회의를 마치겠습니다. 수고 많으셨습니다.)
※ 일본 직장인이 알려주는 비즈니스 일본어 편
