[보도자료 작성] 신속과 정확을 모두 잡아라.
보도자료 작성 가이드
홍보담당자와 보도자료는 밀접한 관계에 있다.
주제를 정하고 어떤 스토리를 입혀 보도자료를 작성하고 배포할 것인지 항상 고민해야 하는 것이 홍보담당자의 주된 업무이자 숙명이다.
보도자료를 작성하는 이유는 우리가 알리고자 하는 내용을 언론을 통해 대중에게 전파하기 위함이다. 지금이야 온라인 매체가 늘어나 포털사이트나 유튜브 등을 통해 소비되는 경향이 늘었지만 신문이나 TV 등 전통매체가 주를 이뤘을 때 언론의 영향력은 상당했다. 물론 지금도 그 영향력을 무시할 수 없기 때문에 성심성의껏 보도자료를 작성하고 기자들과 유연한 관계를 유지하기 위해 홍보담당자들은 노력하고 있는 것이다.
그렇다면 보도자료를 작성하고 배포할 때 신속한 것이 좋을까? 정확한 게 나을까?
동네 중국집의 모토처럼 '신속 정확'이 모두 이뤄지면 더할 나위 없겠다. 하지만 짜장면을 시킨 지 30분이 지나도록 음식이 오지 않으면 다음부터는 그 중국집에서 배달을 시키지 않을 것이다. 더불어 짜장면을 주문했는데 짬뽕이 온다면 난감한 상황을 면치 못하게 된다.
모든 언론에는 마감시간이 있다. 그 시간 내에 보도자료를 배포하지 못하면 정성껏 작성한 그 자료는 물거품이 되고 만다. 아무리 좋은 보도자료라도 타이밍을 놓치면 헛수고가 되는 것이다. 그래도 마음씨 착한 기자는 "마감시간이 지나서 지면으로는 못 나갈 것 같고 온라인으로 돌릴게요"라는 답변을 들을 수 있다. 고맙게도 말이다. 그러나 우리가 홍보를 하는 이유는 조금이라도 많이, 조금이라도 다양한 매체를 통해 관련 내용이 기사화되어 많은 대중에게 알리는 것임을 잊지 말아야 한다.
내용의 중요도에 따라 배포 일정도 달라진다. 가령 신제품 발표회나 행사를 오후 늦게 진행했다면 행사 당일보다 다음날 아침 일찍(7시 전후) 보내는 것이 좋다. 그래야 조간과 석간신문 모두 기사화를 기대할 수 있다. 석간신문의 마감 시간이 보통 오전 11시지만 기자들은 오전 10시 전후에 배포되는 자료를 좋아하지 않는다. 마감이 11시라는 것은 보도자료를 받은 기자가 내용을 확인하고, 자료를 재가공하고 지면을 확보하는 시간을 감안한다면 오전 9시나 10시보다 이른 시간인 아침 7시쯤 자료를 배포하고 연락하는 것이 좋다. 또한 10시쯤 배포한다는 것은 홍보담당자가 기자의 시간을 고려하지 않고 본인의 일정에 맞춰 9시에 출근해서 커피 한잔하고 느긋하게 자료를 보내는 것으로 인식하기 때문에 전혀 도움이 되지 않는다.
그 행사에 대해 예고 보도자료가 배포됐거나 기자들도 인지하고 있는 행사라면(기자가 초대된 경우도 포함된다) 당연히 당일 보도자료를 배포해야 한다. 당일 현장 배포라면 홍보담당자는 발 빠르게 움직여야 한다. 관련 사진을 체크해야 하고 대표이사의 멘트와 언제, 어디서, 어떻게, 왜 했는지를 상세히 작성하고 이를 수차례 확인해야 한다. 이 과정이 늦어지면 기자들의 관심도 로그아웃이 된다.
신속 못지않게 정확성도 매우 중요하다. 한 예로 보도자료에 '매출 100억원'을 쓰려던 것을 '매출 100원'으로 '억'이라는 단어가 빠지는 바람에 홍보담당자가 징계를 당한 경우도 있다. 여러 차례 수정하는 과정에서 본인도 모르게 '억'이라는 단어가 지워진 것이다. 정말 아찔한 순간이 아닐 수 없다.
특히 조심해야 할 것은 사람 이름이다. 사람 이름을 틀린다면 완전 오보가 된다. 또한 사람 이름 옆에는 항상 나이를 표기해야 하는데 현재 연도에서 태어난 연도를 빼면 나이가 된다. 이를 보통 신문 나이라고 칭한다. 오타도 조심해야 한다. 조사를 잘못 붙인다든지 주어와 술어의 관계가 어색한 지도 확인해야 할 사항이다. 실수는 수정하는 과정 중에서 자주 발생한다. 특정 부분, 특정 단어만 수정하고 전체를 보지 않으면 실수가 나오게 되니 수정을 하고 전체를 면밀히 검토하는 것 또한 중요하다.
신속과 정확을 모두 잡으려면 보도자료 작성과 배포 일정을 미리 정한 뒤 그에 맞춰 진행해야 한다. 사전에 모두 작성을 끝내고 관련 부서에 확인을 받은 뒤 해당 이벤트의 사진만 수령해 바로 배포할 수 있는 만반의 준비가 필요한 것이다.
내 손 끝에 우리 회사의 미래와 운명이 걸려 있다는 사명감과 더 많은 매체를 통해 기사화시키겠다는 간절함이 있다면 그 자료는 누가 봐도 만족할만한 좋은 기초 자료가 될 것이다.
