팀 무역실무2(내부부서)
볼수록 가관! 무역실무 미생탈출 1-4
수출입기업내부의 무역실무
앞 장에서 수출입기업과 외부의 전문기업(포워더, 관세사, 외국환은행)이 좋은 팀을 만드는 것이 중요하다고 말씀드렸습니다. 1인 기업이 아니라면 기업 내부의 무역실무 관련 업무를 나누어 맡은 부서나 담당자들의 팀워크도 있기 마련입니다. 1인기업보다 조직이 있는 기업에서 무역실무를 좀 더 체계적으로 진행할 것 같지만 경우에 따라서는 그렇지 못한 경우도 있습니다.
수출입기업과 외부의 전문기업들이 팀으로 업무를 진행하는 방식은 많이 정형화되어 있어서 나름대로 표준화하여 설명할 수 있는 내용이 많습니다. 그런데 수출입기업 내부의 조직이나 각 담당자의 업무분장은 기업마다 고유한 영역이 있기 마련입니다. 어떤 회사는 해외영업팀 같은 영업조직에서 수출신고 의뢰업무를 맡습니다. 또 어떤 회사는 영업조직에서 인보이스를 작성하고 무역팀 같은 별도의 조직에서 세관신고 업무를 담당하기도 합니다. 수입업무는 더 다양해지는 경향이 있습니다. 어떤 회사에서는 구매팀이 담당하기도 하고 어떤 회사는 물류팀에서 담당하기도 합니다. 특정 프로젝트에 필요한 개별 수입 건은 해당 프로젝트를 진행하는 실무부서 자체적으로 처리하기도 합니다. 이렇게 각 기업들의 조직체계가 다르기 때문에 표준화하여 실무지식으로 만들기 어려운 면이 있습니다.
분업
조직 속에서 일하는 담당자는 자신의 업무는 잘 알지만 무역실무의 전체 프로세스를 보지 못하는 경향이 있습니다. 한국에서 의자를 중국으로 수출하는 기업이 있다고 생각해 보겠습니다. 해외영업팀 직원은 중국 바이어와 협의한 내용대로 커머셜 인보이스를 작성합니다. 영업지원팀에서는 커머셜인보이스를 접수한 후 물류팀에 출고를 의뢰하고 관세사에 수출신고를 의뢰합니다. 물류팀 직원은 포워더와 컨택하고 물품을 출고하는 업무를 담당합니다. FTA 원산지증명서는 생산팀에서 작성합니다. 외국환 은행을 통한 대금결제는 재경팀에서 처리합니다. 이런 식으로 각 담당자가 업무를 분업하여 진행하는 경우가 많습니다. 이렇게 분업하여 업무를 진행하는 것은 분명 효율적입니다. 그리고 분업한 분야별로 담당자의 전문 업무능력이 성장하면 각 업무단계에서 발생하는 문제에 대한 대응력도 높아집니다.
그러나 2개 이상의 업무단계에 영향을 주는 상황의 변화나 어느 업무단계에 해당하는지 판단하기 애매한 문제가 발생하는 경우에 대응이 느려질 수도 있습니다. 문제가 발생해도 각 업무 조직 내부에서 그 문제의 원인을 바로 파악하기 어렵습니다. 조직 내부에 있는 수출입기업의 무역업무 담당자는 자신의 부서 또는 자신의 업무 담당 영역에 대해서만 정보를 얻을 수 있는 경우가 많습니다.
위의 중국으로 의자를 수출하는 기업의 예에서 중국 바이어가 이번에는 의자 100개를 베트남에 있는 자신의 지사로 보내 달라고 주문을 했다고 생각해 봅시다. 주문을 받은 해외영업팀 직원은 평소처럼 중국 바이어를 수입자로 커머셜 인보이스를 작성하고 목적지는 베트남이라는 말을 안 하고 다른 부서로 서류를 넘겼다고 생각해 봅시다. 물류팀에서는 평소처럼 포워더에게 커머셜인보이스 등 선적서류를 전달해서 중국으로 운송할 배편을 확보할 것입니다. 나중에 누군가 체크를 하지 못한다면 이대로 베트남으로 나가야 할 물품이 중국으로 나갈 수 있습니다. 또 생산팀은 중국으로 나갈 물품으로 생각하고 평소처럼 한중FTA 원산지증명서를 발급하게 되면 나중에 중국에 물품이 도착해도 FTA 혜택도 받을 수 없게 됩니다.
기업 내부의 팀 무역실무
이상으로 우리 회사가 1인 기업이 아닌 조직이기 때문에 오히려 무역실무를 잘 하기 어려운 이유 2가지를 꼽아 보았습니다. 첫 번째는 각 회사마다 고유의 조직체계가 있어 표준화가 어렵다는 점입니다. 두 번째는 회사 내부의 각 담당자는 자신의 업무에 대한 정보와 경험만을 갖고 있어 전체적인 조망이 어렵다는 것입니다.
무역실무와 관련한 외부적인 문제는 외부의 전문기업을 이용해서 해결할 수 있습니다. 그들이 직접 해결해주지는 못하더라도 해결의 실마리는 함께 찾아볼 수 있습니다. 회사 내부의 문제는 다릅니다. 외부인이 우리 회사의 내부사정을 알 수도 없고 해결해 줄 수도 없습니다. 회사 내부에서 스스로 해결하고 개선된 시스템을 만들어 나가야 합니다. 회사의 누군가는 무역전반에 걸친 지식을 갖고 회사내부에서 보다 나은 업무 체계를 만들어 가야 합니다.
회사 안에서 무역실무 업무의 일부만을 담당하고 있는 담당자라면 이 연재글을 통해 무역전반에 걸친 지식과 간접경험을 얻어서 자신이 맡지 않은 업무 분야에 대한 이해의 폭을 넓히는 기회가 되기를 바랍니다.
