스피치 브랜딩 Step 5 : 체계적으로 보고하자
책 '7가지 보고의 원칙'에서 배우는 보고 방법
직장에서 성공하는 사람들의 공통점은 무엇일까? 대부분 업무 역량뿐 아니라 커뮤니케이션 역량이 뛰어나다. 포천 500대 기업의 고위 임원중에서 97.7%가 자신의 성공에 결정적 계기로 작용한 것은 커뮤니케이션 역량이라고 생각한다. 하지만 아쉽게도 우리는 조직 내 커뮤니케이션, 그중 가장 결정적인 '보고'에 대해 체계적으로 배운 적이 없다. 더군다나 회사가 아닌 일반 병의원에서 보고에 대한 심각성에 대해 생각해본 적도 없다. 생각해보면 보고는 우리가 매일 하는 업무이다.
보고는 진실의 순간이다. 여러분들의 보고와 마주하는 동안 상사는 당신의 생각하는 힘과 의사전달 능력을 평가하며 당신의 전략적 능력과 리더십, 전문지식도 평가하고 있다. 그러니 이제 아무 말대 잔치로 하는 보고가 아닌 체계적이고 논리적으로 보고를 하는 방법에 대해 알아보도록 하자.
출처 : pexels보고의 유형
1. 결과보고
결과보고는 신속하고 정확해야 하며 직접 해야 한다. 구두로 보고를 먼저 한다. 보고할 때는 한 문장 안에 한 핵심 메시지가 전달되어야 한다.
2. 중간보고
시간이 오래 걸리는 일은 정기적으로 중간보고를 해야 한다. 중간보고는 성과목표보다는 상사를 안심시키는 목적이 크다. 하루 만에 끝나는 일이라도 중간에 한 번쯤 보고를 하는 것이 좋으며 내용은 반드시 메모로 남기는 것이 좋다.
3. 업무개선 보고
업무 개선 보고는 보고의 초점이 중요하다. 내용은 수치화해서 효과를 비교하는 것이 좋다. 정보수집에 대한 전략을 세우고 설득에 포인트를 두어야 한다.
4. 문제 보고
문제가 발생했을 때는 육하원칙에 의거하여 빠짐없이 보고가 이뤄져야 한다. 중요도 순서로 짧고 간결하게 보고하는 것을 원칙으로 하며 책임 소재를 명확히 하고, 대책을 제시해야 한다. 더불어 문제를 대처하는 방안에 대한 매뉴얼을 작성하는 것이 좋다.
5. 변경 사항 보고
변경 사항에 대한 부분은 반드시 상사에게 보고하고 지시를 받아야 한다. 업무가 변경될 가능성이 있어도 일단 예측 보고를 해야 한다. 돌발상황이 발생하거나 순간적인 판단이 필요한 상황이라면 사전보고를 할 수 없는 경우도 있다. 그렇다고 보고의 논리가 무너져서는 안 된다. 확실한 근거를 바탕으로 상사가 알기 쉽게 설명하고 필요할 경우 설득이 필요하다.
6. 추가 보고
정보를 업데이트하는 추가 보고는 고급 정보에 속하게 된다. 추가 정보는 상황의 흐름과 앞으로의 상황을 예측해 볼 수 있기 때문에 즉시 보고하지 않으면 죽은 데이터가 되어버린다.
출처 : pexels보고의 4원칙
1. 고객 지향성
사실(Fact)과 인식(Perception)은 다르다. 화자는 '사실'을 이야기해도 청자(수취인)는 단순히 사실을 받아들이는 수취자(Receiver)가 아니라 인식자(Perceiver)가 된다. 인식자는 사실을 받아서 가공하게 된다. 가공은 인식자 사고방식의 틀에서 일어난다. 사고방식에 포함되는 것은 태도, 신념, 문화적 요소, 교육, 정서 상태, 경험이다. 보고는 보고받는 상사가 수용해 주지 않으면 무용지물이 된다. 때문에 상사의 안목과 성격, 실력, 지식, 취향, 관심도 역시 맞춰야 한다. 보고받는 상사는 모두 제각각이기에 열심히 고객을 분석해야 한다.
2. 구조성
좋은 보고는 구조적인 사고를 바탕으로 하는 보고이다. 구조적인 사고의 원칙 세 가지는 첫째, 멀리 보며 둘째, 다양한 관점에서 생각하고 셋째, 본질을 파악해야 한다.
2-1. 복문, 중문을 사용하지 마라.
이해하기 쉽게 여러 개의 단문으로 바꿔라.
2-2. 평소 단어 사전 검색을 습관화하라.
어휘력이 중요하기 때문에 단어를 정확하게 사용해야 한다.
2-3. 생각하며 글을 쓰고 말하라.
예를 들어 '복잡성 증가 그리고 최근의 경제사정에 따른 경영악화 등으로'에서 '그리고'와 '등'은 한 문장에서 함께 사용할 수 없다. '그리고'는 나열을 끝낸다는 신호이기 때문이다.
2-4. 극한적으로 생각(Critical Thinking)하라.
예를 들어 '경영악화로'-> '경영악화로 인하여'->'경영이 악화되어'로 바뀌어야 한다. 즉, '경영악화로~ 클레임이 증가'는 동사가 빠졌기에 모호하고 불완전한 표현이다. 좀 더 쉽게 표현한다면 '명사+~으로 인하여/~에 따른' 보다는 '경영이 악화되어~ 클레임이 증가'라고 동사형으로 풀어서 쓰는 것이 훨씬 낫다.
2-5. 주장을 먼저 하고 나열은 나중에 하라.
보고할 때는 주장을 먼저 하라. 'A, B, C 등으로 인해 클레임이 증가'라고 주장을 나중에 하면 보고를 받는 입장에서는 스트레스를 받는다. 나중에 무슨 주장을 하려는지 나열할 때 긴장하기 때문이다. 이 때는 '클레임이 증가할 것이다. 그 이유는 A, B, C다.'라고 주장을 먼저 하여 두 개의 단문으로 쓰는 것이 낫다.
2-6. 생각하기 귀찮아서 '등'을 쓰고 문장을 끝내는(생각을 끝내는) 악습을 버려라.
'A, B, C 등으로 인해 클레임이 증가'라는 문장 구조에서 '등'은 치열하게 생각하지 않았다는 증거다. A, B, C 이외의 중요 요소가 있다면 악착같이 더 찾아 써라. 아무리 생각해봐도 중요한 요소가 더 이상 없다면 '등'을 쓰지 말아야 한다.
2-7. 인과관계를 명확히 밝혀라. 즉 원인과 결과를 구분하라.
예를 들어 턴키 공사는 기술적 복잡성이 증가하기 때문에->계약상 책임소재가 모호한 발주체계이고->그래서 클레임이 증가하는 것이다. 이러한 원인과 결과를 인과 관계에 관한 깊은 생각 없이 '발주체계와(and) 복잡성 증가'라고 원인과 결과를 단순히 접속사를 써서 대등하게 연결할 수 없다. 인과관계를 구조적으로 생각하고 분명히 밝혀라. 관계에는 '그리고'로 연결할 수 있는 대등한 관계만이 있는 것이 아니다. 종속관계, 인과관계, 상관관계, 병행 관계, 그리고 '같은 분류에 속하나 비중의 차이나는 관계'를 구분해야 한다.
3. 건의성
건의성 보고의 원칙은 모든 보고에 당신의 생각을 내놓으라는 것이다. "A와 B 중에서 A가 더 낫습니다. 따라서 A 추진하는 것이 낫습니다."라고 하는 것이 건의형 보고다. 하지만 조직문화에 크게 어긋나거나 감정적이고 타당한 근거가 없는 건의라면 지양하는 편이 낫다.
건의의 질을 높이기 위해서는 꾸준히 전문서적을 읽고 전문가가 되어야 한다. 철저한 계획과 사전 준비, 결론과 요점 중심을 보고하고 타이밍을 보며 중간 상황보고는 필수적으로 해야 한다. 더불어 객관적, 구체적으로 근거를 제시해야 한다. 단, 설득할 수 없다면 상사의 의견을 따라야 한다. 자신감과 소신이 없는 상태에서 갈등을 만들지 않는 것이 좋다.
4. 적극성
상사는 원래 부담이 되는 존재라는 것을 인정하고 스트레스를 성장의 기회로 맞바꿔라. 상사에게 자주 찾아가 신뢰를 확보하자. 더불어 상사의 외로움과 고충을 이해하고 공유하는 것이 좋다. 상사의 안목으로 문제 해결에 동참하려 하고 맡은 일에 열과 성을 다하면 자연스럽게 상사를 찾아가는 적극적인 태도가 나오게 된다.
