스피치 브랜딩 Step 4 : 월례회 발표불안 극복하기

월례회 발표가 두렵지 않은 프레젠테이션 스피치

by 최성아 May 02. 2022

치과에서 근무하며 월례회 프레젠테이션 발표 스트레스로 실제로 퇴사를 고려하거나 퇴사를 하는 직원을 꽤 많이 봤다.

한 직원이 울면서 나에게 면담요청을 한 적이 있었다. 그 직원은 학창 시절부터 발표를 하는 것이 너무 두려웠다고 한다. 난, 자신의 두려움과 직면해보길 권유했다. 언제나 자신이 회피하는 것은 자신을 따라다니게 되어있다고 말이다. 이 단계를 넘어서면 성장한 자신을 만날 수 있게 되는 아주 특별한 경험을 할 것이라고 했다. 대단히 잘 해내야 하는 학회 발표도 아니고 경쟁 수주 프레젠테이션도 아니니 함께 성장하기 위한 내부 회의에서 자신이 알고 있는 것을 발표함에 두려워하지 않길 바라는 마음이었다. 떨리고 두렵다는 것을 먼저 인정하고 함께하는 팀원에게 고백하고 시작하라고 했다.

너무 감사하게도 나의 이야기를 들어주었고 어렸을 적부터 자신을 괴롭혀온 두려움에 직면했다. 후반부로 갈수록 안정적인 목소리를 되찾으며 무려 30분의 발표를 무사히 끝마쳤고 우린 뜨거운 박수를 보냈다.

이처럼 발표 울렁증이 생기는 이유는 트라우마 때문일수 있다. 학창 시절에 발표를 하러 나갔다가 제대로 준비하지 못한 상태에서 했던 발표가 놀림을 받았다든지 혹은 좋지 않은 피드백을 받으면 이후 트라우마로 인해 발표 울렁증이 생길 수 있다. 보통 이런 경험을 한 사람들은 사람들 앞에 선다는 생각만으로도 심장이 떨리고 식은땀이 나고 머리가 하얗게 된다. 그래서 사람들 앞에 나가는 걸 꺼려하기 시작하면 경험 부족으로 또 발표 불안증이 심화된다.

사회생활을 하다 보면 자연스레 사람들 앞에서 프레젠테이션을 해야 할 일이 많아진다. 월례회에 나의 차례가 되어 발표하는 스트레스를 줄일 수 있는 스피치 방법에 대해 알아보도록 하자.

출처 : pexels

프레젠테이션 유형 파악하기

보통 사내에서 프레젠테이션 발표를 하는 경우는 크게 보고와 교육의 목적으로 나뉜다.

보고 형식의 프레젠테이션은 보고서 형식의 PPT 발표와 중간보고, 결과보고 등의 목적에 맞는 핵심 위주의 설명이 필요하며 개인이나 팀의 성과가 나타나야 한다. 교육 형식의 프레젠테이션은 차별화된 콘텐츠와 청중과 소통할 수 있는 Two-way speech가 필요하다. 더불어 정보의 체계적인 구성과 전개가 필요하다.

프레젠테이션 3단계 프로세스 이해하기

프레젠테이션은 크게 기획과 작성, 전달의 프로세스를 거치게 된다. 기획에서는 정보수집과 분석이 필요하며, 분석한 정보를 PPT 작성하는 작성단계를 거쳐 리허설을 통해 문제점 수정, 보완을 하게 되는 전달 과정으로 진행된다.

1. 기획

전략 수립을 위한 청중과 핵심 콘텐츠를 분석하고 체계적인 전달을 위한 내용 구성을 해야 한다.

모든 정보는 청중의 입장에서 말해야 한다. 청중의 니즈와 문제점, 이슈 등을 파악하여 청중이 알고 싶은 정보가 무엇인지 생각해야 한다. 솔루션이나 청중이 얻을 이익, 혹은 타사나 타인과 차별화된 요소는 무엇인지도 생각해야 한다. 더불어 청중에게 불필요한 정보가 있는지도 확인해야 한다. 그리고 제작된 PPT는 발표할 장소에서 어떻게 보이는지 확인이 꼭 필요하다. 화면이 깨져 보이지 않는지, 해당 폰트가 있는지 영상이 있다면 영상 플레이는 어떻게 되는지 음향체크도 필요하다. 더불어 위 내용을 토대로 핵심 콘텐츠를 선별해야 한다.

이유(Why) + 목표 (What) + 영향(How) + 청중, 목적 => 전달해야 할 핵심 메시지

2. 작성

슬라이드 작성단계에서도 잊지 말아야 할 포인트 역시 바로 청중 중심이어야 한다는 점이다. 슬라이드는 나의 발표를 도와주는 수단으로 보여주는 것이지 읽어야 하는 것이 아니다. 때문에 한눈에 쉽게 볼 수 있는 그림이나 사진, 글의 양이 많은 것보단 핵심 키워드를 작성하여 직관적으로 이해할 수 있도록 슬라이드를 만들어야 한다. 더불어 슬라이드 한 장에 한 핵심 메시지만 전달될 수 있도록 작성하는 것이 좋다.

핵심 위주의 요점정리와 정보들은 직관적으로 파악할 수 있도록 구조화, 도식화하며 복잡한 내용은 순차적으로 제시하면서 애니메이션을 사용하는 것도 한 방법이다. 슬라이드의 제목, 목차, 본문은 단계의 일관성을 가지고 작성해야 하며 폰트 역시 2~3가지 안으로 컬러를 통일성 있게 작성하는 것이 좋다. 이때, 폰트는 손글씨체가 아닌 가독성이 높은 폰트로 사용하는 것이 좋다.

3. 전달

보통 이 단계를 소홀하다 보면 준비 부족으로 발표 울렁증이 심화된다. 눈을 감고 발표 내용을 말할 수 있을 정도로 리허설을 계속해야 한다.

3-1. 눈으로 리허설 하기

우선 분량을 먼저 체크한다. 단락 간 분량의 균형을 체크하며 내가 전달하고자 하는 핵심 내용이 일관성 있게 전달되고 있는지 눈으로 읽어보며 내용 파악을 해야 한다. 더불어 슬라이드에 오타는 없는지 폰트나 색깔의 통일성도 함께 확인해야 한다.

3-2. 말로 리허설 하기

스크립트를 작성해본다. 자연스러운 전달을 위해 문어체가 아닌 구어체로 작성하며 한 문장은 짧고 간결해야 한다. 하지만 스크립트를 통째로 외우려고 해서는 안된다. 대부분 발표 불안증이 있는 사람들은 스크립트를 통째로 외우려 하다 기억이 나지 않으면 머리가 하얘지면서 아무 말도 하지 못한다. 스크립트를 외우려 하지 말고 슬라이드의 순서와 내용 흐름을 외운다는 느낌으로 이해해야 한다.

예를 들어, 기상캐스터는 자신이 쓴 원고를 외워 방송하는 경우가 많다. 이때 역시 원고를 통째로 외우는 게 아닌, 기상정보의 흐름을 기억하고 그 흐름에 맞는 키워드를 외운다. 만약 아침 날씨 방송이면 오늘 날씨의 포인트-> 최저, 최고 기온-> 내일 날씨-> 주말 날씨의 순서로 전달한다. 대신 틀리지 않아야 할 날씨의 핵심 키워드와 강수량, 강우량, 기온 등의 숫자는 외워서 방송을 한다.

3-3. 최종 리허설

앞서 설명한 내용들을 바탕으로 실전처럼 발표 리허설을 해본다. 실제 발표하는 현장이나 비슷한 환경에서 해보는 것을 추천한다. 더불어 제스처, 표정, 그리고 발표 시간을 체크할 수 있는 영상 촬영을 해보는 것도 좋다.

영상 촬영으로 용기를 얻었다면 동료에게 청중이 되어주길 부탁해도 좋다. 완벽한 내용 숙지로 정해진 시간 안에 끊어짐 없이 발표가 끝날 수 있도록 이 리허설 3단계를 계속 반복해야 한다.

그리고 청중의 질문을 미리 예상하여 준비하는 것도 좋다. 동료들에게 사전 인터뷰를 해보는 것도 추천한다. 프레젠테이션 준비단계에서 사전 인터뷰를 진행할 경우 청중이 원하는 정보를 미리 파악할 수 있어 일석이조의 효과를 누릴 수 있다. 질의응답 시 답변에서는 질문을 다시 요약해 확인하고, 답변의 핵심을 먼저 말한 다음, 구체적인 설명을 덧붙이는 게 좋다. 답변과 함께 해당되는 슬라이드를 함께 띄워 설명하는 것도 좋은 방법이다. 마지막으로 답변에 대한 내용을 간략하게 요약하고 만족스러웠는지 확인하면 질의응답도 어렵지 않게 마무리할 수 있다.