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Apr 25. 2019
인사담당자의 글쓰기 (1)
이해하기 쉬운 글을 쓰자
“구성원을 먼저 생각하고 공지문을 쓰자”
조직에서 인사업무를 하다 보면 다양한 공지문을 쓸 기회를 얻게 된다. 인사담당자가 작성한 공지문은 적게는 수십 명, 많게는 수천 명에게 전달된다. 하지만 글을 읽는 구성원들의 이해 수준은 학력과 경력에 만큼이나 천차만별이다. 거기에 구성원 입장에서 본인의 근로조건과 관련된 민감한 내용이 많다. 그렇다면 인사관리 공지문은 일반 공지문과는 뭔가 달라야 하지 않을까? 이하의 글은 필자 자신도 수 없이 많은 시행착오를 겪으면서 깨닫게 된 사실을 정리한 내용임을 이해해 주시기 바란다.
첫째, 이해하기 쉬운 글을 쓰자.
구성원에게 공지되는 글은 읽는 구성원의 입장을 고려하여 쉽고 단순해야 한다. 우리가 쓴 글을 구성원들이 쉽게 이해하지 못하리라 전제하고 시작해야 한다. 쉽게 써야 하는 이유는, 글을 읽는 구성원을 이해시키고 이를 통해 인사관리의 방침에 따르도록 전달해야 하기 때문이다.
먼저, 염두에 두어야 할 덕목은 ‘전문용어 사용 금지’이다. 인사담당자들만 알아들을 수 있는 어려운 용어를 사용하면 곧바로 실패다. 전문용어를 대체하여 쓸 문구가 있다면 쉬운 용어로 풀어써야 한다. 아래 모기업의 ‘탄력적 근로시간제 시행 공지’ 사례를 살펴보자.
“당사는 ‘3개월 단위 탄력적 근로시간제’를 도입합니다. ‘탄력적 근로시간제’란 사용자와 근로자 대표가 서면 합의에 따라 근로자의 범위 단위기간, 근로일별과 근로일별 근로시간 등을 정하고 3개월 이내의 단위기간을 평균하여 1주간의 근로시간이 52시간을 초과하지 않는 범위 내에서 근로시간을 주 52시간을 초과하여 근로할 수 있는 제도입니다…. “
위의 글은 노동법의 법조문을 그대로 옮겨 쓴 사례이다. 이와 같은 글은 그 분야에 대한 고민이 있었던 인사담당자들에게만 익숙할 뿐, 구성원들은 이해하기 어렵다. 전문용어를 사용하면 오히려 혼란만 키우게 된다. 다음과 같이 일상용어를 쓰면 어떨까?
“‘탄력적 근로시간제’라고 함은 일이 늘어나는 바쁜 시기에 일하는 시간을 늘리는 대신 일이 줄어드는 시기에 일하는 시간을 줄여 시간을 보다 유연하게 조정할 수 있는 제도입니다. 단, 적용기간 동안 일하는 시간의 평균은 연장근로시간을 포함하여 주 52시간 이내로 맞춰야 합니다…“
