퇴사했는데 경력증명서가 필요해요!

A. 인사담당자 또는 회사 공식메일로 요청하시면 됩니다.

직원들이 퇴사하고 몇 달 혹은 몇 년이 지나서 연락이 올 때가 종종 있다.

'저... 경력증명서가 필요한데 받을 수 있을까요?'

퇴직 후에도 이직을 준비하거나 자격증 취득, 비자 쟁신을 위해 전 직장의 경력증명서가 필요한 순간이 찾아온다. 하지만 '퇴사한 지 오래 지났는데 받을 수 있을까?'라는 걱정과 함께 연락이 끊긴 인사담당자에게 어떻게 요청해야 할지 막막할 때가 많다. 그래서 오늘은 HR담당자의 시선에서 이 이야기를 정리해 본다.

1. 퇴사 후 3년 이내라면 당당히 요청해라

회사에 재직 중일 때 발급받는 '재직증명서'와 퇴사 후 발급받을 수 있는 '경력증명서, '퇴직증명서'는 모두 근로자가 어떤 일을 언제부터 언제까지 했는지를 증명하는 문서이다. 법적으로는'사용증명서'란 이름으로 보장된 권리이며 근로자가 요청하면 회사는 반드시 발급해야 한다. 근로기준법에 따라 회사는 근로계약과 관련된 주요 서류는 퇴사 후 3년 간 보관할 의무가 있다. 그래서 '재직 기간'과 '업무 종류', '지위(직책, 직급 등', '임금' 중에서 당신이 요구한 사항만을 기재하여 발급해 준다. 따라서 퇴사 후 3년이 지나지 않았다면 당당하게 경력증명서 발급을 요청해도 전혀 문제가 없다.

2. HR담당자 입장에선 의무지만 솔직히 번거롭다.

근로자 입장에서 경력증명서 발급은 당연한 권리이지만, HR담당자 입장에서는 꽤 손이 많이 가는 업무다. 특히 동명이인이 있으면 본인 확인이 복잡하고 다른 사람의 서류로 발급해서 발송한다면 심각한 개인정보 사고로 이어질 수 있다. 그래서 HR담당자들은 '정확성'을 최우선으로 두며 확인이 어려운 경우 추가 서류를 요청하기도 한다.

그러므로 빠르고 정확한 발급을 원한다면 '00년 0월부터 00년 0월까지 00 부서에서 근무한 OOO입니다'처럼 근무기간과 부서를 명확히 적은 이메일 요청이 깔끔하다. 간혹 HR담당자가 증명서 신청서의 작성을 별도로 요청할 수 있는데 이는 내부 절차상 필요한 것이므로 빠르게 회신하는 게 좋다. 보통 요청 후 2~5일(영업일 기준) 이내에 PDF 형태로 회신받게 된다.

3. 당신이 요청하지 않는 정보가 담기면 재발급을 요청해야 한다.

경력증명서의 기본 항목은 '근무기간'과 '직급', '소속', '담당 업무이며 그 외 항목은 본인의 요청에 따라 추가할 수 있다. 만약 요청하지 않은 '퇴사 사유'나 '징계 이력' 등이 포함되어 있다면 이는 명백히 부적절한 처리이다. 이럴 경우에는 요청하지 않는 정보가 포함되어 있으므로 재발급을 공식적으로 요구해야 한다. 이 문제는 고용노동부에 신고해도 될 정도로 심각한 사안이므로 너무 조심스럽게 넘어갈 필요는 없다고 생각한다. 만약 당신이 해외기업 지원이나 비자 신청 등을 위해 영문 경력증명서를 요청해도 대부분의 기업들은 국문 경력증명서를 영문으로 발급해 줄 수 있다.

4. 퇴직 후 3년 이내 미리 받아두는 것이 좋다.

퇴사할 때에는 퇴직금 명세서와 근로소득 원천징수영수증과 함께 경력증명서를 필수 서류로 챙겨두는 것이 좋다. 시간이 지나면 담당자도 바뀌고, 회사가 합병되거나 폐업해 버리는 경우가 적지 않기 때문이다. 회사는 법적으로 3년 간 인사자료를 보관하고서 그 이후에는 폐기할 수 있다. 따라서 퇴사 후 3년이 지나면 '인사정보가 이미 삭제되어서 발급이 어렵습니다.'라는 답변을 들을 수도 있다. 이럴 때에는 국민건강보험공단을 통해 건강보험 가입 확인서를 경력증빙 자료로 활용하는 것이 차선택이다.

HR은 기억보다는 기록을 신뢰한다. 시간이 지나면 담당자도 시스템도 바뀐다.

퇴사 3년이 지나면 경력증명서를 받지 못할 수 있으니, 미리 받아두는 습관이 당신의 커리어를 확실히 지킨다.