회의를 지배하는 사람이 직장 생활을 지배한다.

회의 때 꼭 알아둬야 할 세 가지

직장인에게 회의란 매일 있는 일상 중에 하나다. 많은 날에는 하루 종일 회의만 할 때도 있고, 아무리 적어도 하루에 한 번 정도는 무언가 회의가 잡혀있다.

나는 자주 회의를 할 때면 긴장을 해서 제대로 말을 전달하지 못할 때가 많다. 처음에는 사람이 많아서 떠는 것이라고 생각했지만 자주 반복되다 보니 그냥 실력의 문제라고 생각하곤 했다.

하지만 아무리 사람이 많은 회의라도 준비만 잘한다면 자기 할 말은 하면서 아름답게 회의를 마칠 수 있을 것이다. 오늘은 어떻게 하면 회의 때 망신당하지 않고 살아남을 수 있을지에게 대해서 이야기해보고자 한다.

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첫 번째. 회의 아젠다를 준비한다.

회의는 되도록 안 하는 게 좋다. 그렇기 때문에 회의 때 할 아젠다를 정리하면서, 굳이 회의를 통해서 이야기 안 해도 될 것들은 미리 메시지나 메일을 통해서 먼저 쳐내버린다. 회의를 하지 않는다면 회의 준비를 할 필요도 없어지기 때문이다.

회의 아젠다를 준비한다는 것은 관련 사람들을 소집하는 것 또한 포함된 업무이다. 사실 회사 생활의 반은 문제를 파악하는 것이고, 나머지 반은 그에 맞는 사람을 찾는 것이다.

꼭 회의가 필요한 아젠다를 준비하고, 되도록 회의 시간 전 날에 공유를 한다. 회의 참석자들이 어떤 것에 대해서 이야기를 하는지 알고 있어야 최대한 빠르게 회의가 마무리될 수 있기 때문이다.

두 번째. 아젠다 안에서만 이야기한다.

아젠다는 회의를 빠르고 명확하게 하기 위해서 미리 준비하는 것이다. 하지만 아젠다를 넘어서 '이건 다른 이야기인데...' 하면서 끼어드는 빌런들이 있다. 그때마다 정의의 히어로가 되어 빌런을 저지해야 한다.

적어도 중간에 끼어드려고 하는 아젠다에 대해서는 지금 준비된 아젠다가 다 끝난 다음에 이야기할 수 있도록 미루는 것이 좋다. 아무리 지금 아젠다와 관련된 이야기라고 할지라도 사전 결정되어야 될 아젠다가 아니라면 준비된 선에서 회의를 진행해야 한다.

회의 때 말을 제대로 못하는 이유의 대부분은 적어놓은 아젠다 외에 생각을 하기 때문이다. 미리 정리된 생각 내에서만 이야기하면 헤맬 일이 없다. 아젠다를 준비한 과거의 나를 믿고 적힌 대로 회의 때 이야기하면 된다.

세 번째. 회의록을 작성한다.

회의는 기본적으로 집중이 잘 되지 않는다. 그렇기 때문에 회의록을 적는 습관을 가지는 것이 좋다. 지금 하고 있는 회의를 기록해야 된다고 생각하면 들으면서 요약을 하게 되고, 정리하면서 기록하기 때문이다.

또한 회의록을 적으면서 논리적으로 흐름이 이상한 부분을 캐치하여 Action Plan에 대해서 더 명확하게 정리를 할 수가 있다. 말로만 들었을 때는 괜찮다고 느끼는 것도 적으면서 듣다 보면 그래서 이걸 누가 어떻게 하겠다는 건지 결정되지 않을 때가 많기 때문이다.

그렇기에 굳이 막내가 하는 일이라고 생각하지 말고, 상시 회의 때는 회의록을 적는 습관을 들여야 한다. 회의록은 곧 경청이고, 경청은 곧 프로젝트 이해력을 높이는 행동이다.

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나는 회의를 할 때 자주 어버버 거리 고는 한다. 머릿속에 하고 싶은 말은 너무나 많은데 늘 정리가 되어있지 않기 때문이다. 그래서 되도록 정리된 내용에 대해서만 이야기를 하고자 한다.

일상생활에서는 아무 시답지 않은 이야기도 좋지만, 회의에서는 딱 필요한 이야기만 하는 것이 좋다. 회의에서의 10분은 모두의 1시간이라는 사실을 잊지 말자.

13화 회의 준비할 때 가장 중요한 한 가지. 아젠다 정리하기