신입사원 적응기 4) 예절바른 이메일?
신입사원일 때 헷갈리고 당황스러웠던 경험 네 번째 - 이메일 쓰기
안녕하세요 마케터함입니다. 오늘은 신입사원 적응기 네번째에요. 앞의 이야기들이 궁금하다면 아래 링크에서 확인해보세요!
신입사원 적응기 첫번째 - 전화하기
신입사원 적응기 두번째 - 전화받기
신입사원 적응기 세번째 - 업무미팅
오늘은 제가 처음 이메일을 보낼 때로 돌아갑니다.
찡긋회사에서 소통하는 방법에는 여러가지가 있습니다. 직접 얼굴을 마주보고 이야기하거나, 전화로 전달하기도 하지만 이메일도 많이 사용하는데요. 저는 이 중에서 개인적으로 이메일을 사용할 때 가장 신경을 씁니다.
이유는 간단합니다. 문자만 이용하니 비언어적 표현이 배제된 상황에서 목적을 감정적인 오해 없이 전달해야 하기 때문입니다. 이 때 너무 격식을 차리며 어려운 언어로 이야기하면 상대방이 이해하기 힘들 수 있고, 반대로 너무 격식없이 작성하면 업무적인 이미지에 문제가 생길 수 있습니다.
제가 처음 들어갔던 광고대행사에서는 직원 각자가 별도의 회사 이메일을 개설하지 않았고(이유는 모릅니다) 제 개인 계정으로 메일 및 쪽지를 전송해야했습니다. 다른 분들도 같은 상황이라 정해진 이메일 양식은 없었어요. 또 멘붕이 왔습니다.
거래처 등에 이메일을 보내야한다. 어떻게 보내지?
일단 제가 스스로 생각하기에 가장 이상적인 형태로 보냈던, 처음 작성한 이메일입니다.
체험단 분들에게 보냈던 메일간단하죠? 기업이 아닌 개인에게 보냈던 이메일이라 별도의 격식은 없었습니다.
하지만 기업을 상대로 하는 이메일도 엄청난 것이 있지는 않았어요.
광고 제휴 업체에 보냈던 메일이런 식이었습니다. 예전 이메일을 보면 이모티콘이나 문장기호들(^^, !, ~ 등)이 꽤 보이는데요. 지금 다시 보면 굳이 쓸 필요는 없던 것 같은데? 이런 느낌이 들기도 합니다.
그리고 아래는 최근, 저만의 업무 방식이 어느정도 잡히고 나서 보냈던 이메일입니다.
조금 더 딱딱해진 느낌이죠?
모딧에 들어온 후에도 양식이 따로 없어서 처음 메일을 보낼 때 어떻게 해야하는지 구글링을 했던 기억이 아직도 생생하네요. 하지만 지금은 저만의 양식이 생겼습니다.
1. 인사
2. 내용
3. 맺음말
4. 000드림
5. 서명(명함)
일단 처음 보내는 메일에 이정도만 들어가면 아주 무난하다고 생각합니다.
1. 인사
무난하게 '안녕하세요'로 시작합니다. 그리고 처음 보내는 경우에는 회사 이름, 직책, 이름을 이야기합니다. 두번째 연락부터, 또는 자주 연락하게 되면 회사 이름과 직책을 생략하기도 합니다.
그리고 여기서 저는 쓸데없는 인사말을 최대한 쓰지 않습니다. 날씨가 춥네, 감기 조심하시게 등.. 메일이 짧고 허전해서 채우고 싶어도 메일은 간단하게 쓰는 것이 좋다는 저만의 신념입니다. 이건 문장을 짧게 끊어쓰고 수식어를 많이 붙이지 않으려고 노력하는 제 평소 모습과도 비슷합니다.
2. 내용
인사를 마친 뒤 줄바꿈을 두번 하고 본론으로 들어갑니다. 줄바꿈을 하는 이유는 인사와 구분하기 위함일 뿐 큰 의미는 없어요. 내용은 그때그때 상황에 맞게 작성하면 되고 강조할 부분이 있다면 볼드처리를 해줍니다. 이야기할 거리가 많은 경우에는 1,2,3과 같은 식으로 순서를 매겨줍니다.
3. 맺음말
'감사합니다'를 기본으로 그냥 끝내기 심심하다면 그 앞에 한줄정도 더 추가합니다. '필요한 정보 있으면 언제든지 연락주세요.'라든지, '기타 전달사항 있으면 말씀해주시기 바랍니다.'라든지.. 상황에 맞게 지어내면 된답니다.
4. 000 드림
저는 꼭 제 이름 또는 직책(마케팅 담당자) 등을 넣어 000 드림이라고 붙입니다. 아래 서명이 또 붙긴 하지만 있는게 마음이 편하더라구요.
5. 서명
없을 때는 몰랐는데, 있어보니 없으면 허전합니다. 메일 서명용 이미지를 만들어주는 곳도 있는데, 그런 것이 없다면 기본 양식을 써도 부족하지 않습니다.
제 방식대로 이메일 예시를 작성해볼게요.
안녕하세요 신입사원님,
모딧 콘텐츠 마케터 함지영입니다.
문의주신 이메일 작성법 보내드립니다.
1. 인사
- 필수입니다.
2. 내용
- 간단하게, 모든 내용을 정확히 담아주세요.
3. 맺음말
- 감사합니다.
4. 000 드림
- 이름 적어주세요.
5. 서명(명함)
- 하나 만들면 좋습니다.
확인 후 피드백 부탁드리며, 이 외에 궁금한 점이나 필요한 정보 있으면 언제든지 연락주세요.
감사합니다.
함지영 드림
(이메일 서명)
예시를 보니 대충 어떤 식으로 작성하는지 감이 오시나요?
요즘 느끼는건 생각보다 이메일을 양식에 맞추지 않는 곳도 많다는 것입니다. 저와 연락을 몇번 했던 분들 중에서는 메신저처럼 내용만 적어서 보내는 경우도 많았어요. 하지만 저는 웬만하면 양식에 맞춰 작성합니다. 그게 마음이 편하니까요!
지금까지 저만의 이메일 적응기였습니다. 다음 신입사원 적응기에는 제가 처음 다른 분에게 업무 요청을 드릴 때의 기억을 되살려 적어볼게요. 그럼 그때까지 안녕!
