애석하게도(?) 비슷한 질문이 꽤 있었습니다. 정답부터 말씀드리면 기준은 '끝'입니다. 더 구체적으로 말씀드리면 '원하는 결과'입니다. 원하는 결과를 만드는데 도움이 되는 것은 중요한 것이고 도움이 되지 않는 것은 중요하지 않은 것입니다. 7Habits은 게임과 비슷합니다. 두 번째 판을 깨지 않고 세 번째 판으로 갈 수 없습니다. 소중한 것을 먼저 하려면 원하는 끝이 명확해야 합니다.

Q

4사분면의 일 중 일부는 좋은 휴식 거리가 되곤 하는데, "과도하게"가 아닌 "적당히" 하는 일이라면 이것도 4사분면에 포함되는 걸까요? 중요하면서 급하지는 않으니 2사분면에 포함되는 걸까요?

A

위 질문은 결국 2사분면과 4사분면 중에 어디에 해당하는지 묻고 있습니다. 2사분면과 4사분면을 나누는 기준은 중요한 것과 중요하지 않은 것입니다. 역시 위에서 언급한 것과 같은 종류의 질문입니다. 질문하신 분은 이미 '4사분면의 일 중 일부는 좋은 휴식 거리가 되곤 한다'라고 스스로 판단하고 있습니다. 시간관리 매트릭스에 제시된 예를 다시 보겠습니다. '사소한 일, 잡다한 일, 과도한 휴식, TV 시청, 게임, 인터넷, 시간을 낭비하는 행동, 험담' 중 일부는 질문하신 분께 좋은 휴식 거리가 될 수도 있습니다. 자아의식, 양심을 발휘해서 중요한 일이라고 판단되면 2사분면에 해당될 겁니다. '과도하게'와 '적당히'의 기준 역시 본인이 가장 잘 알 수 있습니다. 비슷한 질문 중에 아래와 같은 질문도 있었습니다.

'진정한 휴식이 무엇일까.. Q4에 있는 휴식을 어떤 이는 진정한 휴식이라고 생각할 수 있지 않을까요? 저는 4사분면이 낭비가 아니라 생각을 합니다. 글에 모든 의미를 담는데 한계가 있어서 그럴 수 있지만 저는 Q4에 쓰여있는 몇 개의 키워드는 결코 뻔하게 줄여야 한다고 생각하지 않습니다. 그것으로 내가 쉴 수 있다면 그게 진정한 휴식이 아닐까 하는 생각이 있네요.'

이런 코멘트도 있었습니다.

'적당한 게임은 진정한 휴식이 될 수 있습니다!'

양심에 전혀 거리낌 없이 적당히 게임을 하고, 적당히 TV 시청을 하고, 적당히 인터넷을 하는 것은 휴식이 될 수 있습니다. 시간관리 매트릭스에 적힌 단어들은 예시일 뿐입니다. 누구에게나 자신 만의 기준이 있습니다. 그 기준이 원하는 '끝'에서 만들어졌다면 괜찮습니다. 그런데 한 가지 의문이 생깁니다. 혹시 '휴식을 취하는 것'과 '스트레스를 해소하는 것'을 같은 의미로 생각하고 있는 것은 아닌가요? 둘은 다릅니다. 휴식은 휴식이고 스트레스 해소는 스트레스 해소입니다. 저도 스트레스를 해소하는 일은 매우 중요한 일이라고 생각합니다. 얼마나 긴급한가에 따라 다르겠지만 적어도 3,4사분면의 일이라고 생각하지는 않습니다.

Q

Q3은 개선의 의지만 있다면 개선이 가능해 보이는데, Q4의 사소하고 잡다한 일에 대한 위임과 처리를 위해 증원 외로 이상적인 방법이 무엇이 있을지, 타사의 사례나 일반적인 해결책이 궁금합니다.

A

시간관리 매트릭스로 설명하고 있는 것은 3사분면과 4사분면의 일들을 되도록 하지 말자는 것입니다. 4사분면의 일은 증원해서 누군가에게 위임해야 할 일이 아닙니다. 아무도 하지 말아야 할 일입니다. 과감하게 버려야 할 일입니다. 질문 내용은 다르지만 맥락이 비슷한 것 같아서 아래에 덧붙입니다.

2사분면의 일에 집중하느라 3사분면의 일을 소홀히 했을 경우에도 1사분면의 일이 늘어날 수 있지 않나요? 누군가는 4사분면의 일도 1사분면의 일이 될 수 있다고 생각하는데, 그렇다면 결국 모든 사분면의 일이 다 중요한 것 아닌가요?

3사분면의 일은 소홀히 해도 됩니다. 소홀히 해야만 합니다. 소홀히 하기를 바랍니다. 시간관리 매트릭스에 적힌 예시들이 모두 중요한 것으로 생각된다면 반드시 습관 2로 돌아가 보시기 바랍니다. 지난 글에서도 '모든 것이 다 중요한 것처럼 보인다면 우선순위를 판단하지 못한다는 것입니다. 우선순위를 판단하지 못한다는 것은 정해진 기한 안에 어떤 모습을 실현하고 싶은지 명확하게 그리지 않았다는 것입니다. 습관 3을 실행하기 어렵다면 습관 2로 돌아가야 하는 이유입니다.'라고 설명드렸습니다.

Q

회사가 시리즈 A 단계에서는 Q1에 해당하는 업무에 대부분의 리소스를 사용한다고 생각하면서 업무 결과물에 대해 아쉬운 점이 많았지만 긴급하고 중요한 업무들에 집중하였습니다. 시리즈 B 투자를 받은 이후로는 Q1과 Q2의 업무가 적절한 균형을 이뤄가는 게 느껴져서 좋았고, 저도 그 흐름에 맞춰 Q2의 업무에 우선순위를 조금 더 두려고 노력하는 중입니다. 위에 제가 생각한 게 맞는 건지 궁금하고요! 만약 맞다면 개인적으로 작년에 자꾸 눈앞에 급한 업무만 처리하는 것 같아서 체계도 없고 디테일이 없다고 느끼면서 스트레스도 받았었는데. 혹시나 저와 비슷하게 생각하시는 분이 있지 않을까 염려되어 이런 부분에 대해서, 회사의 성장 단계에 따라 집중하는 영역에 대해서도 알려주시면 좋을 것 같습니다!

A

2사분면에 리소스를 사용한다고 생각하고 적절히 균형을 이뤄가는 것으로 느낀다는 것은 정말 반가운 일입니다. 이번 기회에 체계를 만들거나 디테일을 보완하는 일을 예로 들어 우선순위에 대해서 더 생각해보면 좋겠습니다. 스타트업 초기 단계에도 체계를 만들거나 디테일을 보완하는 일이 중요한 것은 분명합니다. 그러나 가설을 검증해야 한다거나 고객을 발굴해야 하는 등 다른 중요한 일도 많습니다. 생존이 중요한 이슈이기 때문입니다. 대부분의 초기 스타트업들에게는 가설을 검증하고 고객을 발굴해서 서비스(프로덕트)의 가치를 보여주는 일이 중요합니다. 체계를 만들거나 디테일을 보완하는 것보다 우선순위가 높습니다. 체계를 만들고 디테일을 보완하는 것이 중요하지 않다는 것이 아니라 우선순위가 낮다는 의미입니다. 중요성도 긴급성과 마찬가지로 우선순위를 가집니다. 더 중요한 일이 있고 덜 중요한 일이 있습니다. 당장 덜 중요한 일이 영원히 덜 중요한 일이 되는 것도 아닙니다. 말씀하신 대로 회사의 성장 단계에 따라 우선순위가 바뀔 수 있습니다. 그때 그때 어떤 일에 더 가치를 두고 우선순위를 결정해야 할지 끊임없이 고민하는 것이 중요합니다. 한정된 자원을 어떻게 사용하느냐는 전략과도 연결됩니다. 결국 미션, 비전, 전략, 목표 등에 따라서 중요성과 긴급성의 우선순위가 복합적으로 결정됩니다.

Q

Q1(필수)와 Q2(효과성)을 우선순위로 두기 위해선 Q3, Q4를 줄이라는 건 이해했습니다. 개인적인 생활에서는 Q3와 Q4에 할애되는 시간을 줄이는게 더 자유롭지만, 회사 생활에서는 어떻게 해야하는 것일까요? 직장생활에서는 자연스레 긴급한 일들이 우선순위가 되어버립니다. 때문에 Q2에 있는 중요한 일들이 뒷전이 되어버리는 일도 간혹 있습니다. 직장생활에서 Q1과 Q2를 같이 병행하려면 어떻게 해야할까요? 직장생활에서 줄일 수 있는 Q3와 Q4은 무엇이 있을까요?

A

Alignment. 한 방향 정렬하는 것이 방법입니다. 개인적인 일에 대해서는 자기만의 기준을 갖고 우선순위를 판단할 수 있습니다. 그러나 회사에서 일할 때는 그렇게 하는 것이 어렵습니다. 아주 현실적인 질문이면서 중요한 질문입니다. 우리가 협업할 때 우선순위에 동의하지 못하고 공감하기 어렵다면 상당 부분 커뮤니케이션에서 원인을 찾을 수 있습니다. 어쩌면 동의하지 못하거나 공감하기 어려운 것이 아니라 아예 우선순위가 공유되지 못했기 때문에 우왕좌왕 하는 것일 수도 있습니다. 개인이 주도적으로 판단해서 우선순위를 정해서 일하고 있는데 막상 팀이나 경영진이 생각하는 우선순위가 다른 경우도 있습니다. 그래서 개인과 조직이 한 방향 정렬하는 것이 중요합니다. 조직의 미션, 비전을 지겹도록 공유하고, 전략과 목표를 수립하는 일이 왜 중요한지 알 수 있는 대목입니다. 매달 All hands meeting에서 다른 팀들의 내용을 공유하는 것도 한 방향 정렬이 목적입니다. 네오사피엔스에서 문화로 정착시키려고 하는 'MADI'의 'A'도 Alignment를 의미합니다. 완벽할 수 없지만 공감할 수 있는 우선순위를 공유해야 합니다. 팀이 다르고 직무가 다르더라도 무엇이 더 중요한 일인지 알고 있다면 3,4사분면의 일을 줄일 수 있습니다.