커뮤니케이션 수준 진단 체크리스트
나는, 우리 조직의 커뮤니케이션은 어떠한가?
이 글을 읽으시면,
제가 국내 대기업, 주요 외국계 기업을 대상으로 워크샵을 진행할 때 활용하고 있는 커뮤니케이션 체크리스트를 확인하실 수 있습니다. 나 자신, 내가 속한 조직의 커뮤니케이션 수준을 확인하고, 어떤 부분을 개선해야 하는지를 명확히 할 수 있습니다.
앞의 글에서 '비즈니스 커뮤니케이션 지도'를 보여 드렸는데요. 이번 글에서는 7개의 각 영역별로 현재 수준을 진단해 볼 수 있는 체크리스트를 소개합니다. 읽어보면 당연하고 쉬운 듯 보이지만, 이해하고 있는만큼 잘 실천하고 있는지는 돌아보고 연습해야 합니다.
1. (자신과 소통) 위닝마인드
1. 전체 - 조직의 구성원들은 외부적인 어려움이 있더라도 적극적으로 대응하고 해결하겠다는 능동적 태도를 유지하고 있다.
2. 현재 - 현재 구성원 개개인은 전체적으로 긍정적으로 생각하는 편이다. (현재 어려움이 있지만 전반적으로 긍정적 태도를 유지하고 있는가?)
3. 미래 - 개인과 조직의 미래를 '현실적 긍정'의 관점으로 보고 있다. (비판적 관점과 현실 직시는 하지만, 점점 좋아지리라는 기대가 있는가?)
4. 관점 - 잘못된 것은 성찰하고, 성취할 것, 성취한 것을 중심으로 생각하고 대화한다. (바뀌지 않은 과거의 것만을 말하지 않고, 그것을 앞으로 어떻게 바꿀지 생각하는가?)
5. 언어 - 평소에, 주로 가능성 중심의 언어(승자의 언어)를 쓰는 경향이 있다. (체념하는 or 중립적인 or 의욕있는 말투 중 주로 사용하는 것은 무엇인가?)
6. 목표 - 각 구성원은 개인, 팀, 조직 차원의 목적과 목표를 인식하고 동의하고 있다. (개인과 조직이 추구하는 목적이 일치하며, 일상 업무과도 잘 연계되어 있는가?)
7. 습관 - 개개인이 성과를 내는데 필요한 좋은 습관을 갖고 있다. (건강, 업무 방식, 소통 방식등에서 좋은 습관을 잘 활용하고 있는가?)
2. (상대와 소통) 결과 중심 소통
1. 전체 - 우리 조직은 업무상 필요한 사항을 명확하게 말하고, 이해하고, 확인한다.
2. 목적 - 대화하는 목적을 분명히 밝히고, 그 목적에 충실하게 말한다. (참고, 보고, 전달, 설명, 설득 중 어떤 의도로 말하는지가 명확한가?)
3. 핵심 - 말하려는 내용의 핵심이 무엇인지가 명확하다. (장황하지 않고 간결하게 필요한 것만 말하는가?)
4. 논리 - 말하는 내용의 인과 관계가 잘 맞는다. (전체적으로 말하는 '주장, 근거' 등의 인과관계가 쉽게 연결되는가?)
5. 감성 - 상대의 감성을 고려하여 설득력있게 표현한다. (논리적 정합성 이외에 듣는 이의 감정 상태등을 고려하여 말하는가?)
6. 언행 - 현재 상황을 피하려 좋게 둘러대지 않고 명확히 말하며, 말한 것을 실천한다. (두루뭉술하게 말하기 보다는 명확하게 소통하고 약속대로 수행하는가?)
7. 유형 - 나와 다른 상대의 유형을 감안하여 효과적으로 대화할 수 있다. (DISC, MBTI 등 성격유형의 개념을 이해하고 다양하고 유연한 접근법을 쓰는가?)
8. 구성 - 구두상, 서면상 보고를 할 때 머릿속에 전체 키워드와 구조를 정리한다. ('도입 - 본론 내용 - 부연 자료' 의 순서와 흐름을 간결하고 빠르게 잡을 수 있는가?)
9. 갈등 - 업무상 일어나는 갈등이나 거절, 부정적 감정을 잘 다룰 수 있다. (다양한 유형의 갈등을 이해하고, 공통적으로 취해야하는 접근법을 잘 알고 있는가?)
10. 질문 - 갑작스러운 돌발 질문에도 순발력 있게 대처할 수 있다. (평소에 관련 주제를 빠르게 파악하는 능력, 갑작스러운 요청이나 질문에 대응하는 능력이 있는가?)
3. (다수와 소통) 프레젠테이션
1. 전체 - 구성원들이 다수를 대상으로 보고, 설득, 프레젠테이션을 효과적으로 하고 있다.
2. 청중 - 자기만의 입장이 아닌 듣는 청중의 입장을 고려해서 말한다. (자신의 개성은 유지하지만, 청중의 입장을 고려해서 내용을 준비하고 말하는가?)
3. 목표 - 발표의 목적과 유익이 무엇인지를 명확히 하여 기대감을 준다. (초반에 청중이 공감할 수 있는 목표를 명확하게 상기시켜 주는가?)
4. 구성 - 전체발표의 흐름도 잘 짜여져 있고, 단계별로 변화를 명확히 알려준다. (청중이 전체 내용에서 어느 부분을 듣고 있는지 명확히 이해하도록 안내하는가?)
5. 자료 - 시청각 자료를 발표 내용과 청중 성향에 맞도록 적절하게 활용한다. (청중이 발표자의 발표에 더 잘 몰입하게 도와주는 도구로 사용하고 있는가?)
6. 언어 - 청중의 집중을 지속시킬 수 있는 언어적 표현력을 갖추고 있다. (명확하게 전달하면서도, 강조점과 스토리텔링의 리듬을 살리는가?)
7. 자세 - 집중도와 설득력을 높이기 위한 필수적인 기본자세, 제스처를 활용한다. (몸으로 충분히 자신감, 의도를 표현하고 있는가?)
8. 리허설 - 간단하면서도 효과적인 리허설을 충분히 활용하고 있다. (발표전 짧은 시간안에도 하려는 말을 효과적으로 정리할 수 있는가?)
4. (설득적 소통) 디베이트와 협상
1. 전체 - 구성원들이 단편적 정보도 전체 맥락속에서 이해하고 큰그림을 보며 논의하고 협의한다.
2. 관점 - 우리는 각자의 관점에 동의하지 않지만 이해는 할 수 있다. (서로가 왜? 어떻게? 그러한 관점을 갖고 있는지 이해하려는 태도가 있는가?)
3. 쟁점 - 각 안건에 대해 핵심과 나머지 부분이 무엇인지를 잘 파악하고 있다. (문제 해결의 열쇠를 쥐고 있는 쟁점을 명확히 알고 그것에 집중하고 있는가?)
4. 시야 - 각 안건에 관한 다양한 사실, 입장, 해석을 넓은 시야로 볼 수 있다. (눈앞에 보여지는 사안이나 내 주위의 가용한 정보만을 참고하고 있지는 않은가?)
5. 반박 - 상대를 공격하지 않으면서 업무적, 논리적, 내용적으로 맞지 않는 것을 반박한다. (서로가 감정을 내세우기 보다 사실, 관점을 분리해서 명확하게 이야기하는가?)
6. 요약 - 다양한 주체들의 입장을 효과적으로 반영하여 말과 글로 정리한다. (큰 그림에서의 핵심 쟁점과 세부적인 주장과 근거를 연결성있게 정리하는가?)
7. 협상 - 쌍방을 위한 다양한 대안을 준비하는 것이 승-승 (Win-Win)의 핵심임을 알고 있다. (다양한 선택지를 준비함으로서 서로가 진짜 원하는 '욕구'를 만족시키는가?)
8. 대화 - 좋은 협상과 관계를 위한 효과적 대화법, 경청과 질문을 잘 사용하고 있다. (상대방의 머릿속에 있는 그림을 그릴 수 있고, 갈등을 풀어갈 수 있는가?)
5. (조직의 소통) 변화경영, 조직 문제 해결
1. 전체 - 우리 조직은 회사의 가치가 임직원의 행동으로 내재화되어 자율적으로 협업하며 일하고 있다.
2. 가치 - 조직의 핵심 가치와 행동원칙이 각 구성원들의 행동에 내재되어 자율적으로 일한다. (모든 구성원들이 직급, 위계보다는 합의된 원칙에 의해 자율적으로 움직이는가?)
3. 책임 - 조직 차원의 문제 해결에는 리더그룹의 결단이 필요함을 알고 있다. (책임은 리더그룹이 지지만, 실제 변화는 구성원들이 만들어 낸다는 것을 이해하고 있는가?)
4. 영향 - 직급, 인맥, 전문성을 가진 주체중에 누구의 의견을 더 존중해야 하는지를 알고 있다. ('공식적 직급, 비공식 인맥, 가치를 만드는 전문성' 무엇이 더 영향력을 발휘하고 있는가?)
5. 초대 - 조직 차원의 변화에 임직원이 '자율적으로' 동참할 수 있도록 진정성있는 초대를 할 수 있다. (구성원들의 자발성을 100% 신뢰하고 원하는 이들만을 초대할 수 있는가?)
6. 설명 - 토의에서 나온 조직의 정책, 구조적 문제에 대해 적어도 충분한 '설명을 해줄' 의도가 있다. (구성원들이 현장에서 느끼는 이슈에 대해 적극적으로 논의할 준비가 되었는가?)
7. 팀내 소통 - 각 팀의 내부에서는 소통과 협업이 잘 되고 있다. (업무 방식, 구성원간의 유대, 협업이 잘 이뤄지고 있는가?)
8. 팀간 소통 - 각 유관부서간에도 공식, 비공식적으로 협조와 이해가 잘 이뤄지고 있다. (팀간의 교류나 협업 부족으로 조직 전체 또는 각 팀 자체에서 겪는 문제는 없는가?)
6. (리더의 소통) 코칭 리더십 & 멘토링
1. 전체 - 조직의 리더 그룹은 실무자들이 자율적으로 일할 수 있는 환경과 가이드를 제공하고 있다.
2. 변화 - 리더 그룹은 시대, 세대, 정책의 변화를 제대로 읽고 그에 맞는 리더십을 가지려 노력한다. (내가 쌓아온 지식과 경험만을 토대로 이끌어가려 하지는 않는가?)
3. 목적 - 리더 그룹은 조직의 목적에 대해 자주 구성원들과 대화하고 실천하려 노력한다. (조직의 목적과 그에 따른 합의된 원칙을 자주 대화하고 실천하는가?)
4. 신뢰 - 리더 그룹은 스스로 인간적, 가치적, 능력적 신뢰도가 어떠한지 자주 되돌아 본다. (나에게 부족한 면은 무엇이고 어떻게 바꿔가야 하는지를 알고 있는가?)
5. 가치 - 리더 그룹 자신과 구성원들이 추구하는 가치가 어떻게 같거나 다른지 알고 있다. (구성원들의 가치 키워드를 이해하고 업무와 연결지어 주고 있는가?)
6. 차이 - 성격 유형, 세대 차이에 대해 충분히 이해하고 배려하고 있다. (차이를 갈등의 근원이 아니라 다양성이 살아있는 협업의 기회로 활용하는가?)
7. 경청 - 리더 그룹은 자신의 관점을 내려놓고 제대로 경청하는 노력을 지속 한다. (적절하게 질문하고 온전하게 듣는 태도를 유지하고 있는가?)
8. 피드백 - 잘못된 일에 대해 구성원 스스로가 자각하고 교정해 갈 수 있도록 한다. (잘못에 대해 화를 내고, 잘한것에 무덤덤하고, 잔소리와 다름없는 피드백을 하지는 않는가?)
7. (온라인 소통) 온라인 미팅, 퍼실리테이션
1. 전체 - 우리는 온라인의 장점을 최대한 활용하여 효과적으로 업무적 소통을 하고 있다.
2. 환경 - 오프라인과는 다른 온라인 환경을 이해하고 잘 활용할 수 있다. (온라인 소통 방식의 장점을 충분히 이해하고 활용할 수 있는가?)
3. 설정 - 온라인 대화에 필요한 하드웨어, 소프트웨어를 잘 이해하고 활용한다. (나에게 맞는, 상황에 맞는 기술적 환경 설정을 신속하게 할 수 있는가?)
4. 기본 - 기본 화상 회의 도구의 전반적 기능을 잘 이해하고 활용한다. (상호작용을 고려한 채팅, 화면 공유, 주석, 소그룹 등의 기능을 매끄럽게 사용하는가?)
5. 응용 - 다양한 상호작용 도구를 필요에 맞게 활용할 수 있다. (화이트보드, 설문 도구, 디지털 노트 등의 도구를 상황에 맞게 사용하는가?)
6. 회의 - 사전에 제대로 공지하고, 시간 내에 진행하고, 사후 수행도 잘 하고 있다. (디지털 도구, 미팅의 기술을 잘 접목하여 효과적으로 회의하고 있는가?)
7. 설계 - 상호작용 요소를 고려한 온라인 강의 및 미팅 설계를 효과적으로 한다. (참여자들이 몰입할 수 있는 환경을 설계할 수 있는가?)
8. 기록 - 말이 아닌 글로 소통할 때 간결하면서도 오해가 없게 표현한다. (글로 읽는 상대방 입장을 고려해서 메시지를 작성하는가?)
한창훈 (Peter Han) 피터의 커뮤니케이션
