아마존처럼 회의하라

회의에 집중할 수 있는 회의 체계와 방식을 구축하자

요즘 비대면으로 회의를 많이 진행하다보니, 회의 효율에 대해서 많은 관심을 가지게 되었는데요. 회의 주제와 안건에 따라 다양한 회의 방식이 있을텐데, 거기에 맞추어 좀더 효과적인 회의 진행과 방법은 없을지 방법을 찾던 중  “아미존처럼 회의하라”는 책을 읽게 되어 소개하고자 합니다.

[출처] 교보문고, 아마존처럼 회의하라

이 책을 집필한 저자인 "사토 마사유키" 는 일본 아미존이 처음 설립되었을 때부터 15년간 근무하면서 아마존의 효율적인 회의 방식을 통해 업무속도와 성과가 높아지는 것을 경험해보면서 해당 내용을 알려야겠다는 생각에 책을 저술하였다고 합니다. 이 책을 통해 아마존의 다양한 회의방식을 배울 수 있을 것 같은 기대감도 높더군요. 책을 읽으면서 도움이 되었던 몇가지 내용들을 정리하면 다음과 같습니다.

회의를 줄여라

정말 공감되는데요. 가능한 회의가 없이 일이 잘 진행되는 것이 좋다고 저도 생각하는데요. 이런 점에서 아마존에서는 효율적인 회의 운영을 위해서 회의에 관계되지 않은 사람들은 회의 참석을 하지 않도록 하며, 회의에 꼭 필요한 사람만이 참석하도록 한다고 합니다. 회의에서도 불필요하게 회의 시간을 늘리지 않으며, 대면미팅이외에 다양한 방식의 회의형식을 적용한다고 합니다.  회의가 필요하지만, 모두가 회의에 참석할 필요는 없다는 점에서 함께 회의로 인해 낭비되는 시간과 에너지를 잘 괸리하고 있다는 생각이 드네요.  

문서로 회의자료 작성하기(1-pager,6-pager)

아마존에서는 회의의 성격에 따라 1페이지(핵심보고), 6페이지(아이디어 제안등)의 회의를 위한 문서를 회의 시간 전에 작성한 후 회의시간에 배포하여 참석자들이 본격적인 회의에 앞서 모두 침묵상태에서 읽어보고 회의를 진행한다고 합니다. 회의 문서 페이지수를 제한함으로써 꼭 포함할 내용만을 담을 수 있고, 추가 설명자료나 내용은 제한없이 "부록”에 담을 수 있어 회의에 필요한 자료들과 정보들을 누락없이 포함할 수 있는 문서구성도 참고할만합니다. 아마존에서 흔히 회의에서 많이 사용하는 PPT 대신에 문서를 사용하는 이유는 회의 내용과 관련한 문맥(context) 때문입니다. 문서로 작성하면, 앞뒤로 주요 내용의 이해를 돕는 자료나 내용들을 담기 때문에 PPT기반의 핵심요약 및 구두발표 방식에서 놓치기 쉬운 문맥이해에 도움이 됩니다. 하나의 회의를 준비하고, 성과를 내기 위해서 문서 자료를 체계적으로 구조화하고, 회의 자료 이해시간과 토의시간을 분리했다는 점에서 아마존의 방식은 회의 효율성을 다시금 생각해 보게 되었습니다.

워킹백워드(거꾸로 일하기) 방식으로 일하라

아마존의 혁신적인 업무방식의 하나인 “워킹백워드(working backward)”는 목표를 정하고 이를 어떻게 만들어갈지를 차례대로 구체화하는 방식으로, 미래에서 현재로 내려오면서 현실화 방안에 대한 모색하는 것입니다. 일종의 역추산방식으로, 미래의 결과를 만들기 위해서는 중간중간에 어떤 결과물을 내어야할지를 추정하면서 계획해봅니다. 이러한 방식은 결과를 상상함으로써 현재로부터 미래에 도달할 가장 효과적이고 빠른 방법들을 찾고 실현하는데 초점을 맞추고 있다는 점에서 성과 창출에도 큰 도움이 되는데요. 국내에서도 비즈니스나 업무 계획등에서 이러한 방식들이 관심과 주목을 받고 있다는 점에서 책에서 소개하는 방법들이 실무에서 적용되기를 기대해 봅니다(본문에서는 PR문서, FAQ, 사용자 매뉴얼등 워킹백워드와 관련한 사례와 문서작성의 형식등을 구체적으로 소개하고 있어 현업에 도움이 되실 것 같네요).

회의목적에 맞게 회의형식을 정하라

책에서는 4가지 유형  - 아이디어 회의, 의사결정 회의, 정보전달 회의, 진행관리 회의 - 의 회의 방식에 맞추어 효과적인 회의목표 달성을 위한 방법들을 소개하고 있는데요.  이 중에서 “아이디어회의”라면 5-6명이 모여서 화이트보드와 포스트잇을 사용하여 브레인스토밍 방식으로 진행하며, 의사결정 회의의 경우 결정이 필요한 사안을 다루고 있다는 점에서 3W - What(무엇을), Who(누가), When(언제까지) - 로 회의 목표를 공유하며, 진행에 따른 성공기준을 설정한다고 합니다. 회의의 목적과 형식에 알맞게 운영의 원칙을 정하고, 회의 참석자들이 보다 많은 시간동안 서로 협의하거나 논의하는 방식으로 진행되어 회의 성과도 높을 것으로 기대되네요.

책을 읽으면서 아마존에서 회의하는 모습이 상상이 많이 되었습니다. “회의”의 특성상 많은 사람들이 함께 모여 시간을 사용하게 되는데요. 회의의 1시간은 모인사람들의 수만큼 엄청난 시간이 소요된다는 점에서 많은 사람들이 모여 진행하는 회의라면 회의 참석자들의 시간과 에너지를 낭비하지 않도록 많은 노력이 필요한데요. 이 책을 통해 회의 효율을 높이고, 높은 회의 성과를 만들어내는 회의 준비, 구성, 체계 및 운영 방법들에 대한 다양한 관점들과 방법들을 배우실 수 있지 않을까 생각됩니다. 회의방식을 바꾸거나 변화를 주고 싶은 분들이라면 꼭! 한번 읽어보세요.

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 효율적인 회의 준비와 운영 방식이 궁금하신가요 ?  아래의 글을 참고해 주세요.

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