발표에 유난히 공들이던 상사, 사장되더라
간결하고 핵심을 전달하는 발표 자료 만들기
회사일은 크고 작은 회의들로 이루어지기 마련이다. 간결하면서도 핵심을 잘 전달하는 발표는 직장인 경쟁력의 핵심이라고 할 수 있다. 발표를 잘하는 것은 중요하다. 대부분의 회사 사람들이 발표 시간을 통해서 그를 접한다. 발표를 통해 그 사람이 일에 대해서 얼마나 잘 파악하고 있는지, 태도가 어떤지 드러나기 때문이다.
몇 년 전 상사였던 분은 사장님 앞에서의 발표에 유난히 공을 많이 들이셨다. 발표를 하나의 쇼라고 생각하는 것 같았다. 몇 주 전부터 발표 내용을 정하고, 필요한 자료들을 모으고, 소리 내어 발표 연습도 여러 번 하셨다. 입사 초기 논문 발표 대회를 앞두고 연습을 한 후로 발표 연습이라는 걸 해본 적이 없던 나로서는 적잖이 충격을 받았다. 발표 경험이 많으실 텐데도 연습을 한다는 사실에 말이다. '꼭 저렇게까지 해야 하나' 싶은 마음도 있었다. 그분은 오히려 우리들에게 말씀하셨다. "발표가 중요한 줄 아실 텐데, 왜들 연습을 안 하세요. 중언부언하지 말고 '촌철살인' 하세요." 올해 그분은 사장이 되셨다.
발표 자료를 만들 때는 우선 개요를 만들어야 한다. 가장 먼저 전달하고자 하는 핵심 내용을 정한다. 가능하면 한 두 문장으로 정리해 보라. 그 메시지에 맞춰 필요한 자료들을 배치한다. 많은 사람들이 반대로 한다. 자료를 잔뜩 늘어놓지만, 정작 무슨 말을 하고 싶은 건지 분명치 않다.
발표 자료를 만들 때나 발표할 때 포맷을 이용하는 것도 좋은 방법이다. 글쓰기 코치로 유명한 송숙희 씨가 주장하는 OREO 맵이 좋은 포맷 중의 하나다. 글쓰기에서 강조하는 것이지만, 발표할 때도 똑같이 적용될 수 있다. 나는 그녀의 OREO에 Side Effect를 추가하여 ORESO를 제안한다.
1. Opinion(의견): 핵심 의견을 제시한다.
2. Reason(이유): 이유를 제시한다.
3. Example(사례): 적절한 사례나 근거를 제시한다.
4. Side Effect(부작용): 발생할 수 있는 부작용을 상상해보고 대책을 제시한다.
5. Opinion/Offer(의견 및 제안): 핵심 의견을 강조하고 제안한다.
내가 추가한 Side Effect에 대해 부언 설명해보겠다. 회사일은 대부분 기존의 문제점을 해결하기 위해 새로운 시도를 하는 것이다. 새로운 안도 완벽할 수는 없어서 예상치 못한 새로운 문제가 생길 수도 있다. 병을 낫기 위해 약을 복용하지만 부작용이 생기는 것과 같다. 최대한 상상력을 발휘하여 새로운 안이 불러일으킬 수 있는 부작용을 생각해내고, 그 문제가 발생할 때 어떻게 대처할지 대책을 세워본다. 게다가 새로운 안 들은 대부분 추가로 돈이 들어가는 경우가 많다. 예산이 추가되는 문제를 어떻게 해결할 것인지 대안을 세우는 것도 중요하다.
예를 들어보자. 당신은 신입 사원들의 교육 담당자이고 기존의 교육 방법의 문제점을 해결하기 위해 새로운 대안을 제시하려고 한다.
1.Opinion: 지금까지 신입 사원들의 교육은 두 달간 강의 형식으로 진행해 왔는데, 2주간의 실습 교육을 포함시키려고 합니다.
2.Reason: 강의 형식으로만 교육하다 보니 현업 경험이 없는 신입 사원들의 교육에 대한 이해도가 높지 않은 것으로 나타났습니다. 2주간의 실습 교육을 포함시켜 교육 효과를 높이도록 하겠습니다.
3.Example: 신입 사원들을 대상으로 한 설문 조사에서 실습 교육의 찬성 비율이 80%로 나타났고, 실습교육을 추가한 그룹의 교육 후 진단 평가 점수가 평균 15점 높은 것으로 나타났습니다.
4.Side Effect: 2주간의 실습 교육으로 인해 인당 50만 원의 예산이 추가됩니다. 올해 신입 사원 100명을 기준으로 5천만 원입니다. 이 예산은 현재 부서 예산으로는 부족하여 내년도부터 교육 부서의 예산 증액이 필요합니다.
5.Opinion/Offer: 강의 형식으로만 진행되던 신입 사원 교육에 2주간의 실습 교육을 포함시키고자 합니다. 실습 교육에 소요되는 인당 50만 원, 총액 5천만 원의 예산은 내년도에 포함시켜 내년도부터 신입 교육 과정을 변경하도록 하겠습니다.
이렇게 개요를 작성한 후에 각 단계에 맞는 보조 자료들을 추가하면 된다. 위의 예에서라면 지금까지의 교육 방식의 문제점과 개선안의 장점을 자세하게 비교한 자료, 개선안에서 발생하는 부작용에 관한 세부 내용과 대책을 정리한 자료들 말이다.
