협업툴 도입전 주의사항 5
협업도구는 정답이 아닙니다.
Contactless 시대가 가속화되면서 협업을 위한 도구는 점점 늘어나도 더 많은 서비스가 봇물 터지듯 소개가 되고 있습니다. 이미 우리에게 익숙해진 슬랙, 잔디, 플로우, 스윗, 트렐로, 노션 등 외에도 엄청나게 다양한 협업도구에 노출되어 있고 지금도 계속해서 새로운 도구가 소개되고 있습니다.
만약 업무 효율성을 위해서 새로운 업무 도구 도입을 고려한다면, 도입 전에 주의해야 할 5가지를 정리했습니다.
1. 정말로 필요한가?
협업도구의 소개자료를 살펴보면 굉장히 뛰어난 업무 효율 개선이 있다고 설명하지만, 조금 객관적인 시선으로 바라보면 실제 협업도구는 업무에 반드시 필요한 소프트웨어라고 볼 수는 없습니다.
말 그대로 "효율 개선"이라는 측면으로 바라봐야 하는데요.
이미 익숙해진 업무 프로세스를 통하여 생산성을 갖추고 있는 조직에서 새로운 협업도구를 도입한다는 의미는 임직원 모두가 익숙하지 않은 환경으로 다시 돌아간다는 것을 말합니다.
특히 협업도구는 업무를 정리해주는 역할이 아닌 대부분 "업무 공유"의 효율적 제안을 하고 있기 때문에 실질적으로 관리에 필요한 리소스가 추가로 투입되어야 한다는 측면도 함께 고려가 필요합니다.
2. 임직원이 동의하는가?
업무를 보는 과정에서 반드시 필요한 상황이라면 모든 조직 구성원은 개개인의 이익을 위해서 관련 소프트웨어 도입을 반기겠지만 이러한 필요성과 조직 구성원 각자의 이익(Benefit)에 대한 설득이 이루어지지 않는다면 실제 도입이 되더라도 기대만큼의 효과를 보기 어려울 수 있습니다.
쉽게 말해 도입 이후 업무처리속도라 명확하게 개선된다거나 매출 증대의 근거가 된다는 것을 설득할 필요가 있습니다.
현재 업무 방식에서 새로운 절차가 생겨나고 이에 대해 익숙해져야 하는 일련의 과정들이 자의가 아닌 이상 불편해지고 업무 자체가 힘들어질 수도 있다는 점을 잊어서는 안됩니다.
3. 충분히 편리한가?
우리는 이미 업무용으로 카카오톡(...)을 너무나도 잘 활용하고 있습니다. 모두가 반기지 않는 카톡을 활용한 업무는 실제로는 너무나도 익숙한 메신저이기 때문에 습관적으로 활용하게 되고 모두가 매우 능숙하게 사용할 수 있습니다.
우리가 새롭게 도입하는 협업도구는 위와 같은 매우 익숙한 소프트웨어를 대체해야 한다는 사실을 잊어서는 안됩니다. 일단 새롭게 도입된 협업도구가 불편하다면 결국 조직 구성원은 기존에 "편하게" 사용하던 카카오톡으로 회기 할 가능성이 매우 높습니다.
굳이 비용을 들여서 업무 환경을 개선하고자 한다면 최소한의 편의성이 보장되고 있는지를 확인해야 합니다.
4. 우리에게 적합한 기능인가?
협업도구는 매우 다양하고 각각의 도구들은 핵심 기능이 존재합니다. 이 외에도 다양한 부가 기능을 제공하지만 가장 중요한 기능이 우리 업무에 적절하게 활용이 가능한지에 대해서 충분한 고려가 필요합니다.
슬랙은 전 세계에서 가장 유명한 협업도구 중 하나지만 개발자들이 활용하기에 최적화된 기능들이 다수 포진되어 있습니다. 하지만 마케터가 슬랙을 사용한다면 단순 메신저의 기능 외에 활용할 수 있는 기능은 극히 제한적일 수밖에 없습니다.
다양한 프로젝트를 관리하기 위해서 트렐로를 사용한다면 일정 관리에서 불편함을 감수해야 할 것이며, 외부 일정이 많은 조직 구성원에게는 트렐로보다 구글 캘린더가 더 유용할 수 있습니다.
5. 현재 업무 프로세스가 정돈되었는가?
협업도구는 업무 정리를 위한 도구가 아니라 정리함에 가깝습니다. 현재 업무가 어수선하다면 먼저 프로세스의 개선이 먼저 이루어지고 이를 보다 효과적으로 공유하고 정리하기 위한 보조수단으로 협업도구를 고려하는 것이 좋습니다.
마치 만병통치약처럼 협업도구를 바라보고 도입만 하면 우리의 업무 환경이 개선될 것이라고 기대한다면 아마도 높은 확률로 협업도구 도입은 실패할 수 있습니다.
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