좋은 보고를 원한다면, 적절한 보고 타이밍을 찾는 것이 좋다. 사람마다 집중이 잘되는 시간과 상황이 있는 법이다.그리고 그것은 보고에 있어서도 마찬가지다.
직장생활도 사람이 하는 것이다. 보고서의 내용이 아무리 훌륭해도, 보고자의 태도가 아무리 좋아도, 보고를 받는 사람의 상태와 이에 맞는 타이밍이 적절히 어울리지 않으면 보고의 성공률은 높지 않을 수 있다.
그래서 이번에는 그간 연구해 본 보고의 타이밍에 대해 이야기해보려 한다.
1. 정해진 기한보다 일찍 보고하라.
가장 최적의 보고타이밍은 상사가 먼저 물어보기 전에 가져가는 것이다.
대부분의 업무들은 언제까지 해야 한다는 기한이 존재한다. 일을 맡기고 1주일의 기한을 주면 보통 그 기한에 딱 맞추어 가져오는 사람이 있고, 그 기한보다 일찍 결과물을 가져오는 사람으로 나뉜다.
하지만 결국보고자료의 최종본은 자료를 작성한 사람의 생각에 보고를 받는 사람의 의견이 더해져 완성된다. 때문에 상사가 먼저 묻기 전에 미리 보고하면 피드백을 받고 내용을 수정할 시간을 가질 수 있다. 이러한 점을 고려한다면, 반드시 보고는 기한 전에 해야 할 필요가 있다.
내가 보고를 해야 하는 상사도 최고경영자가 아닌 다음에는 다시 윗선에 보고를 해야 하므로 자기가 이해한 내용을 바탕으로 방향성을 잡아야 한다. 그러므로 상사가 말한 기한 최소 하루 전에는 보고하여 피드백을 받고 결론을 함께 공유하는 것이 좋다.
상사가 먼저 당신에게 자료가 언제 완료되는지를 물었다는 것은 이미 보고의 시작에서부터 실패한 것이라고보면 된다.상사를 기다리게 했다는 것은 이미 상사의 인내심이 많이 없어진 상태에서 보고를 시작하는 꼴이기 때문이다.
2. 하루 중 보고의 시기는 언제가 좋은가?
보고의 시기를 본인이 조절하기 위해서는 평소 상사의 일상패턴을 숙지해야 하고, 현재의 기분이나 바쁨의 정도를 세심하게 확인할 필요가 있다. 본인이 급하다고 하여 타이밍에 대한 고려 없이 무턱대고 보고하러 들어갔다가 낭패를 보는 경우를 수없이 많이 봐왔다.
그런 점에서 보고의 시기를 결정하는 기준은 본인이 하고 싶은 때 또는 보고 준비의 완료 여부 등에 두어서는 안 된다. 기준은 내가 아닌, '상사가 보고를 가장 잘 받아들일 수 있는' 시간과 상황, 에너지 상태 등이 되어야 하는 것이다.
또한 하루 중 보고를 해야 할 시간은 보고의 내용에 따라 나뉜다. 집중해서 봐야 하는 내용은 집중이 잘되는 오전 10시경에, 장시간 검토가 필요한 내용은 졸리기 쉬운 오후 2시에, 짧게 보고를 끝마칠 수 있는 것은 퇴근시간 1시간 전 등을 고려해 보는 것이 좋다.
전략적으로 보고 타이밍을 사용하는 방법도 있다. 일상적인 업무이므로 특별한 설명이 불필요한 경우는, 쉽게 보고가 넘어갈 수 있도록, 힘든 행사나 회의를 마치고 온 때, 또는 전날 과음을 한 날과 같이, 상사가피곤하거나 나른할 것 같은 시기를 찾는다.
반대로 상사가 관심을 기울여 주길 원하는 업무라면, 상사의컨디션이 좋을 때에 보고 하는 것이 좋다. 상사가 휴가나 연수를 다녀온 다음날 오전은 휴식을 취한 다음이라 대부분 컨디션이 좋은 편이다.
상사가 먼저 호출하는 경우도 많다. 때문에 미리 기한 전에 보고를 준비해 놓는다면 갑작스러운 호출과 같은 돌발상황에도 당황하지 않고 대응할 수 있을 것이다.
3. 좋지 않은 내용일수록 최대한 빨리보고해라.
일이 제대로 안되고 있다거나, 본인의 실수로 일이 어그러진 경우, 본능적으로 보고를 미루게 된다. 하지만 그럴수록 질책을 받을 때 받더라도 보고는 '최대한 빨리' 진행하는 것이 좋다.
빨리 보고를 하게 되면, 상사와 내용을 공유하면서 상사의 입장에서 충분히 문제를 해결해 줄 수 있는 부분이 생기기도 한다. 또한 현실적인 것을 고려한다면 나중에 문제 발생 시 상사와 책임을 나눌 수도 있다.
매는 먼저 맞는 것이 좋다는 옛말이 틀린 것이 아니다. 혼날 것은 빨리 혼나고 후일을 도모해야 한다. 잘못한 것은 빠르게 인정하고 새 일을 찾아 하는 것이 장기간의 레이스인 직장생활을 견디는 방법이다.
오히려 상사와 함께 위기를 극복한다면, 그것이 나에 대한 신뢰를 쌓는데 도움이 될 수도 있다. 또는 오히려 위기가 기회가 되어 더 큰 성과로 돌아올 수도 있다.
'보고'는 어찌 보면 직장생활에서 가장 중요한 커뮤니케이션 형태이다. 이 과정에서 일단 1차 관문을 성공적으로 넘기 위해서는 적절한 타이밍에서부터 시작하는 것이 좋다.
하지만 위에서 언급한 여러 내용들을 고려하더라도, 결국 보고의 타이밍은 상사의 개인적인 스타일과 상황에 최대한 맞추는 것이 유리하다. 보고의 대상인 상사의 스타일은 사람마다 제각기 다르기 때문이다.
그래서 보고도 기본적으로 상대방에 대한 '배려'로서 접근해야 한다. 상사가 다른 업무들로 인해 피곤해하면 보고를 조금 늦추어 휴식 시간을 고려해 주고, 상사가 마음이 급한 것처럼 보이면 그것에 대응해 빠르게 보고를 진행하여 타이밍을 조절해야 한다. 상사의 스타일에 맞춘 보고 타이밍 관리가 필요한 이유다.
그리고 이런 배려는 결국 나에게도 유리한 결과를 가져온다. 적절한 보고 타이밍 조절은 보고를 원활하게 끝낼 수 있는 방법이 될 뿐만 아니라, 상사와의 관계를 더욱 돈독하게 만들 수 있고, 업무의 효율성도 높일 수 있기 때문이다.
