업무메일 쓰기 첫 번째: 요청하기 2

내가 이런 말을 하면 상대방은 그 말로부터 무엇을 궁금해할까?

흐어ㅠㅠ 요즘 너무 바쁘고... 몸이 안좋을 정도로 정신없이 2주를 보내서

글을 이어서쓰지를 못하고 있었어요...ㅠㅠ

일요일 연재인데 늦게나마 돌아왔습니다ㅠㅠ

이 글을 읽기 전 전편인 요청하기 1을 읽어주시면 더 도움이 되시리라 믿어요 :) ㅎㅎ

그럼 연결해서 쭉 가볼게요!

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메일 3: 내부담당자를 통해 근거를 만들어달라고 요청

받는사람: 브런치주식회사 카이과장

참조: -

제목: Re: [브런치(주)] 고객사A 2024 유지보수 재계약 -

재계약 제안공수 산출요청

안녕하세요, 브런치팀 스칼랫 입니다.

3년간의 공수내역서 잘 받았습니다.

실사용 공수가 계약공수보다 적어, 갱신계약시 저희가 제안할만한 공수 산출이 필요합니다.

그동안의 계약기간(2021-03-15 ~ 2024-03-15)동안 저희가 고객사A에 제공하던 공수는 아래와 같습니다.   

* 서비스(가) - 200시간

* 서비스(나) -100시간

가능한 추가 지원이 있다면 기존의 계약 공수를 방어할 수 있을 것으로 보입니다.

정기점검 등의 서비스 추가가 가능하실지 검토를 부탁드립니다.

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저는 고객이 

'우리 100시간 밖에 안했으니까 앞으로 계약은 110시간만 해야겠네~'

라고 빠르고 편하게 결정하게 하고 싶지 않아요.

그리고 고객이 '우리 그냥 적게 계약하면 안돼요?'라고 물었을 때, 

'(엇.. 그건 좀 어려울 것 같은데..) 일단 내부적으로 확인해볼게요ㅠ(쭈굴)'하고싶지 않습니다ㅠ

그렇다면, 적게 계약하겠다고 했을 때를 대비해 미리

'아, 그런데 올해는 저희가 이런 걸 제안 드릴 수 있는데 생각해보시겠어요?'

가 준비되어있다면 좋지 않을까요!

역시 초록색 부분은 디테일입니다.

당연히 엔지니어들도 고객사에 몇시간을 서비스하는지,

어떤 서비스가 나가는지 확인 할 수 있어요.

그런데 어차피 메일을 쓰기 위해 저도 한번 과거의 기록을 뒤적뒤적 했을거에요.

굳이 같은 일을,

카이 과장님께 한 번 더 하게 만들 필요가 있을까요?

카이 과장님께서 저희가 추가할 서비스에만

집중할 수 있도록 제가 찾아놓은 내용을 이메일에 한 번

더 기재해주면, 카이 과장님은 서비스 내용을 찾아보려고

일을 한 번 더 하지 않아도 되겠죠?

(그리고 서비스 내용을 찾아보겠다고 저한테 연락이

다시 올 수도 있는데, 그런 일을 미연에 방지 할 수도 있습니다. ㅎㅎ)

결과적으로 저 일은 어떻게 되었냐면,

카이 과장님께서 2개월에 한번씩

8시간(='1일'로 계산합니다)의

정기점검 유지보수를 추가하기로 했습니다.

1년에 6*8=48시간, 즉 3년간 144시간을 추가해

기존 실 사용 100시간+정기점검 144시간=244시간

으로 산출하기로 했어요.

고객사에는 안전하게 250시간을 제안하기로 했습니다.

고객사에서 100시간으로 하겠다는 것에

250시간을 제안할 수 있게 우선 준비를 해두었네요 :)

그럼 이제 공수내역 안내를 하면서 아래와 같은

이메일이 나갈 수 있습니다.

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받는사람: 고객사A 카즈하 매니저

참조: 브런치주식회사 카이 과장

제목: Re: [브런치(주)] 고객사A 2024 유지보수 재계약 - 공수세부내역서 전달(2021~2024)

안녕하세요, 브런치주식회사 스칼랫입니다.

요청하신 공수내역서 첨부파일 전달드리니 확인 부탁드립니다.

계약기간 3년간 사용하신 공수는 총 100시간입니다.

그동안 고객사A에서는 정기점검 없이 지원요청이 있으면 지원하는 방식으로 서비스를 받고계셨습니다.

사용공수보다 계약공수가 큰 관계로,

재계약시 2개월에 한번씩 진행하는 정기점검 진행을 제안드리려고 합니다.

1회의 정기점검당 8시간이 소요됩니다.

정기점검 서비스 안내 파일을 첨부드리니 참고부탁드리며,

서비스 관련 자세한 문의사항은 카이 과장(02-***-****)로 문의하시면 됩니다.

감사합니다.

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하고 카이과장님을 CC에 넣으면 됩니다 :)

제가 중간 과정을 조율하기는 했지만, 카즈하 매니저가 기술적/실제 유지보수 계약관련해 궁금한 것은

카이 과장님과 해결하면 더 빠르겠죠!

그리고 정기점검을 제안할 때에 정기점검이 얼마나 걸리는지를 알려주면

카즈하매니저가 바로 계산을 할 수 있어요. 

정기점검만 제안한다고 띡 보내버리면

카즈하 매니저는 꼭 '정기점검은 얼마나 걸리는데요?'하고 물어올거에요.

제가 여기서 예측해 미리 응대한 것은 아래와 같습니다.

1. 카즈하 매니저가 실제 받은 서비스 내역에 대해 궁금해 할 것이다.

=> 카이 과장님께 토스!

2. 제안 받은 정기점검에 소요되는 공수 시간

=> 8시간이라고 미리 안내하기!

여기서 기억해둘 것은,

상대방이 물어볼 내용을 예측해 

미리 안내 하면 업무를 줄일 수 있다

입니다.

여러분, 요청받은 것'만' 하지 마세요.

상대방의 입장을 생각하는 이유는 상대방 일을 편하게 하기 위해서가 아니라 뭐다?

"내가 집에 빨리가려고"다!!

그렇다면 상대의 니즈를 잘 읽는 사람이 집에 빨리가게 될 것입니다 ^^

그런데, 뭐 저걸 미리한다고 일을 얼마나 줄이냐고 생각하실 수 있는데, 정말 한 번 세어볼까요?

1. 정기점검에 걸리는 시간 안내 없이, 카이과장님 연락처 없이 카즈하매니저에게 이메일 발송

2. 카즈하 매니저 1시간 후 메일 확인하고 회신: 서비스 담당자 연락처 알려주세요!

3. 2번의 회신을 1시간 후 확인하고 카이 과장님 연락처 전달

4. 카즈하 매니저가 3번의 이메일을 1시간 후 확인해 카이과장님과 연락한 후 카이과장님으로부터 정기점검 소요시간 안내 받음

5. 카즈하매니저, 그때부터 8시간짜리 정기점검 서비스 받을까말까 고민시작

제가 두 마디만 더 했으면 될 것을... 그걸 안해서 지금...

3시간.... 더 걸리고 있죠...? 말이 좋아 1시간이지 상대방이 이메일 반나절동안 확인안하면 또

전화를 하거나 기다리거나 해야합니다ㅠ 적어도 이 사실을 알게 된 지금 부터는, 일을 질질 끌지 맙시다!

다음 글은 업무전화를 받는 방법으로 작성해보려고 해요.

저 전화 정말정말 잘 받고 하루에 30통, 40통씩도 너끈히 하거든요 :D

전화 받는 것과 하는 것, 전부 무섭지 않게 해드릴게요!

그럼 이번 한주도 화이팅 하세요 :)