OKR 공유로 주간업무회의방식을 바꾸면 생기는 변화
OKR 현업적용을 위한 팁
대부분의 회사는 주간업무회의라는 것을 하고 있습니다. 각자 한 주 동안 한 일과 앞으로 해야 할 일을 팀원들과 공유하고 상사로부터 확인받는 시간입니다. 요즘은 이런 주간업무회의를 아예 각자의 엑셀 시트를 온라인상으로 공유하는 것으로 대체하는 경우도 있지만 본질적인 목적은 공유와 확인 인 셈이지요. 이런 주간업무회의는 조직문화에 따라 매우 생산적이고 긍정적인 토론이 가능한 방식을 진행되어 구성원 모두에게 각자 무슨 일을 하고 있고 내가 하는 일이 전체 팀의 업무에서 어떤 부분을 차지하고 있는지 알 수 있는 기회가 되는 소중한 시간이 됩니다.
하지만 많은 경우 팀장 또는 임원분에게 개개인이 하고 있는 일을 보고하고, 지시를 받는 일방적인 커뮤니케이션으로 진행이 되는 경우가 많다 보니 비생산적인 회의가 되는 경우가 많이 있습니다. 팀원 중에는 자신이 한 일을 임원 앞에서 부풀려 이야기하고 있는 경우도 있고, 아예 문제가 있는 업무의 경우는 질책을 면하기 위해서 아젠다에서 눈치껏 빼버리거나 가볍게 지나갈 수 있도록 기술적인 장치를 해 보기도 하지요. 팀장이나 윗사람은 주간업무회의를 통해서 자신이 팀을 제대로 관리하고 있다는 확신을 갖고 싶고, 팀원들은 팀장에게 적당히 자신이 얼마나 중요한 일을 하고 있는지 어필을 할 수 있는 기회가 되기도 합니다. 하지만 대부분의 경우 협력적이고 생산적인 토론을 하는 것은 불가능합니다.
이러한 문제점을 가지고 있는 팀이라면 한번 OKR 공유로 주간업무회의진행을 바꾸어 보기를 권합니다!
개별적으로 OKR (Objectives & Key Result) 시트 작성
1. 먼저 각자 자신이 하고 있는 일을 OKR 시트에 옮겨 봅니다. - 자신이 하고 있는 일을 OKR 시트에 옮겨 보는 작업은 내가 하는 일의 '목표 (Objectives)'를 먼저 생각하게 합니다. 그리고 그 '목표'를 달성하기 위해 만들어 내어야 할 '결과물 (Key Result)'를 생각할 수 있는 기회를 줍니다. 하는 일의 나열이 아니라 만들어 내어야 할 결과물에 의식적인 포커스를 자연스럽게 하게 되지요.
OKR 시트 예시 - 1차 하고 있는 일 또는 해야 할 일을 그대로 옮겨 본 예시2. 그리고 앞에 진행상황에 따른 '자기 평가'점수를 스스로 채점해서 넣어 봅니다. 이 평가점수는 결과물이 목표대비 얼마 정도 진척상황인지 스스로 점수를 매겨 보는 것으로 결과를 만들어 내어야 할 '기한'과도 연계되어 있습니다.
이렇게 워크시트만 바꾸면 실제 쓰고 있는 주간업무 리스트와 크게 다른 점은 하는 일을 목표와 결과물로 바꾸고, '자기 평가'를 해 보는 정도인 것을 느낄 수 있는 데 이 차이는 실제 일을 바라 보는 관점에 엄청난 변화를 만들 수 있습니다.
OKR 시트 작성을 통해 개인이 얻는 것 - '자기 주도적' 사고 전환
기존의 주간업무회의에서 처럼 자신이 하고 있는 일을 나열하는 것은 그저 일정표에서 어디에 시간을 많이 보내고 있는지, 무슨 일을 했는지, 지시 사항을 제대로 실행했는 지등에 대해서 'To do List'에서의 내용을 옮겨 넣고 항목에 따라 'Done!', 또는 'WIP (Working in Progress)' 정도의 표시와 WIP 일 경우 언제까지 하겠다는 표시만 하면 됩니다. 하지만 OKR을 써야 할 경우, '목표 (Objectives)'라는 단어를 보면서 내가 하고 있는 일은 결국 무엇을 위해 하고 있는지 근본적인 생각을 할 수 있게 합니다. 자연스럽게 내가 왜? 무엇을 위해서 이 일을 하고 있는 가?라는 질문을 스스로 생각하게 되고 그 목표를 위해서 어떤 결과물을 만들어 내야 하는지에 포커스를 하게 되지요.
단어 연상의 힘 - 목표와 결과물자연스럽게 자신이 하고 있는 일에 대한 근본적인 이슈에 대해서 생각해 볼 수 있습니다. 그리고 스스로 자기 평가를 해 봄으로써 업무에 대해서 자신이 느끼는 역량과의 갭 또는 일을 목표를 달성함에 있어서 합리적인 기한으로 일하고 있는지, 등등에 대한 질문을 스스로 해 볼 수 있게 합니다. 무엇을 근거로 0.3을 써야 할 까? 0. 5라고 써야 할 까? 등을 고민하게 되는 거지요.
OKR로 하는 주간업무회의를 통해 팀이 얻을 수 있는 것
그렇다면 기존의 한일과 해야 할 일을 공유하는 주간업무회의와 OKR을 공유하는 주간업무회의는통해 팀이 얻을 수 있는 것은 무엇일까요?
1. 자연스럽게 토론이 가능하다. - 먼저 처음에는 '자기 평가' 부분에 있어서 점수에 대해서 논의를 하게 됩니다. 그리고 다른 팀원들이 질문을 하게 되지요? '왜 0.3이라고 평가했어요?'라는 질문을 하게 되고 논의를 하게 되면 이 일이 기한까지 혼자서 가능한 일인지, 누군가 협업을 해야 하는 것은 아닌지, '결과물'이 제대로 정의된 것인지, 또는 그 외 다른 이슈가 있는 것은 아닌지 등등 토론할 수 있습니다. '왜 아직도 못했어요?' 라는 질문을 하게 되면 자기방어적 변명을 할 수 밖에 없는 반면에 스스로 자기평가에 대한 점수를 두고 이야기하기 때문에 톤&매너가 다를 수 밖에 없습니다.
2. MECE (항목간 중복되지 않고 빠지지 않음; 상호배제와 전체포괄 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive)의 개념을 자연스럽게 배워나간다. - '목표 (Ojbectives)'를 달성하기 위한 결과물 (Key Results)를 보면 목표에 따른 결과물이 제대로 MECE 하게 정의가 되었는지 본인 스스로 또는 팀원들이 논의를 할 수 있습니다. 빠져 있는 것은 없는지, 중복된 것은 없는지 자연스럽게 점검하고 논의하게 됩니다.
3. R&R 과 Accountability를 명확하게 정의할 필요성을 느낀다 - 제대로 정의된 목표와 그에 따른 결과물을 만들기 위해서 나의 역할과 책임이 제대로 정의가 되어 있는지 스스로 생각하게 될 뿐만 아니라 함께 논의하는 팀원들도 각자의 업무가 목표와 결과물을 만들어 내고 그런 일을 하고 있는 것이 팀 내에서의 R&R과 Accountability에 맞게 하고 있는지 자연스럽게 논의하고 생각할 수 있게 합니다.
4. 비전과 목표의 정렬 (Alignment) 그리고 전략적 의사결정이 가능하다 - 팀장 또는 상사는 팀원들의 Objectives 가 곧 자신의 결과물이기도 하기 때문에 이렇게 각자의 결과물을 만들어 내는 것이 우리의 1년 년간 목표와 어떻게 연계되는지, 그리고 중장기적으로 우리의 비전과 목표와는 어떻게 정렬되는지에 대한 생각을 할 수 있게 만들어 줍니다. 그리고 각자 자기 평가를 통해 자신의 '목표'에 따른 '결과물'이 제대로 정의되어 있고 우선순위에 따라 시간관리를 하고 있는지에 대한 생각과 팀 전체에 공유하는 과정에서 팀의 '목표'에 따른 '결과물'을 제대로 만들어 내고 있는지 등에 대해서 전략적인 의사결정을 할 수 있는 토대를 만들어 줍니다.
5. CFR (Conversation, Feedback, 그리고 Recognition) 이 가능하다 - 위에서 언급했던 것 처럼 일단 스스로 해야 하는 '자기 평가'가 들어 있다 보니 자연스럽게 대화를 하게 되고, 피드백을 받게 됩니다. 그리고 목표 달성을 했을 때 그에 대한 인정도 자연스럽게 할 수 있습니다. 완결된 목표에 대해서 서로 축하해주고, 진척이 어려운 결과물에 대해서는 서로 원인에 대해서 논의하고 도와줄 수 있는 방법에 대해서 자연스럽게 이야기할 수 있습니다.
이렇게 주간업무회의를 OKR 공유로 하게 되면 자연스럽게 위의 대화를 가능하게 하는 것은 4~5명의 팀원들이 함께 하는 것이 가장 적절하다는 생각을 하게 됩니다. 실제 팀으로 일하고 회의할 수 있는 최적의 인원은 4~6명이라고 알려져 있습니다. 경우에 따라서는 6~7명까지도 가능하지만 참석인원이 10명 이상이 될 경우 OKR 논의를 하는 것은 상당히 어려울 수 있습니다. 처음 OKR을 도입해서 활용한다면 팀의 단위에 따라 4~5명 정도 가장 근접하게 일하는 구성원으로 시작할 수 있습니다. 팀의 단위가 클 경우 소단위 파트로 나누어서 업무의 연관성이 가장 큰 사람들끼리 해 볼 수 있습니다. 이런 결정조차도 일단 처음에 시작해 보면서 구성원들이 스스로 어떻게 하는 것이 가장 효율적 일지 함께 고민하고 결정할 수 있습니다.
또한 OKR 회의가 4~5명일 경우 30분이라는 회의시간을 한도를 정해 놓고 각자 자신이 쓸 수 있는 시간과 논의하는 시간을 배분하여서 시간관리를 해 보는 연습을 하는 것도 매우 중요합니다. 가능하면 25분 내로 끝내고 마지막 5분은 팀 회의 진행에 대한 피드백과 제대로 준비하고 자기 평가를 잘 한 팀원 등에 대한 인정에 시간을 따로 할당해 두는 것도 방법입니다.
일단 적용해 보고 토론을 통해 스스로 학습하고 함께 논의하라!
기존의 주간업무회의는 보고의 형식으로 익숙해져 있기 때문에 편하게 느낄 수 있기 때문에 다른 방식으로의 적용이 불편하고 어렵게 느껴 질 수 있습니다. 그리고 새롭게 뭔가를 하려고 하면 아무래도 내가 혹은 우리가 제대로 하고 있는 지, 왠지 시간이 더 많이 걸리고 비효율적이라는 생각을 할 수도 있습니다.
일단 적용해서 하다보면 스스로, 혹은 함께 답을 찾아갈 수 있습니다. 이러한 '목표'와 '결과물' 중심으로 자신의 업무를 새롭게 정의하고, 함께 논의하는 과정에서 나의 역량을 어떻게 키울 것인지, 우선순위를 어떻게 정하고, 시간관리를 해야 할 지, 어떤 부분에서 내가 부족하고, 어떤 부분을 다른 사람에게 도움을 청하고 협업해야 할 지 등에 대해서도 스스로 생각할 수 있는 힘이 생깁니다.
OKR을 현업 적용을 위해서 내부적으로 할 수도 있겠지만 초기적응을 위해서 전문가와 함께 워크삽을 진행해 보는 것을 권합니다. 그리고 년단위의 전략워크삽, 비전세팅워크삽, 직무기술서와 경력개발, 피드백을 포함한 효과적인 커뮤니케이션등을 팀원들의 니즈에 따라 외부전문가와 함께 해 볼 수 있습니다. 또한 MBTI, 에고그램, 에니어그램, DISC, 그리고 업무스타일 이해등 다양한 진단도구를 활용하여 통해 서로의 다름을 이해할 수 있다면 훨씬 효과적인 팀웍을 발휘할 수 있습니다.
