비서에서 오피스 어드민으로, 업무가 확장된다는 것

비서로 일할 때는

집중해서 챙겨야 하는 사람이 임원 한 분이었다.

그 한 사람에게 최선을 다해

맞춤형 지원을 하는 것이 내 역할이었다.

하지만 오피스 어드민이 되면서

상황은 완전히 달라졌다.

단순히 한 명을 챙기는 데서 그치지 않고,

오피스 전체를 관리하는 일은 물론

HR팀의 인사와 총무 업무까지 함께 담당하게 되었다.

하나하나 분리된 업무가 아니라

여러 역할이 겹치고 연결되면서

내 업무 스콥은 자연스럽게 점점 넓어졌다.

여러 사람의 요구를

동시에 처리해야 하는 일도 많아졌다.

오피스 관리 업무는

임대 계약부터 연장, 보수, 수리에 이르기까지

세심한 관리가 필요했다.

또한 임직원들의 법인 차량과 법인 휴대폰 관리,

그리고 다양한 복지 사항까지 챙겨야 했다.

단순히 누군가 한 명만을 위한 지원이 아니라,

회사의 여러 부서와 직원들이

원활하게 일할 수 있도록

여러 방면에서 손길이 닿아야 하는 일이었다.

매일의 루틴에는 대표전화받기도 포함되어 있었다.

CS팀이 따로 없던 터라,

간혹 1차적인 고객 응대와 문의 처리를

내가 직접 해야 할 때도 있었다.

또 때로는 행사 기획 업무까지 맡아 진행하며,

오피스 전반에 관한 모든 예산 관리도 책임졌다.

그야말로 회사의 ‘얼굴’이자

‘허브’ 역할을 하는 자리였다.

다양한 업무가 겹치고 연결되면서,

오피스 어드민이라는 직무가

얼마나 폭넓고 다채로운지 실감할 수 있었다.

'이것까지 내가 하는 게 맞는 거야?'

라는 의문이 들만큼

넓어진 업무의 스콥이 점점 벅차기 시작했다.

특히 해외에서 높으신 임원들이 방문하는 날이면

정신없이 바쁘게 움직여야 했다.

그날만큼은 시간 하나하나가

더욱 촘촘히 짜여 있었고,

실수는 용납되지 않는 긴장감 속에서 뛰어다녔다.

가끔씩 들려오는 한마디,

“샤론 씨 없으면 안 돼요.”

그 한마디가 나에게 더 큰 책임감과

이곳에서 꼭 필요한 사람이 되고 싶다는 마음을 심어주었다.