포커페이스를 유지하기

원청업체와의 대화 노하우

직장 내 모든 관계에서의 대화가 중요하지만, 그중에서도 가장 신중하게 접근해야 할 대상은 단연 ‘클라이언트(고객 또는 원청사)’라고 생각합니다. 대부분의 회사는 초기 단계에서 타사의 의뢰를 받아 상품이나 서비스를 제작하며, 이 과정에서 고객의 니즈에 부합하는 결과물을 납품해야 수익을 창출할 수 있습니다.

보통 프로젝트는 원청사와 회사 대표 간 협의를 통해 계약이 체결되고, 이후 실무는 각사의 담당자가 맡아 진행하게 됩니다. 계약서에 명시된 납품일, 결제 금액, 의무 사항 등이 확정되면 본격적인 작업이 시작됩니다.

원청사 입장에서는 프로젝트가 계획대로 잘 진행되고 있는지, 그리고 결과물의 퀄리티와 납품 일정이 지켜지고 있는지가 가장 중요합니다. 따라서 원청사와의 커뮤니케이션에서 가장 핵심적인 요소는 ‘보고’라고 할 수 있습니다.

다음의 세 가지 방식으로 커뮤니케이션을 구분하여 접근하시면 좋습니다.

전체 제작 계획을 컨펌받기

주기적으로 진행 상황 및 산출물 공유하기

작업 중 발생하는 이슈 및 문제 상황 보고하기

1) 번은 전체 계약 체결을 위한 기본적인 단계입니다. 제작 일정에 따라 전체 견적이 산출되며, 각 파트별 확인 시점을 조율하실 수 있습니다.

2) 번은 실제 제작이 진행되면서 각 단계별로 완성된 결과물을 주기적으로 공유하고, 원청사의 확인을 받아 다음 단계로 넘어가기 위한 절차입니다. 이는 최종 결과물의 퀄리티를 보장하고, 중간에 발생할 수 있는 문제를 조기에 발견해 해결하기 위한 목적입니다.

3) 번은 작업 중 예상치 못한 문제가 발생했을 때, 이를 신속히 보고하고 대응 방안을 마련하기 위한 것입니다. 예를 들어 납품 지연 가능성, 원청사의 요청 변경 등 돌발 상황에 대비하기 위함입니다.

이러한 기본적인 커뮤니케이션 구조를 기반으로, 원청사와 대화할 때 가장 중요한 태도는 바로 ‘포커페이스 유지’입니다.

보고 사항이나 제작 계획을 전달하실 때는 전문 용어를 적절히 사용하되, 전체 프로세스에 대해 충분히 이해하고 계시며, 원청사의 질문에 대해 정확하고 신속하게 응답할 수 있어야 합니다. 예를 들어 전체 작업 인원, 사용하는 프로그램, 작업자의 역량, 과거 유사 사례 등은 기본적으로 숙지하고 계시면 좋습니다.(대화를 나누기 전, 회신 내용을 미리 시물레이션하기​를 추천드립니다.)

만약 원청사의 질문에 즉각적인 답변이 어려운 경우에도 당황하지 마시고, 다음과 같은 방식으로 대응하시기를 권장드립니다.

답변이 어려운 상황에서의 대응 노하우

- 카카오톡 메시지를 받았지만, 우선 핸드폰을 비행기 모드로 전환한 후 상사나 관련 부서와 빠르게 소통하고, 정확한 답변을 준비합니다.
- 다만 답변이 늦어진 경우에는 “회의 중이었다”, “외근 중이었다” 등 적절한 사유를 말씀드리고, 궁금하신 점에 대해 성실히 회신드리는 것이 중요합니다.

적절한 ‘시간 벌기’ 멘트 사용하기

“안녕하세요, 부장님. 지금 미팅 중이라 끝나는 대로 회신드리겠습니다.”
“지금 외근 중이라 잠시 후에 다시 연락드리겠습니다.”

그 밖에도 별도 담당자와의 연계를 활용하여 본인이 직접 담당하지 않은 업무에 대한 질문을 받으셨을 경우, 원청사의 동의를 구한 후 해당 담당자를 초대하거나 함께 회신을 준비하시는 것도 좋은 방법입니다. (단, 평소 해당 담당자의 업무 범위를 기본적으로 파악해 두시는 것이 이상적입니다.)

답변을 드릴 때에는 상대방의 질문에만 응답하는 것이 아니라, 추가로 궁금해하실 수 있는 부분까지 함께 정리해 드리는 것이 훨씬 신뢰감을 줍니다. 다만, 장황하게 설명하기보다는 간결하고 명확한 문장으로, 번호를 매겨 나열식으로 구성하시는 것이 가장 효과적입니다.

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[오늘의 잔소리]

1. 원청사의 커뮤니케이션 스타일 파악하기

- 담당자의 말투, 문장 길이, 반응 속도 등을 유심히 관찰해 두시면, 그에 맞는 리듬과 톤으로 소통이 가능해집니다. 이는 ‘말이 잘 통하는 파트너’라는 인상을 주는 데 큰 도움이 됩니다.

2. 중간보고는 ‘이슈 요약 + 다음 계획’ 구조로
- 지금까지의 작업 내용을 단순히 나열하기보다는, 핵심 이슈를 요약하고 이후 계획까지 함께 제시하면 더욱 전문적인 인상을 남기실 수 있습니다.

3. 긍정적인 표현을 습관화하기
- “~가 어렵습니다” → “~을 해결하기 위해 내부적으로 방안을 검토 중입니다.” 부정적인 뉘앙스를 최소화하고, 문제 상황에서도 적극적으로 해결하고 있다는 인상을 주시는 것이 좋습니다.

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