팀장님, 기획은 누가, 언제 하는 게 좋을까요?
팀장의 기획 - 제 3 화
(박대리)
(Q1)
회사에서 기획은 그래도 경험이 있거나,
업무를 잘 알고 있는 사림이 맡아야 하는 거 아닐까요?
(문팀장)
일반적으로 그렇게 보는 게 맞을 것 같지만 꼭 그렇지도 않아요.
만약 회사의 대부분의 업무가 그렇게 돌아간다면 부서의 한, 두 명에게 기획의 의존도가 높아지게 되고
다른 팀원들은 기획의 경험을 쌓을 기회가 없어지기도 하니까요.
물론 성격이 급한 팀장들은 빠른 결과나 성과를 얻기 위해 매번 같은 담당자를 지정하기도 하고,
자신감이 없거나 부담감을 느끼는 팀원 역시 그런 방식을 선호할 수도 있을 거예요.
하지만 회사에서 일을 하다 보면 기획을 해야 할 상황을 반드시 만나게 됩니다.
언제까지 그런 일들을 피해 가거나 누군가에게 의존할 수는 없을 테니까요.
그리고 기획을 하는 것도 어느 정도의 성공과 실패를 겪으며 경험치가 쌓이는 것이기에,
만약 기획을 해야 하는 상황을 마주치게 되면 피하지 말고 도전해 보는 게 좋습니다. : )
(박대리)
하지만 어느 날 갑자기 어떤 기획을 해보라고 하면 덜컥 겁이 나는 게 사실이거든요...
(Q2)
지금 저희 팀장님은 업무를 지시해 주시는 편인데요.
제가 새로 기획하는 것보다 이런 방식이 좀 더 효율적이지 않을까요?
(문팀장)
상사의 성향도 새로운 업무를 기획하는데 중요한 영향을 줍니다.
보통 업무에 대한 기획을 할 때도 탑다운(Top-Down)과 바텀업(Boutumn-up) 방식으로 구분을 할 수 있어요.
탑다운은 상사가 새로운 업무 또는 해야 할 업무에 대해 전체적인 틀을 짜놓고
팀원들에게 적절하게 분배를 해서 업무를 지시하는 방식이고요.
이와 반대로 바텀업은 상사가 큰 방향만 알려주고 몇 명의 팀원들에게 기획을 해 오라고 지시한 다음
여러 개의 방안 중에 가장 효과적이라고 판단되는 기획 안을 추진하는 방식을 말합니다.
그런데 팀장님들도 예전에는 팀원으로 열심히 일했던 사람들이고,
개인적인 업무 성향등을 고려해서 선호하는 방식을 정했을 거예요.
제 경우는 난이도가 높거나 중요한 프로젝트의 경우 직접 기획을 하고 탑 다운으로 업무를 분배하지만
작은 기획의 경우 팀원들의 경험치를 높이기 위해 바텀업으로 지시를 하는 편입니다.
(박대리)
저는 잘 모르겠어요.
심적으로는 탑다운 방식이 편하긴 한데 가끔은 처음부터 기획을 해보고 싶기도 하고요..
(Q3)
새로운 사업을 기획해야 할 때는 어떤 방식을 우선해야 좋은 걸까요?
(문팀장)
다 그런 건 아니겠지만,
팀원으로 일하면서 한 명의 상사와 일을 오래 하게 되면 그분의 성향에 길들여질 가능성이 높을 수 있어요.
만약 부서를 옮겨 다른 성향을 가진 상사와 일하게 되거나,
먼 훗날 본인이 승진을 해서 팀장이 될 경우 길들여진 성향을 벗어나는데 고생할 수 있기 때문에
다양한 방식으로 업무를 경험해 보는 게 좋다고 생각합니다.
제가 팀장이 되고 주변을 살펴보니 바텀업 방식으로 일하시는 팀장님이 좀 더 많은 것 같더라고요.
아무래도 업무 경험이 쌓일수록 창의적인 기획을 계속하기보다는
팀원들이 가져온 기획에 본인의 경험치를 더해서 일하는 게 좀 더 익숙하기 때문인 듯해요.
또한 팀원들끼리 경쟁을 통해 좋은 기획안을 보다 빠르게 찾을 수 있다고 생각할 수도 있고요.
(박대리)
(Q4)
그럼 기획은 언제 시작하는 게 가장 좋을까요?
(문팀장)
빈번하게 발생하는 작은 업무의 경우 기획의 시기가 딱히 정해져 있지 않고 랜덤 하게 발생합니다.
하지만 새로운 사업을 기획하는 업무는 어느 회사든 일정과 시기에 대해 틀을 가지고 운영이 되는 편이에요.
제가 다녔던 첫 번째 회사는 매년 3월 초를 기준으로 업무에 대한 변곡점으로 두고 있었고,
박대리님과 제가 다니고 있는 우리 회사는 매년 1월을 기준으로 새로운 업무를 준비하고 있어요.
보통은 변곡점을 3 개월 앞둔 시점부터 신규 사업에 대한 업무를 기획을 해야 해요.
중요한 건 그때부터 기획을 준비하는 게 아니라 미리 검토했던 기획안을 나의 최종안으로 올릴 수 있을지를 판단해야 하는 시점이라는 점이에요.
늦어도 변곡점을 2 개월을 앞둔 시점에는 윗선에 첫 보고가 들어가야 하고,
마감 1개월 전에는 최종 보고자에게 추진 여부에 대해 검토를 드려야 하니 시간을 여유 있게 생각하면 안 됩니다.
(박대리)
제가 생각했던 것보다 굉장히 빨리 시작해야 하군요.
하지만 기존에 계획했던 일들을 마무리하다 보면 둘 다 챙기는 게 쉽지 않을 것 같은데요..
(Q5)
단 기간에 좋은 기획을 준비하는 게 초보 기획자로써 가능할까요?
(문팀장)
맞습니다. 쉽지 않을 일이죠.
그래서 기획안을 제출해야 하는 시점 근처에서 고민을 할 게 아니라
연중 업무를 하면서 새로운 업무에 대한 기획 아이템을 모으는 게 중요해요.
최근 고객에게 불만이 쌓이는 점이라던지, 고객이 오랫동안 해결하지 못하고 있는 숙제 같은 것들 말이죠.
평상시에도 ‘이런 걸 내년에 신규 업무로 해 보면 좋지 않을까?’라는 고민을 계속하면서
여러 개의 아이템들을 계속 모아놓았다가 본격적으로 검토를 해야 할 시기에 가장 적합한 아이템 선택하는 거죠.
저는 그렇게 연중 아이템을 계속 모으고 있는 편이고,
그렇게 하다 보면 새로운 업무를 기획해야 할 때 쫓기듯이 하는 것들을 줄일 수 있었습니다.
(다음화에 계속됩니다)
