프로세스 혁신과 ERP(4)
변화관리
지난 글에서 프로세스 혁신과 ERP의 기본 논리, 프로세스 혁신과 ERP 필요성에 대해서 말씀드렸습니다.
이 글에서는 프로세스 혁신과 ERP의 변화관리에 대해서 말씀드리겠습니다.
프로세스 혁신(PI) 프로젝트에서 빠지지 않고 언급되는 것이 '변화관리 (Change Management)'입니다.
위키 백과에 따르면 "변화 관리란 기업에 일어나는 중대한 변화를 기업 성과가 향상되는 방향으로 관리하는 것을 말한다. 실무적으로는 조직이 어떤 목적을 달성하기 위해 취한 변화에 의해 조직의 구성원이 영향을 받아 조직의 성과 저하가 예상될 때 취하는 조직 대상 관리 프로그램들을 말한다. 따라서 변화 관리는 혁신을 추구하면서 병행적으로 수행해야 하는 관리 업무라 할 수 있다.".
위키 백과가 변화관리를 설명하고 있지만 조금 어렵습니다. 제가 이해하는 프로세스 혁신에서의 변화관리를 풀어보겠습니다.
프로세스 혁신(PI) 프로젝트의 결과는 '일하는 방식의 변화'이고, '변화된 일하는 방식이 적용된 시스템(ERP)'입니다. 예를 들면, 임직원은 이번 달까지는 일의 순서가 A, B, C, D였는데, 다음달부터는 A, X, Y, D의 순으로 일을 해야 하고, 일의 구체적인 내용을 시스템(ERP)에 기록해야 합니다. 임직원 입장에서는 수년간 해 왔던 일하는 방식을 버리고 새로운 방식을 따라야 합니다. 회사에서 사용하는 노트북을 바꿔도 새로운 키보드에 적응하는데 며칠이 걸리는데, 일하는 방식이 바뀌면 일하는 속도가 떨어지는 것은 당연합니다.
프로젝트 혁신(PI)에 있어서 변화관리의 첫 번째 역할은 바로 임직원이 '일하는 방식의 변화에 빠르게 적응하도록 지원'하는 것입니다. 즉, 임직원에게 '새로운 일하는 방식'을 교육하는 것입니다. 변화된 일의 영역을 회계, 자금, 영업, 구매, 생산 등으로 구분하여 강좌와 교육 교재를 만들고, 각 강좌별 교육 대상, 교육일정을 수립합니다. 교육 후에는 교육 결과를 평가하고, 부족한 점을 보완할 추가 교육을 실시합니다. 교육, 이것이 변화관리의 첫 번째 역할입니다.
변화관리의 두 번째 역할은 홍보입니다. 프로젝트 혁신(PI) 프로젝트에서 홍보가 먼저이고, 홍보 후에 교육이 따릅니다만, 제가 변화관리를 쉽게 설명하기 위해서 '교육'을 먼저 설명했습니다.
프로젝트 혁신(PI)에서 홍보라고 하면 이 프로젝트를 왜, 어떻게, 언제 그리고 누가 참여하는지를 임직원에게 알리는 것입니다. 이 홍보를 위해서 프로젝트 Kick off, To-Be Process Sign Off, 프로젝트명과 슬로건 공모, 포스터 게시 및 임직원 간담회 등을 계획해서 실행합니다. 이것이 변화관리의 두 번째 역할 홍보입니다.
제가 경험한 최고의 변화관리 홍보는 2000년 초반 H사의 프로젝트 혁신(PI) 사례입니다. 당시, H사의 임원 중 몇 분이 '프로세스 혁신(PI)의 필요성'에 대해 프로젝트 PM에게 강하게 의문을 제기했습니다. 그 PM은 임원 전체 미팅을 하루 앞두고, 카메라를 들고 나간 후 회전 초밥집 사진을 찍어왔습니다. 다음 날, 회전 초밥집을 예로 들어, 프로세스 혁신을 통해서 기업이 어떻게 제품의 수요오 공급을 원활하게 맞출 수 있는지 임원들에게 설명했고, 그 프로젝트에서 다시는 프로젝트 필요성에 의문이 제기되지 않았습니다. 그 PM은 변화관리의 역할인 '홍보'를 제대로 해낸 겁니다.
변화관리의 역할 중 교육과 홍보를 말씀드렸고, 마지막은 동원입니다. 프로세스 혁신(PI) 프로젝트를 하려면 고정된 프로젝트 구성원 이외에 현황 분석, To-Be 설계 등 각 프로젝트 단계별로 임직원의 참여가 필요합니다. 이 프로젝트 단계별로 필요한 임직원을 선정하고, 이 임직원에게 해야 할 일과 책임을 부여하는 것이 변화관리의 역할입니다. 고정된 프로젝트 구성원이 기업의 일에 대해서 폭넓은 지식과 경험을 갖고 있더라도, 실제 매일 그 일을 담당하는 직원 만큼 알 수는 없습니다. 프로젝트 구성원만으로는 분석, 설계에 한계가 있기 마련이지요.
변화관리를 논할 때 존 포터의 변화관리 모델, 변화 커브, 변화 인지도 등 어려운 용어와 정의로 혼란이 있으신 분들은 '변화관리는 홍보, 동원 그리고 교육'으로 쉽게 생각하시면 됩니다.
이글에서는 변화관리의 형식적인 역할에 대해서만 기술했습니다. 이 형식도 중요합니다만, 이 형식에 어떤 메시지를 담을 것인가 하는 내용 또한 중요하겠지요. 다른 글에서 변화관리의 내용, 메시지에 대해서 다시 뵙겠습니다.
