생산성 폭발하는 습관 기르기
회사에서 나의 생산성 관리하는 방법 세 가지
올해 한 번의 이직을 거치고, 4년 차 직장인이 되고 생산성이 높은 사람이 되기 위해 여러 가지 방법을 시도했다. 그중 현재도 잘 실천하고 있으며 효과를 보고 있는 방법 세 가지를 소개하고 싶다.
1. 매일 일지 쓰기
매일 출근해 자리에 앉아 꼬박 일하다 보면 열심히 하고 있긴 한데, 그냥 속절없이 흘러간다는 느낌이 들 때가 있다.
지난주엔 내가 무슨 일을 했지?
저번에 비슷한 규모의 작업을 했는데 그땐 얼마나 걸렸더라?
어떤 이슈가 있었지? 이 이슈 예전에도 본 적 있었는데! 뭐였더라??
또한, 이직할 때 경력 면접을 보면 이전 회사에서 어떤 일들을 했었는지, 어떤 이슈를 경험했었는지에 대해 질문을 받는 경우가 많다. 평소 정리 없이, 기록 없이 일해왔다면 기억력으로만 지난 일들을 돌이켜보는 데에는 한계가 있다. 올해 초에 이직을 하면서 기록 없이 일했던 나날들에 대해 얼마나 후회하고 반성했던가.
이직하고 나서는 내가 언제 어떤 일을 어떻게 하고 있는지 매일매일 쓰고 있다.
월 별로 노트를 만들어, 리스트 형식으로 작성하고 있다.일지에 적는 내용
- 오늘 한 일
- 회의 여부와 내용(회의 시간이 내 업무시간 중 얼마나 차지했는지 알아야, 그 날 나의 생산량이 왜 낮았는 지를 알 수 있기 때문에 회의 여부는 꼭 적는다.)
- 업무 중 만난 이슈들: 현상, 원인, 해결(히스토리를 적어놓으면 추후 찾아볼 수 있어서 정말 유용하다.)
이슈 정리가 정말 유용한데, 귀찮더라도 기록해두면 추후에 "어 이거 전에 봤던 이슈인데, 뭐였더라?"라는 질문과 함께 찾아오는 자괴감을 물리칠 수 있다.
2. 생산성 기록 차트
간트 차트 형식을 이용해 내가 맡은 업무와 태스크에 대한 일정을 관리한다.
일지는 히스토리 기록용으로는 좋지만, 업무를 스케줄링하는 데에는 엑셀을 이용한 차트 형식이 더욱 편리하다.
업무에 일정을 붉은색으로 표시하고, 하위 태스크를 일정에 맞게 처리한다. 물론, 여유시간이 있도록!
홀딩되는 이슈는 회색으로 처리해 처리상태를 같이 인지한다.차트 작성하는 방법
- 업무와 하위 태스크로 나누고, 중요도를 표시한다.
- Working day에 예상 일정을 붉은색 바 형태로 표시한다.
- 예상 일정을 목표로 실제 일정을 노란색으로 바꿔 표시한다.
- 외부 요인에 의해 홀딩되는 일정은 회색으로 표시한다.
시각적으로 업무 일정을 관리할 수 있고, 홀딩이 되는 요인이나 중요도를 함께 볼 수 있어서 생산성을 관리할 수 있다. 일정을 조정할 때는 이유를 간략하게 메모하고, 차트를 재조정한다.
3. 프로젝트 또는 월 단위로 회고하기
자잘한 태스크가 아닌 굵직한 업무가 있었다면 별도로 회고하고, 그게 아니라면 월마다 묶어서 회고하고 있다. 회고를 하는 이유는 그날그날 처리하고 지나갔던 일들을 돌아보고 교훈을 얻어 더 잘 나아가기 위함이다. 월 회고는 다음 달 초에 지난달의 일지와 차트를 보며 하게 된다. 일지와 차트를 쓰더라도 회고를 하지 않으면 단순하게 기록으로만 남고 지나가기에, 회고는 반드시 필요하다.
회고 항목
- 수행한 일
- 업무 하면서 배운 내용
- 만족스러운 점, 아쉬운 점, 개선할 점
- 느낀 점
다음 달 아침에 새로운 일지를 만들기 전, 잠시 시간을 내어 회고한다.월마다 수행한 업무를 정리해두면 나중에 찾아보기에도 편리하다. 일단위로 작성한 일지를 보기엔 너무 세세하기 때문에 월별로 정리한 내용이 보기가 좋다.
업무 하면서 배운 내용을 정리해두면 내가 이달에 어떤 경험을 했고 어떤 점을 공부하게 되었는지 깨닫게 되어 성취감도 느낄 수 있다. 회사에서 일하며 월급만 받는 게 아니라 이런 성장들을 했구나라는 뿌듯함을 느낀다.
만족스러운 점, 아쉬운 점, 개선할 점을 적어 한 달 동안의 나의 생산성을 돌아보고 축하해주고 때로는 채찍질을 해줄 수 있다. 느낀 점은 가감 없이 이 달 내가 일하며 느낀 점에 대해 적는다.
만약 회사에서 권태기를 느끼고 있다면, 스스로를 돌아보고 칭찬과 반성을 하는 시간을 거쳐 회사라는 환경보다 나 자신에게 집중할 수 있도록 도와줄 것이다.
이러한 방법들을 통해 생산성을 기록하고, 관리하다 보면 일정을 산정할 때 보다 잘 관리할 수 있다. 나의 생산성을 저해하는 것들에 대해 경계할 수 있다. 기록과 측정이 있어야만 이를 기반으로 발전할 수 있다.
이 세 가지를 실천하면서 아웃풋이 꽤 괜찮은 사람이 되어가고 있다.
'이 사람이 맡은 일은 당연히 기한 내에 끝나고 완성도도 높아'라는 느낌을 주는 동료가 되고 싶다.
직장인, 학생 더 나아가 어떤 목적을 수행하는 많은 이들이 생산성을 관리하는 방법으로 사용해볼 수 있으리라 기대한다.
요약
1. 매일 일지 쓰기
2. 생산성 기록 차트
3. 회고하기
