이메일 어떻게 쓸지 막막하다면 (01.베이직)
이것만 지켜도 Good to Great
언젠가 커뮤니케이션에서 실제로 말(언어)이 차지하는 비중이
채 10%가 되지 않는다는 설문 결과를 본 적이 있다.
코로나19로 재택근무가 장기화되며 커뮤니케이션에서 언어 외에 바디랭귀지와 음성 등 비언어적인 표현이 중요하다는 걸 나를 포함한 많은 이들이 몸소 체험하며 느꼈다.
코로나19에 큰 타격이 있던 내가 속한 업계는 특히나 재택근무 장기화가 이어져 기존보다 텍스트로 커뮤니케이션을 해야 할 일이 늘었다.
때론 글로 여러 번 설명하는 것보다 한번 얼굴 보고 대화로 푸는 일이 더 순조롭고 쉽게 느껴졌다. 하지만, 한편으로는 텍스트만으로 좀 더 원활한 커뮤니케이션이 가능하도록 그리고 내가 원하는 바를 상대에게 전하고, 설득하도록 고민하고 지우고 다시 쓰며 재택근무 기간은 이메일 커뮤니케이션 스킬을 갈고닦는 수련의 시간이기도 했다.
부족하지만(그래도 반드시 도움이 될) 이메일 커뮤니케이션 팁을 공유하려 한다.
<첫 번째 세션: 괜찮은 이메일에서 좋은 이메일이 되기 위해 체크해야 하는 기본적인 것들>
Prologue - 마인드 세팅
회사에서(혹은 프리랜서로) 일할 때 가장 포멀 한 커뮤니케이션 방식은 이메일이다. 그래서 회사에 소속되어 있던 혹은 본인을 대표하는 프리랜서이던 이메일 커뮤니케이션은 중요하다.
이메일 작성 전 아래와 같은 마인드 세팅을 먼저 하길 추천한다.
상대방에게 나/우리는 전문지식을 바탕으로 한 Professional임을 염두해 두기
회사를 혹은 1인 기업인 나를 대표해 커뮤니케이션하는 만큼 나의 사소한 실수도 회사의 이미지와 직결될 수 있음을 생각하기
01. 가장 기본 매너 챙기기
사회초년생이라면 회사를 대표해 이메일을 작성 시 어떻게 시작해야 할지 갈피를 못 잡을 수 있다. 아래의 가장 기본이 되는 매너를 체크리스트로 챙겨보는 건 어떨까?
회사를 대표해 나가는 메일인 만큼 주어는 내가 아닌 우리를 주어로 하기
꼭 확인해야 할 기본 3 가지: 안부인사, 본인 소속, 서명 컨텍 포인트
오타, 문법 체크는 선택이 아닌 필수
첨부하려는 파일이 제대로 첨부되었는지: 파일 용량이 10 MB 이상이면 메일이 튕길 수 있으므로 링크로 공유(ex. Wetransfer 또는 Sendanywhere)
수신자 리스트 신중하게 검토하기: 비슷한 이메일 주소에 혼동할 수 있고, 꼭 들어가야 하는 사람이 누락될 수 있으므로 보내기 전 수신자 리스트를 꼭 다시 한번 확인하고 송부하기
히스토리 아카이빙을 위해 해당 메일에 계속 전체 회신하기
02. Timing
이메일도 커뮤니케이션의 한 방식으로 상대방과의
호흡이 중요하다. 호흡을 결정짓는 가장 큰 요소는 바로 타이밍! 너무 재촉해서도 느려도 안 된다.
상대방의 피드백을 요청할 땐 working day 기준 3 일 이상으로 리드타임 주기
회신이 늦어지는 경우 적어도 3 일까지 기다려 보고 그래도 회신이 없으면 정중히 리마인드 하기
(1 차 메일을 잘 받았는지 확인 -> 2 차 좀 더 강한 톤의 리마인드 gentle remind)
회신에 시간이 걸릴 것 같은 경우, 우선 상대방을 안심시키기 위해 잘 받았음을 확인하는 회신을 보내고, 언제까지 회신하겠다 혹은 전달하겠다는 타이밍을 조율한다.
혹시라도 약속한 일정 내에 회신하기 어려울 경우 꼭 미리 데드라인 전 사전 양해를 구해 타임라인 재조정한다.
03. Good to Great
괜찮은 이메일에서 좋은 이메일로 한 단계 올라가는 치트키! 아래 네 가지를 염두에 두고 이메일 스킬을 갈고닦아 보자.
첫째, 이메일은 설득의 글이란 걸 잊지 말기.
제목의 중요성: 제목만 보고도 메일이 어떤 내용인지 직관적으로 파악 가능하게 하기 ex. [ Regarding Influencer fam trip] 혹은 [회사명] 프로젝트명
읽는 사람을 고려해 결론 및 중요한 내용을 서두에 배치하고, 그에 따른 부연 설명을 하단에 배치한다.
설득의 글인 만큼 가장 베이직인 육하원칙에 맞춰 하나의 문장으로 요약할 수 있도록 flow에 맞게 작성하기 - Why, What, Who, When, (Where), How
둘째, 간결 & 명료하게
내용은 상세하되 형식은 간결하게
유사한 내용을 반복하거나 문장을 늘여 쓰지 않았는지 전체적으로 문장이 길어지지 않게 자기 검열하기
긴 내용도 핵심적인 부분을 한눈에 파악할 수 있도록 불렛 포인트, 폰트 크기, 글씨 색 등의 서식을 달리 활용으로 간결하게 정리할 것
셋째, 디테일의 차이
영어 이메일을 포함 정제된 표현, 경어체 적극 활용(ex. Could you, kindly, please, let us 등의 문구 항상 같이 추가하기)
우리 의견을 묻거나 상대방의 요청 사항을 전달/완수하지 못했을 경우 등에 우리의 의견을 뒷받침하는 내부 논의 내용 및 프로세스 상세 공유하기
넷째, 완급 조절하기
크리티컬 할 수 있는 상황에선 최대한 담백하게 팩트 위주로 공유하기: 이메일의 톤 & 매너에 따라 상대가 받아들이는 심각도가 달라지므로 내부적으로 충분히 상의 후에 회신하고, 특히 우리 쪽 실수가 있는 경우, 감정을 덜어내고 담백한 팩트 전달과 생각해 본 대안 옵션 같이 제안하기
2편에서는 이메일 커뮤니케이션 시 마주하게 되는 까다로운 상황별 팁을 전할 예정입니다*
