기획서를 작성해 보자
(개인역량개발) 업무능력 인정받기
팀장 업무, 2년 차
팀장 2년 차가 되면 업무가 제법 익숙해진다.
조직차원에서도 1년 차에 여러 가지를 바꾸었기 때문에 2년 차에 들어서면 안정화되길 기다리는 시기다.
지휘부서는 약간의 여유를 찾을 수 있다. 그렇다고 당신의 역량 개발도 함께 멈출 필요는 없다.
그간에 축적된 경험과 아이디어를 살려, 기획안을 작성해 보는 것은 어떨까.
아마도 당신은 지금까지 탑다운(Top-Down) 방식으로 경영진 지시에 따라서 기획안을 주로 작성하였을 것이다. 이번에는 보고문서를 바텀업(Bottom-Up) 방식으로 제안해 보는 것이다.
다시 말해, 업무의 품격을 스스로 올려보는 것이다.
'나는 하라는 대로만 일하는 사람이 아닙니다. 자발적으로 제 할 일을 찾아서 하는 사람입니다'라고.
업무 제안서를 송고합니다
2년 차에 막 접어든 나는, 그동안 겪은 경험을 토대로 직장 내 업무와 관련한 개선사항 및 새로운 아이디어를 기획 문서로 작성해 보았다.
이후 문서와 함께 메일을 아래처럼 보냈다.
(혹시나 오해가 있을 수 있어 강조하고 싶다. 나는 절대 워커홀릭이 아니다.)
사장님께
그동안 말씀하셨던 사항 중 개인적으로 생각해 본 사안을 정리하여 '업무 제안서'를 작성해 보았습니다.
아주 깊이 있게 검토하지는 못하여, 개략적인 내용만 있는데요.
추후 지침을 주시면 보다 구체화시키도록 하겠습니다.
늘해랑 팀장에게
우리 기관의 보직자 문화는 제안보다는 주로 상의하달이 많은데 모처럼 제안을 보내주셨네요.
제안하신 내용은 전반적으로 바람직하다고 생각합니다.
이 내용에 대해 여럿이 같이 논의해 볼 기회를 갖도록 하겠습니다.
나는 답메일을 받는 것만으로도 기분이 좋았다. 칭찬받는 것 같아서, 인정받는 것 같아서.
AI 활용한 업무연계지도? 대박 날 뻔!
당시의 기획서엔 기관 운영과 관련된 여러 가지 아이디어를 제시했는데, 기억에 남는 것 중 하나는 가칭 '업무 연계지도(Map) 구축'에 관한 것이었다.
당시 지휘부서에서는 많은 업무를 검토해야 했고 또 무언가를 새롭게 만들어 내기도 하였다.
이때, 해당 업무와 연관된 사항을 완벽하게 검토하기란 쉽지 않았다.
보고 문서를 작성하는 대부분의 시간은 신규 항목과 기존 항목, 변동사항과 현행 제도 등 연계성 검토에 할애되었다. 따라서, 업무별 연관된 규정, 검토요소, 소관 부서에 이르기까지 얽혀있는 업무를 한 번에 스크리닝해 주는 검토 프로그램이 있다면 상당한 시간이 단축될 수 있었다.
지금으로 말하면, "AI를 활용한 업무체계 구축"의 필요성을 언급했던 것이다.
제안이 너무 시기상조였을까?
당시의 5년 전에는 해당 시스템을 공공기관인 직장에 실현하기에는 제약이 너무 많았다.
물론, 챗 GPT와 같은 생성형 AI가 현실화된 지금도 여전히 수작업으로 일처리가 이루어지고 있는 것은 안 비밀이다.
기획서는 어떻게 작성하나
기획서에는 반드시 경영진 또는 조직에서 관심 갖는 사안을 모두 포함시켜야 한다.
특히, 새로운 아이디어를 반영한 계획을 작성할 때는 해당 아이디어를 구현하기 위한 비전, 목표, 전략을 명확하게 전달하여야 된다. 아래의 보고서 구성을 토대로 기획서를 작성해 보자.
(제목 및 표지구성) 기획서에는 다양한 아이디어가 포함될 것이므로 "기획서"라는 제목이어도 괜찮다. 기획서의 주제나 목표를 반영하여 제목을 보다 명확하게 설정한 후, 시작해도 좋다. 예를 들어, "업무 효율화를 위한 기획안", "스마트 오피스 구축 위한 기획서"처럼 말이다. 문건의 첫 표지에는 제목, 날짜, 작성자 이름을 기입한다.
(개요) 작성하는 기획서의 핵심 사항과 추진 목표에 대하여 간결하게 작성한다. 보고자료에서 다룰 중요한 아이디어를 강조함으로써 뒤에 이어질 내용에 대하여 호기심을 발동시킬 수도 있다. 계획에 대한 구조도를 작성함으로써 도입 과정 또는 결과를 궁금해하는 사람들에게 개요 파트에서 핵심적인 사항을 전달할 수도 있다. 개요는 설명만으로는 반 페이지를 넘어가지 않으며, 구조도 등과 같은 그림을 포함하여 한 페이지를 초과하지 않는 것이 가독성이 좋다.
(비전 및 목표) 본격적으로 기획서의 내용이 시작되는 부분이다. 가장 먼저 새로운 아이디어를 통해 얻고자 하는 비전을 명확하게 설명한다. 당신은 기획서를 통해 무엇을 달성하기를 원하는 것인가? 어떤 비전으로 실현되길 원하는 것인가? 이를 구체적이고 측정 가능한 목표로 설명한다.
(현황 분석) 당신이 기획하려는 아이디어가 해결하려는 현재의 상황이나 문제점을 분석하여 제시한다. 현황 분석 부문은 새로운 아이디어가 촉발된 배경과 연계되어 있으니 가능한 대외 전문가의 자료, 연구 데이터 또는 시장분석 동향 등을 포함하여 설명한다.
(추진 계획) 앞서 분석한 현재의 문제점을 해결하기 위해 도출된 아이디어를 제시하고 추진계획을 작성한다. 각각의 계획들이 어떤 문제를 해결하기 위해 수립되었는지를 연관 지어 설명하면 보다 논리성이 강화될 수 있다. 이해를 돕기 위해 시각적 자료, 즉, 표나 다이어그램 등을 활용하는 것도 좋다.
(구현 전략) 새로운 계획을 구현하기 위한 실천 전략을 서술한다. 이때 단계적으로 설명하면 체계적으로 이해시킬 수 있는데, 각 단계에 대한 일정, 달성 목표, 관련 담당자 등을 포함한다. 이때, 잠재적인 문제나 예상되는 위험점을 언급하고 이를 해결하기 위한 완화 전략도 함께 설명하면 더욱 실현가능성은 높아진다.
(기대효과) 계획이 마련되고 실현된 이후의 기대효과를 설명한다. 결국 현황 분석과 다시 맞닿아 있는데, 본 계획이 왜 중요한지, 기관의 목표나 사명과 얼마나 일치하는지 등을 설명한다.
(소요 예산) 기획안을 실현하기 위해 조직 차원에서 준비해야 하는 사항을 작성한다. 소요 예산, 인력, 기술 등 필요한 자원이 무엇이 있는지 각 항목별로 기술한다. 특히, 조직에서 신경 쓰는 부분은 추가적인 예산이므로 대략적인 소요예산(안)과 이 예산을 어떤 방법으로 확보할 수 있는지를 명시한다. 필요한 경우엔 수익 예측, 비용 추정 및 투자 수익(ROI) 분석을 포함시킨다.
(후속 조치사항) 계획과 관련된 주요 마일스톤 및 종료일을 설정한다. 또한, 계획 추진을 위해 어떻게 직원에게 설명하고 관련 담당자들을 어떻게 참여시킬 것인지도 문건에 포함하여 설명한다.
(부록) 차트, 그래프, 지원 문서, 전문가의 연구 결과 등 보충 자료를 부록에 포함시킬 수 있다. 여기서 부록은 보통 <참고자료>라는 형태로 문건의 마지막에 배치되는데, 마찬가지로 핵심적인 자료만을 발췌하든지, 요약 정리하여 이해를 높이는 자료로만 활용하면 된다.
