퍼실리테이션 적용 사례 (팀빌딩 워크숍)

마지막 퍼실리테이션 적용 사례는 팀빌딩 워크숍에 대해 기획 초기단계부터 설계 실행까지 과정을 세부적으로 정리해 보고자 한다. 특히 퍼실리테이션을 진행하기 전 퍼실리테이터가 사전에 준비하고 고민해야 하는 것들은 무엇인지 살펴보고 어떻게 운영 단계에 적용하게 되는지 한번 살펴보자. 

출처 : 게티이미지뱅크

워크숍 설계를 위한 니즈파악

퍼실리테이터로서 성장을 위해서 여러 활동과 경험이 필요함을 느끼던 중 퍼실리테이션 확산 사례에 대한 발표를 할 기회가 있었다. 발표 후 소통증진에 대한 관심과 함께 팀빌딩 워크숍 진행 요청을 받고  워크숍 의뢰자와 인터뷰를 진행했다.

상호 간의 인사를 바탕으로 발표내용 중 어떤 점을 보시고 관심을 가지게 되었는지, 워크숍을 의뢰하신 계기나 해결하고 싶은 문제가 있으신 지 질문 중심으로 인터뷰를 진행했다. 인터뷰를 통해 의뢰자는 평소 함께 지내는 동료들과 다양한 상황에서 서로 효율적으로 소통하면서 갈등 없이 지내면 좋겠다는 고민이 있음을 말했다. 특히 발표내용 중 업무지시, 회식, 개인사 세 가지의 상황에서 여러 세대가 함께 소통을 증진하는 방안을 도출하는 아젠다를 동료들이 서로 이야기하며 방안을 도출하면 도움이 되겠다는 생각이 들었다며 세 가지 상황 별 해결방안을 모두 도출해보고 싶은 의지가 있음을 말했다. 

의뢰자와의 인터뷰 내용을 바탕으로 워크숍의 전체적인 구성과 아젠다별 활용할 기법 및 도구들을 정리하며 개략적인 설계서를 작성했다. 참여자들이 더 자연스럽게 의견을 나눌 수 있으려면 실제 워크숍에 참여하는 동료들의 의견을 반영하면 좋겠다는 생각이 들었다. 본 워크숍 전 방향성 수립에 대한 워크숍을 하면 좋겠다는 생각에 요청했지만 현재 여건 상 두 번의 일정을 나누어 워크숍에 참여하기에는 부담이 있음을 알게 되어 워크숍 전 설문을 만들어 참석자들에게 전달했다. 

설문은 참석자들이 워크숍을 통해 얻고 싶은 것, 나의 세대에 대한 이해도 그리고 세대 간 소통의 어려움을 느낀 사례에 대해 의견을 묻는 질문으로 구성했으며 의뢰자가 요청한 회식/업무지시/개인사에 대한 실행방안 도출이라는 워크숍의 목적과 결과물 형태에 대한 의견을 물었다.

전체 참석자들이 목적과 결과물에 대해서 긍정적으로 생각하고 있음을 확인했다. 특히 대부분의 참석들이 회식에 대한 주제에 대해 관심이 크다는 것을 알 수 있었다. 이를 반영하여 세 가지 주제 중 회식을 먼저 다룰 아젠다로 선정했다. 

전체적인 프로세스를 구성한 뒤 각 아젠다별 논의와 워크숍 리뷰 및 실행방안을 정리하는데 필요한 시간을 고려하여 8시간 1일 전일 워크숍에 대한 개략적인 설계서를 의뢰자에게 전달하여 의견을 요청했다. 의뢰자는 주제별 관심도에 따른 아젠다의 순서 및 전체적인 흐름에 대해서는 이견이 없었지만, 점심식사 시간을 제외하고 전체 6시간의 구성으로 축소하길 희망했다. 이에 6시간의 전체 구성을 바탕으로 아젠다별 퍼실리테이션 기법 및 도구를 정리하기 위한 상세설계서 작성을 시작했다.

상세설계서 구성 

상세설계서는 의뢰자와의 인터뷰 내용 및 참석자의 설문 내용을 바탕으로 발산 및 수렴 단계에 적합한 도구와 기법을 고려했다. 먼저 오프닝 모듈에서는 퍼실리테이터를 제외한 모든 참석자가 이미 서로에 대해 잘 알고 있음을 고려하여 퍼실리테이터를 간단히 소개하고 오늘의 워크숍의 기반이 될 수 있는 각 세대에 대해 생각해 볼 수 있도록 배정했다.

의뢰자 및 참석자가 다루게 될 업무/회식/개인 3가지 상황 중 가장 관심도가 높은 회식을 첫 번째 아젠다로 배치했다. 이후 각 사례 별 세부적인 시나리오를 제작했다. 시나리오에는 X, Y, Z 세대의 인물을 한 명씩 배정하고 각 세대의 특징과 의뢰자의 실제 경험을 반영했다.

아울러, 하나의 상황에 대한 논의가 종료되고 바로 다음 상황에 대한 논의를 이어가기보다는 앞에서 다룬 상황의 워크숍 진행 과정과 결과물을 되돌아보고 개선할 좋은 아이디어를 논의하는 모듈을 구성했다. 이때 다음 상황과 관련된 참여자들의 실제 경험에 대해 이야기하며 향후 논의할 시나리오에 반영하고자 했다.

장소 및 환경준비

4명의 참석자들이 함께 여유 있는 공간에서 작성하고 붙이면서 자유롭게 아이디어를 발산/수렴하고, 내용들을 시각적으로 보면서 워크숍을 이어 나갈 수 있도록 환경을 구성했다.

4인용 테이블을 2개 붙여 공간의 여유를 확보하고 워크숍 진행에 필요한 도구인 마커펜, 스티커, 포스트잇, 플립차트, 볼펜을 책상 중간에 마련했다. 또한 아젠다별 아이디어를 발산하면서 기존 내용들을 언제든 확인하고 논의된 내용들을 확인할 수 있도록 앞 공간의 벽과 화이트보드에 기록된 내용들을 붙일 수 있게 배치했다.

오전부터 진행되는 워크숍의 시간을 고려하여 공간 옆에 빵 및 다과를 준비했고, 워크숍의 방향성을 잃지 않기 위해 Agenda를 우측 벽면에 붙였고, 중간 쉬는 시간에 활용할 잔잔한 음악과 함께 오프닝에서 활용할 세대에 대한 이해를 돕기 위한 영상을 준비했다. 영상은 워크숍의 흐름을 맞추며 세대별 시대적 배경을 설명하는 유튜브 영상을 활용했다.

퍼실리테이션 운영과정      

오프닝은 간단한 진짜정보와 진짜 같은 거짓 정보를 활용한 퍼실리테이터 소개로 시작했다. 

워크숍의 목적과 아젠다에 대한 설명과 함께 오늘 워크숍의 진행 배경과 결과물의 형태에 대해 살펴본 후 그라운드 룰에 대한 안내에서는 모두의 의견을 동등하게 존중하고 나의 생각과 다른 의견에 대해 열린 마음으로 경청하며 소통해 달라는 것을 강조하였고, 워크숍 공간에 대한 소개와 함께 오늘 참석자들의 역할과 중요성을 상기시켜 주었다.

먼저 X, Y, Z 세대 하면 떠오르는 이미지 및 특징 정리는 아이디어의 확산의 분위기를 조성하고 오늘 진행될 메인 아젠다 전 논의 방식에 대해 익숙할 수 있도록 하였다. 이어서 X, Y, Z 세대 하면 떠오르는 이미지나 특징을 브레인스토밍하였고 개인별로 본인이 생각하는 각 세대별 키워드를 포스트잇에 작성한 후 플립 차트에 붙였으며 유사 항목별로 그룹을 정리해 보았다. 이 과정을 통해 우리가 각 세대에 대해 다양한 키워드가 도출되고 명확히 특징을 나누는 게 어려운 만큼 우리가 생각하고 있는 특징들이 진리가 아니라 관점일 수 있음을 상기시켰다. 그리고 준비한 세대별 특징을 정리한 영상을 시청하며 쉬는 시간을 가졌다.  

워크숍의 메인 아젠다인 회식 상황의 실행방안 수립은 내면의 아이디어를 꺼내기 위해 주어진 시나리오를 읽어보고 회식의 의미를 함께 생각해 보았다. 이후 상대방의 입장을 들어볼 수 있도록 Pair talk 시간을 보냈다. 상대방의 생각을 들어보고 시나리오의 상황 속 세대별 입장 및 기대사항에 대한 키워드를 포스트잇에 작성해 보았다. 

의견수렴을 위해 먼저 플립 차트 정리 기준을 정하여 왼쪽면에 X, Y, Z 세대별 도출된 키워드 아이디어들을 그룹별로 정리하여 붙였다. 이후 도출된 키워드를 작성한 세대별 입장을 들어보고 모든 세대가 공감할 수 있는 실행방안을 도출하게 하였다. 이때 "이것으로 충분한가요?"와 "우리가 당연하다고 생각하는 것은 무엇인가요?"와 같은 질문들을 통해 보다 다양한 관점에서의 의견을 제시할 수 있도록 촉진하였다. 특히 “회식은 당연히 술이 있어야 할까요?”라는 질문 이후 참석자들이 보다 다양한 의견들을 제시하며 새로운 합의점을 도출할 수 있었다. 평가, 결정, 실행 단계는 도출된 실행방안 중 최종 의사결정을 위해 한 사람당 3개의 스티커를 활용한 다중투표를 활용하여 가장 많은 투표 결과를 받은 실행방안을 다 같이 읽어보았다. 이후 실행을 위해 즉시 적용 가능할지, 보완하거나 추가할 의견이 없는지 확인하는 절차를 거쳐 최종 실행방안을 향후 적용하는 사례가 발생하는 경우 구글시트에 공유하기로 결정하였다.

하지만, 퍼실리테이션을 진행하다 보면 갈등상황과 같은 생각하지 못한 이슈가 발생하기도 한다. 이번 워크숍 역시 예상하지 못한 이슈로 점심식사 이후에 진행된 워크숍의 순서 및 구성은 워크숍 당일 점심시간에 내용을 수정하게 되었다. 수정하게 된 상황과 과정이 퍼실리테이터로서 더욱 성장하게 하는 계기가 된 만큼 마지막 챕터에서 별도로 다뤄보도록 하겠다.