협업툴을 활용한 디지털 전환 Check list
당신의 회사는 얼마나 준비되었습니까?
'디지털 트랜스포메이션', '디지털 전환', 'DX' 요즘 모든 산업계에서 가장 핫한 주제 중 하나다.
각 분야에서 DX를 위한 다양한 툴, 서비스들이 출시되고 있는데 협업툴 또한 이런 디지털 전환의 흐름으로 주목받게 된 것이라고 볼 수 있다.
디지털 전환을 통해 각 회사들은 업무 방식, 효율의 혁신적 변화를 기대하고 있다. 이러한 디지털 전환을 어떠한 방식으로 하든, 어떤 툴을 고르든 반드시 체크해야 할 부분이 있다. 내가 시도하고자 하는 방식이 이러한 부분을 잘 담아내고 있는지 확인해보길 바란다.
협업툴을 활용한 디지털 전환 Check list
□ 시간 개념을 바꿀 수 있는가?
□ 공간을 복제할 수 있는가?
□ 기록을 얼마나 빨리 찾을 수 있는가?
□ DX를 통해 달성하고자 하는 뚜렷한 목적이 있는가?
□ 일상생활과 같은 난이도인가?
□ 시간 개념을 바꿀 수 있는가?
디지털 전환은 현실에서의 소통을 위한 시간 개념을 디지털 세계의 시간, 즉 '실시간'으로 바꿀 수 있어야 한다. 회사에서 일어나는 수많은 공유해야 할 정보들을 동료와 타 부서에 알리는데 얼마나 걸리는가? 우리는 타인에게 무언가를 알리기 위해 직접 찾아가고, 뽑아서 게시판에 붙이고, 회의를 소집하는데 아무런 문제를 인지하지 못했다. 하지만 그 속에 엄청나게 많은 비효율이 잠재되어 있다는 것을 디지털 전환을 하고 나면 깨닫게 된다.
협업툴을 활용하면 프로젝트별로 별도의 주제에 대해 실시간으로 공유할 수 있고, 또 채팅 기능을 통해 실시간 의사 전달이 가능하다. 이메일처럼 들어가는데 접속하는데 사이트에 접속하고, 로그인을 할 필요도 없고 카카오톡과 달리 누가, 언제 메시지를 확인했는지 알 수 있다.
디지털 전환은 회사 내의 많은 일들의 '시간 개념'을 바꾼다.
□ 공간을 복제할 수 있는가?
직장이 있는 사람들은 모두 회사라는 공간이 있고, 그 속에서 내가 속한 부서가 있고 또 그 부서에는 내 자리라는 '공간'이 있다. 디지털 세계에도 '공간'이 존재한다는 것은 아래의 익숙한 장면으로 많은 사람들이 인지하고 있다.
협업툴 내에서도 회사 내에 존재하는 각 공간을 복제할 수 있는지를 확인해보자. 눈에 보이는 부서별 공간을 별도로 만들 수 있는가? 그리고 원활한 협업과 조직관리를 위해 눈에 보이지 않는 공간, 즉 업무나 주제별로는 어떻게 공간을 나눌 것인지 역시 준비가 되어있어야 한다. 아무리 좋은 툴이라도 사용자가 공간을 분리하지 않은 채 엉망으로 사용한다면 아무리 디지털 공간이라도 미로 같은 복잡한 공간이 생길 수 있다.
그래서 위의 현황과 같이 디지털 공간을 분리했고, 복잡하던 디지털 미로가 사라지고 있다.
□ 기록을 얼마나 빨리 찾을 수 있는가?
현실세계와 가상세계 모두 정말 중요한 것이 바로 '기록'이다. 그리고 기록이 존재하는 이유는 나중에 찾아보기 위함이다. 하지만 그 '나중에'가 언제가 될지도 모르고, 시간이 흐를수록 찾는 시간과 난이도는 어려워진다. 그렇기에 문서, 기록 방식의 디지털 전환은 이러한 기록의 속도 특히 기록을 찾는 속도를 혁신적으로 개선할 수 있어야 한다.
□ DX를 통해 달성하고자 하는 뚜렷한 목적이 있는가?
디지털 전환은 '수단'이지 DX 그 자체가 '목적'이 될 경우 오히려 업무 효율이 떨어지거나, DX의 장점을 살리지 못하는 부작용이 생길 수 있다. 그래서 자신의 회사, 팀에서 DX를 통해 달성하고자 하는 목적, 목표가 무엇인지 분명히 할 필요가 있다.
우리 회사의 경우 협업툴을 활용함으로써 업계 최고의 업무 생산성을 갖추고 이를 통해 얻은 부가가치를 더 좋은 제품과 서비스로 고객에게 환원하는 것을 목적으로 한다.
□ 일상생활과 같은 난이도인가?
마지막으로 디지털 전환은 '난이도'가 생명이라고 생각한다. 디지털 전환은 '현실과 가상의 구분을 없애는 것'에 기초하기 때문에 너무 어려우면 디지털 전환 자체가 성립이 안된다.
기술직, 사무직, 연구직 구분할 것 없이 디지털 전환을 위한 툴은 시간이 걸리더라도 '그냥' 사용 가능한 수준으로 쉬워야 하며 교육을 더하면 빠른 속도로 습득할 수 있어야 한다.
아무리 기능이 좋고 화려하더라도 난도가 높으면 '절대로' 디지털 전환을 위한 전사적 업무혁신 툴이 될 수 없을 것임을 명심하자.
