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Aug 02. 2023
"일잘러가 되고 싶은데 미팅은 어떻게 하는 거야?"
친구가 물었다
어제 친구가 물었다 이 질문을 받고 든 생각은 2가지였다.
첫째, 회의 본질은 무엇일까?
둘째, 무엇을 알려줘야 할까?
가장 먼저, 회사에서 발생하는 모든 커뮤니케이션은 특별한 목적이 있어야 한다.
(여기는 회사니까!)
'가끔 목적 없이 나누는 잡담도 있다고요!!'... 정말 그럴까?
잘 생각해 보자. 방금 나눈 잡담 속에는 '눈앞의 동료와 작은 신뢰 관계를 쌓았으면 좋겠다'라는 목적이 있다. 커뮤니케이션에 의도가 있고 목적이 있는 것은 결코 나쁜 것이 아니다. 일잘러들은 언제나 의도가 있다. 그 생각과 행동이 일치하고 그 결과로써 의도를 달성하는 모습을 보인다.
특히 '회의'는 사내 커뮤니케이션의 정수이자 예술의 영역이다.
회의를 지배하면 조직이 풀어야 할 문제를 단숨에 정의할 수도 있고,
당신이 원하는 대로 방향성을 결정할 수도 있다.
즉, 회의는 조직이 문제를 해결하기 위한 가장 직접적인 활동이다.
회의 본질 = 문제 해결이라면...
아래와 같이 조언해 볼 수 있을 것 같다.
"친구여 미팅을 지배하는 일잘러가 되고 싶나? 그럼 다음 3가지를 기억해 보자"
Simple is Best. 기억하기 쉬워야 써먹을 수 있다. 1. 내 무대를 세팅하라
지난 '회고에서 가치를 얻는 법' 편에서도 이야기했던 것이다. 미팅의 성과는 준비 단계에서 90% 좌지우지된다. 가수가 무대에서 리허설을 하듯 미팅을 준비하자회사에서 진행하는 미팅 준비는 가수의 콘서트 전 무대 준비와 비슷하다.
# 4가지 순서대로 미팅을 준비하자
(1) 오늘 나눌 이야기 주제들은 무엇인가? (= 고객이 원하는 선곡 고르기)
(2) 이야기를 나누기에 적당한 환경인가? 미팅에 필요한 화이트보드, 모니터 연결은 정상인가? (= 무대 조명, 음향 기기 체크)
(3) 미팅을 더 잘하기 위한 규칙을 마련했는가? (= 콘서트를 재밌게 즐기기 위한 가이드 마련)
(4) 미팅 후 회고를 준비했는가? (= 콘서트 후 고객 만족 설문조사)
개인적으로 미팅의 성과는 준비단계에서 이미 결정된다고 본다.
모든 미팅에서 승리할 수 있도록 무대 세팅에 심혈을 기울여보자. 필자는 한 번의 미팅을 진행할 때 무조건 이긴다는 생각으로 무대를 준비한다. 예를 들어 오늘 미팅에서 이해관계자를 설득하기 위해 필요한 참고자료는 미리 준비하는 편이고, 진행자는 공용 모니터 화면에서 가까운 곳에 앉혀 시선의 분산을 줄이고, 중요 의사결정권자는 테이블 가운데 앉혀 다양한 의견을 참고할 수 있도록 배려한다.
TIP. 미팅 전에 오늘 어젠다에 대해 가장 큰 반대 의견을 낼 것 같은 동료를 미리 찾아가 의견을 구하기도 한다. 이렇게 하면, 반대 입장을 한 번 더 이해할 수 있다. 또 서로 동기화할 기회가 생긴다. 그 결과 대안을 한 번 더 생각해서 본 미팅을 이끌 수 있게 된다. "반대론자와 미리 이야기하기" 기법은 본 미팅의 소통 밀도를 높이고 논리의 설득력을 갖게 한다.
"Q. 그렇게까지 사전 미팅을 준비하는 건 비효율적이지 않을까요?"
