한국인이 자주 하는 영어 이메일 실수
영어 이메일 작성 팁
영어의 네 가지 영역 즉 읽기, 듣기, 쓰기, 말하기 중에서 한국인은 읽기와 쓰기에 자신감을 가진다. 듣고 말하기는 발음에 유의해야 하기 때문에 어려움이 있지만 그나마 읽기와 쓰기는 눈으로 볼 수 있고, 사전을 참고하면 되기 때문이다. 요즘은 번역기도 기능이 꽤 괜찮아서 주변 동료는 번역기를 돌려 읽거나, 번역기로 초벌 작성 후 글을 수정한다.
업무상 영어 이메일을 많이 사용하는데 한국인이 주로 범하는 실수를 살펴보자. 먼저 "Dear"의 사용이다. 우리말에 높임말이 있다 보니, 그냥 Hello나 Hi는 좀 버릇없다는 생각이 들어서 Dear를 쓰는 사람들이 종종 있다. 하지만 외국인이 봤을 때는 프로답게 보이지 않는다. Hello나 Hi 혹은 이름을 부르면 된다. 지나다가 외국인을 만나면 Hello 혹은 Hi를 하는데 그 차이를 잘 몰랐다. 정확한 기준이 있는 것은 아니지만 처음 보는 사람에게는 주로 Hello를 그리고 내가 아는 사람에게는 Hi를 쓴다. (댓글의견 반영: 본 주장은 외국계 회사에서 사내 영어 이메일을 사용하는 상황에 한정한다. 가끔 외국인들도 존중의 의미로 Dear를 사용하기도 하지만 흔하진 않다.)
영어나 우리말이나 다들 메일은 간결하게 쓰라고 권한다. 모두가 바쁘기 때문에 메일은 가급적 읽기 쉽게 간단하게 써야 한다. 영어로 메일을 쓰면 글이 길어지는 경향이 있다. 한국인들은 아무래도 영어로 말하는 두려움때문에 콜보다 메일을 선호한다. 한때는 메일로 주고받으면 될 일을 굳이 콜을 하자는 외국인이 이해되지 않았다. '대화로 좀 더 친근감을 느끼려 하나?'정도로만 생각했다. 그런데 우리말로 다시 돌아가서 생각해보면 우리는 메일을 장황하게 쓰지 않는다. 내용이 많으면 회의를 한다. 영어도 마찬가지다. 할 말이 많고 내용이 복잡하면 컨퍼런스 콜을 하는 게 맞고 그렇지 않은 경우에 메일을 쓴다. 컨퍼런스 콜을 해야 하는 이유와 어젠다를 메일로 간단히 쓴다.
어떻게 하면 메일을 간결하게 쓸 수 있을까? 인사, 목적, 배경, 내용, 다음 단계의 틀을 생각하라. 내가 누구인지 말하고 (I'm in charge of ~, I'm responsible for ~) 메일을 쓴 목적을 밝힌다 (I'm wrting to ~). 그리고 그에 대한 배경 (Context)이 있으면 간단하게 언급한다. 내용 (Content)에 관해 첫째, 둘째, 셋째 혹은 Bullet Point로 요약한다. 그리고 다음 단계에 대해 Call to Action 을 쓰면 된다.
지금까지의 내용을 영어 이메일 예제로 아래에 써보았다. 참고하여 좀 더 프로답게 영어 이메일을 쓸 수 있기를 바란다. 추가 의견이나 영어 메일에 대한 경험이 있으면 댓글을 부탁드린다.
Hello my Brunch readers.
I'm in charge of "Work and Life" Brunch page and quite interested in English. I'm writing to advise you how to write a English business email professionally. Though Koreans feel more comfortable to read and write than to listen and speak, we sometimes make mistakes. So based on my experience I'd like to share several tips here.
Do not use "Dear". Instead use "Hello" or "Hi".
Make it simple. If you have many things to write, have a conference call. You'd better write an email to suggest a conference call.
Remember the format: Introduction, Purpose, Context, Content and Next Step.
Please note this and try to use this format when you write a your English email. if you have any questions please add your comments on this article.
Thanks and regards,
Work and Life
