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Jan 04. 2024
팀미팅이 조직문화의 현재 모습입니다.
팀미팅
팀 미팅은 조직문화의 단면을 가장 잘 보여주는 시간입니다.
그리고, 회사에서 사용하는 가장 중요한 시간이기도 합니다
Weekly 미팅을 1시간 진행 한다고 가정하면 단순히 1시간이 아닌 1시간*참석자의 수만큼이 소비 되기 때문입니다.
따라서 이 미팅을 Lead하는 팀장의 입장에서 시간을 효율적, 의미 있게 사용하는 것은 무엇보다 중요합니다.
팀 미팅은 팀장을 위한 것도, 팀원을 위한 것도 아닌 팀 전체를 위한 시간이기 때문에
‘팀장’, ‘팀원’ 입장에서 생각해 봐야 할 Point를 정리 해 보았습니다.
팀장의 입장
1)시작할 때의 편안한 분위기 조성
: 모든 것을 하기 위해서는 워밍업, 예열의 시간이 필요합니다.
업무와 관계 없는 최근의 Trend, 날씨, 화제가 되는 일 등 하나의 주제를 꺼내 잠시라도 부드러운 분위기로 시작하는 것이 중요합니다.
인위적으로 돌아가면서 말을 하는 것은 오히려 역효과를 불러일으킬수 있기 때문에 Open형 Question으로 던져주는 것이 좋습니다.
2)참석자의 말의 빈도가 적절히 balance 되어 있는가?
팀장분들과 대화를 하다보면 자주 듣는 얘기
“우리 팀원들은 미팅 때 말이 없어요”
이 말 한마디가 얼마나 많은 것을 내포하고 있는지 우리는 생각해 봐야 합니다.
말을 안 한다는 것은 의견을 내고 생각을 말하기 어려운 심리적 불안전감과 관련이 있을 가능성이 큽니다.
다양한 이유로부터 발생할 수 있기 때문에 왜 우리 팀의 미팅에서는 항상 팀장인 내가 Lead를 해야 만 하는 것일까? “ 왜 말을 왜 안 할까?”를 곰곰히 생각해 보는 것이 필요합니다.
의견을 다 듣기도 전에 말을 끊거나 면박을 주는 사람은 없는가?
나름의 생각을 갖고 낸 의견에 면박 주거나 무시한 적은 없었을까?
용기를 내서 한 말한마디가 존중받지 못한다는 것을 알때 당사자뿐만 아니라 그 주변인에도 영향을 미친다는 것을 알아야 합니다.
3) 미팅을 꼭 의무적으로 해야 하는 것은 아니다.
기계적으로 하는 월요일 오전 주간 미팅 등과 같이 특별한 agenda가 없어도 미팅을 진행 하는 경우를 봅니다.
정기적으로 미팅을 잡아 한 자리에서 서로의 얼굴을 보는 것도 의미가 있지만 팀 전체가 논의 해야 할 agenda가 없다면 때로는 Skip하는 결정도 필요합니다.
형식적인 미팅을 계속 진행 하기 전에 이 미팅을 하는 목적, 미팅이 끝난 후의 Output이 뭔지를 먼저 생각한 후 진행 해야 합니다.
4) 기록하고, 저장하고, 공유할 것
똑같은 자리에서 똑같은 대화를 나눴더라도 참석자간의 이해도가 달라 다시 논의 해야 하는 일이 많습니다.
회의록, 미팅 Minute 작성이 일을 위한 하나의 일이 되어서는 안 되기 때문에
그 자리에 ‘화면 공유’를 띄어 놓고, Agenda (주제), Due Date(마감일), Progress(진전 사항), Action Required(필요 액션) 등을 바로 작성하고, 미팅 직후에 참석자 모두에게 공유 하는 것이 필요합니다
그리고 미팅을 시작할 때 아이스 브레이킹의 대화 후 지난 주 회의록과 그 전에 Completion이 안 된 것에 대한 사항을 체크해야 합니다.
